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Por Christophe Viry
on 03 Aug 2018 5:00 AM
  • EDI

Parece que o fax não vai a lugar nenhum. Embora alguns de seus usos tenham se tornado obsoletos, acredite ou não, o uso profissional ainda está em pleno andamento. Existem atualmente mais de 2 bilhões de fax enviados na França todos os anos, e continua sendo um importante meio de comunicação no setor B2B. Aparentemente, as empresas ainda vêem os principais benefícios do envio de fax: é fácil de usar, possui valores legais e de rastreabilidade, fornece um fluxo de entrega garantido e, como resultado de todos esses fatores, ainda é usado hoje em 99% das empresas. O software Electronic Data Interchange (EDI) proporcionou às empresas a capacidade de consolidar e gerenciar correio postal, fax e e-mail de maneira digital, mas agora é hora de ver para onde estamos indo em termos de fax, especificamente. O futuro do fax está na nuvem e chegamos a 10 bons motivos para migrar o seu serviço de fax.

Risco de obsolescência do dispositivo

Se você estiver usando um sistema de fax interno e centralizado, poderá correr o risco de descobrir que seu hardware e software vêm com data de validade. Estamos vendo um grande impulso para o uso de aplicativos SaaS EDI, muitas vezes, porque uma mudança para a nuvem elimina a preocupação com atualizações manuais de software e manutenção, enquanto, ao mesmo tempo, consolida diferentes meios de comunicação.

Terceirização de TI para a nuvem

A terceirização de determinados trabalhos de TI para o Cloud permite que sua equipe de TI interna gaste tempo em coisas que importam mais. Alivia as pressões de manutenção e atualizações de sua equipe de TI, tudo é gerenciado remotamente e garante que sua empresa esteja usando as tecnologias mais modernas.

Consolidando aplicações

Um grande benefício de mover seu sistema de fax para o Cloud é a capacidade de consolidá-lo com outros aplicativos de negócios. Um serviço gerenciado por fax pode ser integrado em uma plataforma B2B colaborativa global, na qual você pode alternar facilmente entre as mídias de comunicação. Fax para EDI, EDI para portal, portal para fax, existem várias maneiras de configurar fluxos com base em seus requisitos de negócios.

A necessidade de software seguro e compatível

Servidores de fax analógicos tradicionais contêm riscos de segurança que você pode não ter considerado antes. Cópias não seguras e não criptografadas em um servidor ou disco rígido, medidas de segurança desatualizadas e até material confidencial descartado para todo mundo ver coloca a empresa em risco de não atender aos padrões de conformidade. Uma solução SaaS Fax-Managed Service pode reduzir significativamente esses riscos durante a troca e o armazenamento.

Visibilidade geral e relatórios

O software integrdo e baseado em Cloud oferece um nível mais alto de visibilidade e uma maneira mais fácil de gerenciar fluxos, manter excelente rastreabilidade e configurar serviços de relatório para atender às necessidades de negócios.

Níveis de serviço mais altos e diferentes

Os SLAs do SaaS oferecem aos clientes a capacidade de configurar os serviços solicitados por necessidade, em vez de comprar um sistema dispendioso que fornece serviços de que eles não precisam ou, pelo contrário, não conseguem se adaptar a novas funcionalidades. Esses níveis de serviço podem ser ajustados quando os processos de negócios são alterados.

Melhor suporte para usuários corporativos

As soluções de gerenciamento de fax em SaaS e o suporte podem ser configurados por meio de SLAs e contratos para atender às necessidades do cliente, um benefício que não pode ser fornecido pelo software e hardware de fax tradicionais.

Falta de especialização ou interesse do provedor

Um provedor de serviços de fax tradicional pode estar interessado apenas em fornecer o hardware e o software iniciais, mas não a manutenção associada, ou até mesmo atualizar o sistema para contabilizar as alterações nos processos de negócios. Isso basicamente trava você em um sistema que pode facilmente ficar desatualizado ou até obsoleto.

Redução de custos

O software de gestão de fax em SaaS baseado no Cloud pode ajudar a reduzir significativamente os custos internos, pois o faturamento pode ser baseado no uso do serviço, o que permite custos mais baixos em períodos de pico fora do horário de pico. Investimentos e reinvestimentos em hardware e software também são eliminados. Os custos de manutenção, suporte e upgrades também estão incluídos na mensalidade, em vez de serem cobrados separadamente.

Estratégias de transformação digital

As empresas estão buscando alavancar a aceleração do desenvolvimento de tecnologia digital em toda a sua supply chain, e a capacidade de consolidar o EDI com outros serviços por meio de plataformas SaaS baseadas em Cloud é muito atraente.
 
Migrar seu sistema de fax para para o Cloud é um passo em direção ao futuro dos serviços de EDI: uma solução mais econômica que permite às empresas não apenas consolidar aplicativos, mas também expandir sua eficácia e alcance em nível global.

Christophe Viry

Expert in EDI, Software integration, e-invoicing…