Le glossaire de la facturation électronique

Publié le 11 juin 2020

Glossaire de la facturation életronique
Christophe Viry
Viry
Christophe
Directeur Stratégie & Produit
Catégories
Collaboration B2B

La facturation électronique se généralise progressivement au sein de l’Union européenne et dans le monde. Le processus « zéro papier » intégral présente de nombreux avantages, au premier rang desquels une réduction considérable des coûts. Pour autant, appréhender pleinement le concept de l’e-invoicing nécessite d’en comprendre les nombreuses notions, modalités et réglementations. Generix Group les définit dans ce glossaire.

SOMMAIRE

Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE)
ANSSI
Autorité de certification
B2C, B2B, B2G
Certificat qualifié
Coffre-fort numérique (CFN)
Days sales outstanding (DSO)
Dynamic discount
Échange de données informatisé (EDI)
E-reporting
European E-invoicing Service Providers Association (EESPA)
Facture d’achat
Facture de vente
Fédération des tiers de confiance du numérique (FNTC)
Format XML
Forum national de la facture électronique (FNFE)
GS1
Intégrité
Interopérabilité
Ordonnance 2014-697
PDF intelligent
PEPPOL
Piste d’audit fiable (PAF)
Portail Chorus Pro
Post-audit clearance
Rapprochement automatique
Facture électronique
Reconnaissance optique de caractère (OCR)
Règlement eIDAS
Reverse factoring
SAF-T
Signature électronique
Split payment
Time stamping
UBL
UN/CEFACT CII
Web scraping
Workflow d’approbation
 

Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE)

L'AIFE est un service à compétence nationale (SCN) rattaché au ministère de l'Économie et des Finances. Cette entité a pour rôle de définir et de mettre en œuvre la stratégie informatique financière de l'État, en vertu du décret du 11 février 2005, amendé par le décret du 7 mai 2014. À ce titre, elle propose des solutions de dématérialisation destinées au public comme aux entreprises, et est en charge du portail Chorus Pro.
 

ANSSI

Créé par décret en juillet 2009 pour remplacer la Direction centrale de la sécurité des système d’information, l’Agence nationale des systèmes d’information (ANSSI) est un service français. Rattaché au Secrétariat général de la Défense et de la Sécurité nationale (SGDSN), l’ANSSI a pour ambition d’assurer la cybersécurité de tous. Pour ce faire, l’agence propose des règles pour renforcer la sécurité, fournit un service de veille face aux attaques informatiques (détection, alerte et réaction), mais elle apporte aussi une assistance techniques aux opérateurs d’importance vitale (OIV), aux administrations et aux entreprises.
 

Autorité de certification

L’autorité de certification (certificate authority en anglais) est un tiers de confiance apte à fournir une clé cryptographique qui permet de garantir et d’authentifier l’identité des émetteurs et les données échangées. Elle délivre des certificats électroniques pour assurer la protection des échanges numériques, l’authentification des données et des signatures, mais aussi le chiffrement.
Il existe trois types de certificats :

  • le certificat de chiffrement SSL, assurant l’intégrité et la sécurité des données échangées entre un site Internet et le navigateur grâce au protocole HTTPS ;
  • le certificat d’authentification, permettant de vérifier et d’authentifier l’identité des émetteurs ;
  • le certificat de signature, garantissant la valeur de la signature d’un document électronique.

Toute autorité de certification émet un certificat électronique qui garantit l’identité d’un demandeur et la sécurité des données.
 

B2C, B2B, B2G

Le B2C, BtoC ou business to consumer, représente les entreprises qui s’adressent à des particuliers, comme une enseigne spécialisée (librairie, boutique de vêtements, etc.), ou un supermarché. La vente des produits ou des services se fait en direct avec les clients pour un usage personnel.

Le B2B, BtoB ou business to business, désigne une entreprise qui offre des prestations professionnelles à d’autres entreprises. Les clients des entreprises B2B recherchent un véritable partenariat avec le prestataire. Les processus de vente et d’achat est plus long que pour le B2C. La facture B2B est donc une facture transmise entre des entreprises.

Le B2G, BtoG ou business to government, concerne les entreprises qui consacrent une partie ou la totalité de leur activité commerciale aux organisations gouvernementales et aux administrations. Les processus de vente et d’achat sont moins flexibles que pour le B2C et le B2B : les contrats sont signés suite à un appel d’offres où les entreprises doivent fournir des documents officiels (cahier des charges, attestation de normes environnementales, etc.) et se plier à des processus plus rigides.
 

Certificat qualifié

Un certificat qualifié de signature électronique (CSE) garantit l’intégrité d’un document émargé. Selon le règlement européen n° 910/2014, il est utilisé pour instaurer un climat de confiance entre les consommateurs et les entreprises. Il répond aussi aux exigences des annexes I et II du règlement, concernant les prestataires de service de certification. Le certificat qualifié est délivré au signataire sous la forme d’une carte à puces ou d’une clé USB. Le certificat correspond au niveau 3 de sécurité du règlement eIDAS à propos des signatures électroniques.


Coffre-fort numérique (CFN)

On appelle coffre-fort numérique un espace où sont conservés électroniquement des documents importants. Cet espace doit être sécurisé, confidentiel et proposer un archivage optimal pour garantir non seulement le bon partage des données mais aussi assurer une protection contre les incidents de type intrusion, panne ou perte de données. 

Son intérêt réside en grande partie dans l’efficacité de son système de sauvegarde et de sécurité, mais un service de CFN doit également présenter de très fortes garanties ergonomiques et d’utilisation (alias la « valeur probante »). Sont notamment à prendre en compte : 

  • l'interopérabilité ;
  • la performance de l’infrastructure en matière d’authentification ;
  • la capacité du prestataire à garantir l’intégrité des données et à les restituer.
     

Days sales outstanding (DSO)

Le DSO (days sales outstanding) est un des composants du BFR (besoin en fonds de roulement). C’est un indicateur de performance désignant le délai moyen de paiement d’un client. Il est notamment utile, voire indispensable, dans les domaines du recouvrement, de la finance, et de la comptabilité.

Le DSO indique le temps nécessaire à une entreprise pour percevoir un paiement (l’encaissement) au moment de l’émission de la facture. L’objectif est donc de réduire au maximum le taux du DSO : s’il est faible, cela signifie que le délai d’encaissement est satisfaisant. Les entreprises peuvent, à l’aide de cet indicateur de performance, mesurer l’efficacité des techniques de recouvrement avec précision et déterminer les points à améliorer.

La méthode comptable et la méthode par épuisement des capitaux (ou count back) sont les deux moyens pour une entreprise de calculer son DSO. 

  • La méthode comptable : évaluer, sur une période déterminée, le rapport entre le chiffre d’affaires et les créances.
  • La méthode par épuisement des capitaux : déduire, chaque mois, le chiffre d’affaires TTC de l’encours financier jusqu’à épuisement avant d’additionner le nombre de jours des mois correspondants.
     

Dynamic discount 

Le dynamic discount ou escompte dynamique, désigne un ensemble de conditions permettant d’accélérer un paiement entre un acheteur et un fournisseur contre une remise ou une baisse de prix. L’escompte dynamique permet de déterminer des conditions de paiement qui font varier l’escompte automatiquement selon la date de paiement anticipé. Ainsi, plus le paiement se fera tôt et plus l’escompte sera important. 

Il permet aussi, pour l’acheteur comme pour le fournisseur, de convenir d’une date de paiement anticipé et d’une remise dans le cas d’un paiement en une seule fois. En l’absence de conditions contractuelles ou préétablies de paiement anticipé ou lorsque la date de paiement ne correspond pas aux conditions d’escompte déterminées, des méthodes d’actualisation dynamiques peuvent être utilisées pour les transactions entre entreprises. Grâce à ces méthodes, les fournisseurs peuvent être payés plus tôt et les acheteurs peuvent faire fluctuer le nombre et l’importance des remises qu’ils reçoivent. 

Dans la Supply Chain, l’escompte dynamique peut permettre au fournisseur d’accorder un escompte pour le règlement anticipé de ses factures. Dans ce contexte, le montant de la réduction ainsi que les délais de paiement sont négociables de façon libre et rapide.
 

Échange de données informatisé (EDI)

L’EDI permet à des entreprises partenaires d’échanger factures, devis, bons de commande, etc. sous forme dématérialisée, en remplacement des échanges physiques de documents. La communication de ces documents se fait selon un format électronique standardisé, et uniquement entre des ordinateurs connectés par des liaisons dédiées, ou par un réseau qui peut être privatif ou à valeur ajoutée (RVA). 

Pour structurer les données, on utilise des normes internationales de référence, comme EDIFACT, et des langages de syntaxe de type XML. Avant tout envoi, les entreprises doivent s’accorder sur les modalités de normes et de version. À condition de respecter ces conditions, tous les documents commerciaux peuvent être échangés sous forme électronique par l’EDI. À la clé : une réduction des coûts et des erreurs, une plus grande rapidité de traitement et une meilleure relation entre partenaires commerciaux.


E-reporting 

Le e-reporting ou real-time reporting désigne des architectures dans lesquels un État impose à ses assujettis de déclarer sur un serveur central géré par une administration fiscale les données des factures échangées avec ses clients ou fournisseurs. Il s’agit d’un extract des données permettant à l’administration d’automatiser les contrôles et de lutter contre la fraude à la TVA. Selon les pays, les fichiers de reporting sont transmis quotidiennement, mensuellement ou trimestriellement.  


European E-invoicing Service Providers Association (EESPA)

L’EESPA est une association commerciale à but non lucratif fondée en 2011. Elle opère à l’échelle européenne pour assurer la promotion des fournisseurs de services d’e-invoicing et compte aujourd’hui plus de 60 membres et associés. Le rôle de l’EESPA est de fournir et développer pour ses membres certains services. Parmi eux : 

  • la représentation de l’industrie ;
  • l’engagement dans le débat politique public ;
  • la mise en avant de l’e-invoicing et de l’interopérabilité ;
  • la promotion de bonnes pratiques au sein des forums européens.
     

Facture d’achat 

Une facture est un contrat de vente. Elle atteste du bien ou du service qu’un fournisseur doit livrer ou accomplir pour un client en échange d’une somme déterminée. Pour être conforme, elle doit comporter plusieurs éléments : nom et adresse du client et du fournisseur, numéro SIRET, date d’achat, numéro de facture unique, numéro de TVA intracommunautaire, etc. Une facture est aussi et surtout un document comptable. Attention, selon la nature des achats, on doit comptabiliser les biens consommables, les biens durables et les services dans des comptes distincts. 


Il existe plusieurs types de factures d’achat :

  • simple sans réduction ;
  • avec réduction commerciale ou financière, calculée avant la TVA ;
  • avec des frais accessoires d’achat comme les frais de transport,
  • les assurances ou les commissions ;
  • avec avances et acomptes.


Facture de vente 

Une facture est un document qui sert à un fournisseur à établir une créance. Celle-ci résulte d’une prestation de service ou de la fourniture d’un bien au client. En France, chaque entreprise est libre de formater librement ses factures de vente, à condition que celles-ci contiennent certaines informations obligatoires : nature du bien ou de la prestation, quantité, prix, TVA (le cas échéant), date d’émission, numéros de TVA du fournisseur et du client. 


Fédération des tiers de confiance du numérique (FNTC)

Fondée en 2001, la FNTC est un label de sécurité numérique. Aujourd’hui reconnue comme un pilier de la sécurisation des échanges dématérialisés et de la conservation des informations, elle regroupe des professionnels de la dématérialisation, divisés en quatre collèges selon leur activité. Parmi eux, des éditeurs de logiciels, des prestataires de service, des structures institutionnelles ou encore des représentants des utilisateurs. L’objectif de la fondation est de contribuer au développement de la dématérialisation de manière fiable et sûre. Son rôle est de promouvoir des relations de confiance entre acteurs de la dématérialisation, de favoriser la qualité et la sécurité des services au sein de l’économie numérique et d’assurer la défense des utilisateurs, de leurs droits et des intérêts des tiers de confiance

La FNTC :

  • produit des référentiels et des labels ;
  • assure des formations ;
  • met outils, produits et services à la disposition des entités pour
  • lesquelles elle intervient dans le but de défendre leurs droits et de
  • les protéger des dangers du numérique.
     

Format XML 

Le XML (eXtensible Markup Language) est un langage informatique utilisé depuis 1998 pour simplifier l’échange de données sur Internet. Le XML est assez proche du HTML (fonction et structure) mais c’est un langage amélioré et beaucoup plus ouvert qui permet la création de nouvelles balises (markup). Facilement accessible, il ne nécessite pas de connaissances poussées en codage et peut s’écrire à l’aide d’un simple logiciel de traitement de texte. Attention, une seule erreur dans la forme peut casser la chaîne de traitement et annuler le format XML.


Forum national de la facture électronique (FNFE)

Le FNE-MPE est le Forum national de la facture électronique et des marchés publics Électroniques, plus connu sous le sigle FNFE-MPE, est un forum miroir de la France. Fondé en janvier 2012 à l’initiative de la Direction générale des entreprises (DGE), il s’agit d’un organisme appartenant au ministère de l’Économie, de l’Industrie et du Numérique.

Son rôle est d’assurer une vaste concertation entre les acteurs publics et privés français dans le cadre du déploiement de l’e-invoicing et des marchés publics électroniques sur le territoire national. C’est aussi un moteur pour la définition des politiques publiques et des réglementations. 

Le FNFE sert également de lieu de rencontre et de concertation pour les acteurs privés et publics de l’Hexagone qui sont intéressés par le sujet de la facturation dématérialisée ou sont impliqués dans son implémentation à l’échelle nationale ou internationale. C’est là que sont mises au point certaines propositions de positions nationales qui seront remontées par les représentants auprès de forums européens et de partenaires étrangers.
 

GS1 

Auparavant connue sous le nom de GENCOD de 1977 à 2005, GS1 est une organisation mondiale spécialisée dans la normalisation. Elle traite des méthodes de codage utilisées dans la chaîne logistique, et notamment les codes-barres EAN. 

En Europe, la codification des produits répond aux spécifications de l’EAN 13. Les codes-barres comportent le plus souvent 8 à 13 positions et une série de chiffres placés sur des segments, qui varie en fonction de la nature des produits. À noter : cette codification varie entre un fabricant ou un distributeur, et diffère entre les articles à poids variable et ceux vendus à l’unité. Dans ce dernier cas, la codification du fabricant pourra varier en fonction de la nature du produit : fruits et légumes, livres (ISBN), magazines (ISSN), etc. 


Intégrité 

La facturation électronique repose sur trois grands piliers : l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité. Dans ce contexte, la notion d’intégrité consiste à garantir que le contenu d’une facture soit inaltérable. Cela doit être vrai aussi bien lors d’un échange que tout au long de la durée légale d’archivage de la facture. Celle-ci est de :

  • 5 ans dans le domaine commercial ;
  • 6 ans dans le domaine fiscal ;
  • 10 ans pour les pièces justificatives dans le domaine comptable.

Pour assurer l’inaltérabilité des factures, la loi anti-fraude à la TVA, entrée en vigueur en 2018, impose de sceller lors de son édition (impression papier ou édition électronique) toute donnée relative à une facture enregistrée dans une base de données.
 

Interopérabilité 

On parle d’interopérabilité lorsqu’un produit ou système peut fonctionner avec d’autres produits ou systèmes indépendants déjà existants ou à créer, sans limite d'accès ou d’implémentation. Cette compatibilité réciproque permet de créer facilement un réseau et de transférer des données issues de programmes différents. 

L’absence d’interopérabilité numérique crée des problèmes pour les entreprises comme pour les particuliers. Illisibilité d’un document qui ne se lit que dans un seul logiciel, incompatibilité d’outils, impossibilité de connexion, de communication ou de dialogue entre applications… 

Pour éviter ces difficultés et le remplacement ou la reprogrammation d’outils, il est conseillé de choisir une plateforme dite « universelle », qui peut fonctionner dans un écosystème IoT existant.

De fait, l’interopérabilité joue un rôle capital dans la modélisation 3D des bâtiments et du building information modeling (BIM), et est devenu indispensable au développement de l’industrie 4.0.
 

Ordonnance 2014-697 

L’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 définit les règles de la généralisation de la facturation électronique. Objectif : imposer l’usage des factures dématérialisées entre personnes publiques et fournisseurs via une plateforme numérique mutualisée ou « portail de facturation ». 

L’ordonnance impose aux fournisseurs traitant avec des personnes publiques de leur transmettre les factures sous forme électronique. En parallèle, les personnes publiques doivent être en mesure d’accepter ces factures dématérialisées. L’obligation s’est imposée en quatre échéances entre 2017 et 2020, par ordre décroissant de taille d’entreprise (les grands groupes en premier, les ETI en 2018, les PME en 2019, les microentreprises en 2020).
 

PDF intelligent

Le sigle PDF signifie portable document format (ou format de document portable en français). Il est utilisé pour visualiser un document électronique, indépendamment de tout matériel, logiciel ou système d’exploitation. Il a été développé par Adobe® Systems avec pour ambition de créer un format de fichier universellement compatible – aujourd’hui, il s’est imposé comme standard pour l’échange de documents. 

Les PDF dits « intelligents » sont capables de comprendre la vérification des champs, leur longueur maximale ou le type de données entrées. Les droits d’accès et de modifications peuvent être limités pour garantir la sécurité des données transférées. L’utilisateur peut sélectionner du texte et même faire des recherches. Il peut également y ajouter sa signature électronique. C’est donc un format plus personnalisable. 
 

PEPPOL 

Le réseau PEPPOL (Pan-European public procurement on-line) permet à des partenaires commerciaux de se transmettre des documents électroniques standardisés. Il fournit des artefacts et des spécifications techniques qui permettent la passation électronique de marchés transfrontaliers. Ces modalités peuvent être mises en œuvre dans des solutions eProcurement déjà existantes et dans les services d’échange eBusiness, pour les rendre interopérables entre différents systèmes européens

PEPPOL permet l’échange et la standardisation de documents électroniques (factures, catalogues, bons de commande). Son utilisation est gouvernée par des accords multilatéraux détenus et maintenus par OpenPEPPOL. À noter : acheteurs comme fournisseurs sont autorisés à choisir leur fournisseur de point d’accès PEPPOL pour se connecter aux autres participants du réseau.
 

Piste d’audit fiable (PAF)

La piste d’audit fiable, ou PAF, est un dispositif obligatoire qui permet à l’émetteur d’une facture de suivre et de retracer toutes les opérations (commande, facturation, escompte, arrhes, etc.) depuis la création du document. Comme la PAF permet de retracer toutes les étapes comptables, de justifier les opérations (à condition d’avoir les pièces d’origine) et de garantir l’authenticité des échanges (biens ou services vendus), les entreprises ont la possibilité d’accepter des factures électroniques qui n’ont pas encore été signées.

Il est donc possible, avec la piste d’audit fiable, de retracer toutes les étapes d’une facture (papier ou numérique) et de vérifier la moindre anomalie comptable.

 
Portail Chorus Pro

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises fournissant des biens ou des services à l’administration française sont tenues d’émettre des factures électroniques. Celles-ci doivent être déposées sur la plateforme Chorus Pro, respecter les formats structurés UBL et UBL mixte et comporter certains champs obligatoires.
 

Post-audit clearance

L’audit après dédouanement, appelé post-audit clearance en anglais, défini par la Convention de Kyōto révisée, désigne un ensemble de mesures utilisées par les douanes pour s’assurer de l’authenticité et de l’exactitude des déclarations. Pour cela, l’administration douanière procède à l’examen des livres, dossiers, systèmes d’entreprise et données commerciales que détiennent les personnes concernées. 

Cette méthodologie de contrôle permet aux douanes et aux autorités de contrôle aux frontières d’appliquer une approche multidimensionnelle qui repose sur l’évaluation des risques. On passe alors à un système d’administration renforcé fondé sur l’audit et non plus seulement sur les transactions. Les contrôles sur les transactions sont ceux appliqués à chaque expédition au passage de la frontière. Il s’agit d’un examen physique et de diverses vérifications des licences et des permis mais aussi de la valeur, de l’origine ou encore de la classification des marchandises.


Rapprochement automatique

Le rapprochement automatique sert à vérifier la concordance entre des factures, des bons de commande et des marchandises reçues. Il existe parfois des divergences ou écarts entre ces données, qui peuvent être dues, entre autres, à des erreurs de saisie ou des oublis. 

Le rapprochement automatique est donc une opération de suivi, de comparaison et de contrôle qui permet de relever des incohérences pour ensuite en rechercher la cause. Objectif final : assurer l’exactitude d’une comptabilité. Des logiciels de type ERP permettent de faciliter ce processus pour les entreprises.
 

Facture électronique  

Une facture électronique, ou e-invoice en anglais, est un document dématérialisé transmis par un fournisseur à ses clients via une plateforme sécurisée de transit de données informatisées. Démocratisé notamment par la reconnaissance juridique de la signature électronique, l’e-invoicing permet de gagner du temps et de l’espace de stockage physique. Attention : qu’elle soit dématérialisée ou émise au format papier, une facture doit toujours mentionner certaines informations pour être conforme et éligible à une déduction fiscale (signature, charges, notes de frais, calcul de la TVA, etc.).
 

Reconnaissance optique de caractère (OCR)

Appelée optical character recognition, cette technique permet à un système informatique ou une application de lire et stocker automatiquement du texte dactylographié, imprimé ou manuscrit, grâce à l’interprétation d’un procédé optique (une capture ou une photographie). De ce fait, elle représente un gain de temps considérable. Les fonctionnalités OCR permettent donc d’extraire et d’éditer dans un logiciel de traitement de texte la partie textuelle d’une image. Certains, encore plus poussés, visent à imiter la capacité humaine à reconnaître des objets.


Règlement eIDAS 

Le règlement n° 910/2014, dit eIDAS, assure la sécurité des transactions électroniques du marché intérieur de l’Union européenne. Il établit des conditions communes entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques pour garantir l’authenticité des données et des interactions numériques. Cependant, les principaux utilisateurs concernés par le règlement eIDAS sont les organismes du secteur public et les prestataires de services de confiance de l’Union européenne. Avec l’émergence du marché numérique, le règlement eIDAS permet de faciliter les échanges : il assure notamment la sécurité des documents signés électroniquement et abroge la directive 1999/93/CE.


Reverse factoring 

L’affacturage inversé, ou reverse factoring, est une solution de financement. Elle nécessite le concours de trois entités : un client, un fournisseur et une société d’affacturage. Le reverse factoring se distingue de l’affacturage classique dans la mesure où c’est le client et non le fournisseur qui est à l’initiative de ce mode de paiement. Dans ce cas de figure, le client propose lui-même à son fournisseur de payer comptant ses factures en échange d’un escompte

Le financement de ces factures est assuré par une banque ou une société spécialisée dans l’affacturage anticipé. Le client paye la facture à la société concernée à l’échéance définie par celle-ci. Pour les fournisseurs, l’avantage est de pouvoir être payé comptant. De son côté, le client peut continuer de bénéficier de délais de paiement tout en obtenant un escompte pour le paiement comptant. Dans tous les cas, il s’agit d’un avantage de taille dans la gestion de sa trésorerie.


SAF-T 

SAF-T est l’acronyme de standard audit file for tax (fichier standard d’audit pour les taxes), une norme internationale d’échange dématérialisé de données comptables et fiscales. Il s’agit d’un fichier standard au format XML, défini par l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE). 

Cette norme s’applique spécifiquement à la transmission de données comptables entre une organisation et une administration fiscale nationale ou des auditeurs externes. Dans ce contexte, elle organise les modalités d’archivage et de transmission de documents aux administrations concernées. 

La norme SAF-T répond à un désir des autorités fiscales de posséder un socle commun pour gagner en performance. Systématiser le recours au contrôles informatisés leur permet d’améliorer les résultats des contrôles fiscaux, de combattre la fraude, d’augmenter les revenus fiscaux et de partager les données de ces contrôles plus facilement avec d’autre pays. À l’image du Portugal qui l’utilise depuis 2008, du Luxembourg ou encore de la France, de plus en plus d’États européens choisissent d’ailleurs d’adopter cette norme pour générer des déclarations fiscales électroniques.


Signature électronique

L’émargement d’un document numérique peut être fait par un système d’authentification unique : la signature électronique. Contrairement à la version manuscrite, qui est visuelle, la signature électronique est composée d’une suite de caractères. Autorisée depuis le 13 mars 2000 par l’État français, date à laquelle la loi est entrée en vigueur, la signature électronique revêt les mêmes caractéristiques qu’une signature classique : d’après l’article 1367 du Code civil, « elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. » La signature électronique, au même titre que la signature classique, marque le consentement du signataire. Cependant, un document signé numériquement ne peut être falsifié : son authenticité est donc validée par un véritable sceau électronique, qui augmente les garanties d’une signature classique.


Split payment 

Le split payment (« paiement fractionné ») désigne le fait de fragmenter un montant unique et complet en plusieurs transactions simultanées mais sur différents modes de paiement. Cette méthode implique d’utiliser plusieurs cartes de paiement appartenant à un même utilisateur ou à plusieurs parties, toutes impliquées dans la transaction. Le paiement fractionné sous-entend de nombreux défis techniques car, par défaut, les systèmes informatiques dédiés aux transactions financières vont traiter ces transactions comme une seule entité atomique. Les systèmes financiers sont habitués à traiter des transactions du début à la fin et non à gérer des paiements fractionnés. Ce fonctionnement a donc une incidence sur les coûts, les obligations de déclaration et la lutte contre la fraude, sans compter les informations partielles qui se retrouvent stockées dans le système marchand.


Time stamping

Ce mécanisme, également appelé horodatage, associe une date et une heure à une donnée informatique ou un événement. Il précise donc l’instant où une opération a été effectuée. Avec la généralisation des solutions de signature électronique, les fonctionnalités de time stamping sont plus que jamais essentielles. Elles permettent à des organisations d’enregistrer le moment où un message, document ou logiciel a été signé. Dans ce contexte, nombreux sont les logiciels qui, à l’image de Microsoft Office, intègrent des fonctions de time stamping

Le rôle de l’horodatage est d’autant plus essentiel dans les transactions boursières ou certaines procédures judiciaires. Il est aussi utilisé pour les audits et la tenue des registres parce qu’il permet de prouver qu’un certificat numérique était valide ou non lors de son utilisation. Pour autant, l’horodatage ne peut apporter une réelle valeur ajoutée que s’il est sécurisé. Dans le cas inverse, il peut exposer à des problèmes juridiques et des défauts de conformité. À noter : sans horodatage, les organisations ne sont pas en mesure de prouver que des signatures ont été créées avant ou après la révocation d’un certificat.
 

UBL

UBL (universal business language) est une bibliothèque ouverte de documents commerciaux XML, conçus pour la correspondance commerciale dans l’approvisionnement et le transport. Le format électronique UBL permet d’échanger, entre autres, bons de commande, factures et lettres de transport aérien à l’international. 

Dérivé des normes EDI et XML, il a été développé par le comité technique OASIS ainsi que par plusieurs organismes de normalisation des données dans l’industrie. UBL est conçu pour s’adapter directement aux pratiques existantes, qu’elles soient juridiques ou commerciales. Ce format élimine la recomposition des données sur papier dans les correspondances commerciales existantes. Il fournit également un point d’entrée vers le e-commerce aux PME.
 

UN/CEFACT CII 

Le Centre for trade facilitation and electronic business (« Centre pour la facilitation des procédures commerciales et le commerce électronique ») est un organisme des Nations unies. À ce titre, il porte aussi le nom de CEFACT-ONU en français. Quant au composant « CII », il signifie cross-industry invoice (« facture inter-industrie »). Le rôle de cette entité est d’assurer l’interopérabilité des échanges d’information entre le public et le privé, et de promouvoir une collaboration étroite entre gouvernements et entreprises. 

L’UN/CEFACT a notamment développé :

  • la « formule-cadre », un standard appliqué aux documents commerciaux des Nations unies ;
  • l’UN/EDIFACT, un standard international concernant les échanges électroniques.

Parmi ses nombreux travaux, cet organisme a notamment : 

  • restructuré différents groupes du Forum de l'UN/CEFACT ;
  • démocratisé des processus conformes au langage ebXML ;
  • développé open development process, une nouvelle méthode de travail ;
  • défini une nouvelle architecture spécifique au e-commerce qui facilite l’échange des données.


Web scraping 

Le web scraping permet d’extraire automatiquement des données d’un site à partir d’un autre site, d’un programme ou d’un logiciel dans l’optique de les réutiliser. Plusieurs sites ou programmes permettent de faire du web scraping. Parmi eux, import.io et kimonolabs.com, qui figurent parmi les plus connus et les plus faciles d’utilisation. 

Contrairement au copier-coller, le web scraping permet de récupérer le contenu d’un site web sans en dénaturer la structure – c’est pourquoi il est souvent utilisé pour faire de la veille concurrentielle. Le procédé peut aussi être détourné pour créer du contenu sur son propre site à partir de contenus concurrents… Ainsi, dans la mesure où le web scraping permet de copier l’intégralité d’un site sous un nom de domaine différent (et de faire du plagiat), il peut être considéré comme une façon de détourner du trafic et donc relever du « negative SEO ». Lorsqu’ils sont démasqués, les sites ayant recours à cette pratique sont blacklistés par Google.


Workflow d’approbation

Un workflow présente sous forme de flux les opérations à réaliser pour accomplir un projet plus large – on parle donc aussi de « flux de travail ». Un workflow d’approbation peut permettre d’automatiser un processus comme, par exemple, l’envoi d’un e-mail à un fournisseur lors du changement de statut d’une facture. 

Le workflow et les procédures d’approbation associées vont créer une logique métier qui repose sur certains principes. Les règles du workflow attribuent des tâches à des utilisateurs ou mettent à jour certains champs, tandis que les processus d’approbation donnent la possibilité à des utilisateurs de soumettre à d’autres utilisateurs des documents à enregistrement sensible, comme des contrats ou des bons de commande.

ANSSI, PEPPOL, GS1… Ces termes et leurs définitions n’ont désormais plus aucun secret pour vous ! Ce glossaire vous a permis de mesurer le rôle de l’interopérabilité et l’importance de la sécurité informatique, mais aussi de saisir les différences entre les différents langages de syntaxe et formats d’échange. Pour passer de la théorie à la pratique, découvrez l’offre Invoice Services de Generix Group.