Facturation dématérialisée: comment être en règle en 2018 ?

Une facturation réglementée pour des questions fiscales

Répondant à des exigences commerciales, juridiques, comptables et fiscales, la facture est un document important pour l’entreprise puisqu’elle atteste l’achat ou la vente d’un produit ou d’une prestation. Elle doit comporter plusieurs mentions obligatoires pour être en accord avec le code du commerce, le code général des impôts et le livre des procédures fiscales.

Si l’établissement des factures (papier comme électronique) fait l’objet d’une attention particulière, c’est que les états souhaitent sécuriser leur moyen de collecte de la TVA, qui représente près de 50 % des ressources en France, contre 30 à 40 % dans le monde.

Pour vérifier les bonnes pratiques en matière de facturation, 2 méthodes de contrôle des factures coexistent :

• l’approche dite Post audit (utilisée en Amérique du Nord et dans la plupart des pays de l’Union Européenne, y compris en France) : le contrôle est réalisé a posteriori par une brigade spéciale qui intervient au sein des organisations pour vérifier que les factures sont correctement établies ;
• l’approche dite Clearance (utilisée dans les pays à fort taux de fraude fiscale comme la Russie, la Turquie, l’Amérique latine, la Chine, l’Inde…) : le contrôle est réalisé par l’administration avant même l’envoi de la facture au client.

De plus en plus de pays s’orientent vers le modèle de vérification en temps réel et en continu comme la Pologne, l’Espagne ou encore les Pays baltes. Au Portugal depuis 2014, les entreprises sont par exemple tenues de transmettre systématiquement leurs factures et documents de transport à l’administration (format SAFT-AT). À l’avenir, cette méthode pourrait d’ailleurs devenir la norme avec la généralisation des factures électroniques.

La dématérialisation des factures en France et dans l’UE

D’après la loi n°2000-23 du 13/03/2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique, tout document écrit présenté sous forme électronique est considéré en droit comme une preuve ayant valeur juridique (Art.1316 du code civil).

Dès lors, la dématérialisation des factures et la disparition de l’original papier est possible, à condition de respecter les règles fixées par les directives européennes et l’administration fiscale : garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures de leur émission jusqu’à la fin de leur période obligatoire de conservation.

Selon l’article 22 de la directive 2010/45/UE, 3 procédés informatiques sont acceptés en France et en Europe comme satisfaisant ces obligations :

1. le fichier sécurisé par piste d’audit fiable : mise en place d’un processus de contrôle de gestion à chaque étape du traitement de la facture permettant de garantir le lien entre l'opération commerciale réalisée, la facture établie et le paiement effectué ;
2. le fichier signé : apposition d’une signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signatures ;
3. l’échange de données informatisées (EDI) : utilisation de procédures garantissant l’authenticité et l’intégrité de la facture.

Conformément à l’alinéa V de l’article 289 du Code général des impôts (CGI), une facture papier qui a été numérisée ne peut être considérée comme électronique. Un aménagement du texte datant de 2017 permet néanmoins de digitaliser une facture en émission et réception en vue de faire disparaître son exemplaire papier.

À lire également : {{Infographie}} État des lieux de la dématérialisation des factures en France

Quelle différence entre facture numérisée et facture électronique ?

Pour mémoire, on appelle facture numérisée toute facture créée sur support papier ayant fait l’objet d’une numérisation. Les modalités de numérisation des factures au format papier ont été définies dans un arrêté du 22/03/2017 pris en application de l’article L102B du livre de procédures fiscales.

La facture numérisée doit être conforme à l’original, accompagnée d’une empreinte numérique, horodatée, lisible, intègre et conservée au format PDF ou PDF/A-3. L’administration accepte qu’une facture papier soit transmise sous un format numérisé à condition que la version informatisée de la facture soit signée et sa version papier conservée en parallèle. Cette pratique sera tolérée jusqu’en 2020 au plus tard, selon la taille de l’entreprise.

En ce qui concerne la facture électronique, les règles en vigueur sont consignées dans le Bulletin officiel des finances publiques (BOFIP) en date du 18 octobre 2013 et correspondent à la transposition en droit français de la directive européenne 2010/45/UE. Selon ce document, l’établissement des factures peut être confié à un tiers mandaté pour assurer la facturation (un expert-comptable, par exemple). L’entreprise reste néanmoins responsable des déclarations fiscales liées aux transactions réalisées, malgré l’existence d’un mandat.

Facturation transfrontalière et facture électronique dans la sphère publique

Si vous entretenez des relations commerciales avec l’étranger, vous devez respecter la réglementation en application dans votre pays d’origine selon le principe de la souveraineté nationale. Si l’entreprise est basée en France, il faut donc appliquer les règles françaises pour l’établissement de la facture.

Selon les pays concernés, des variations peuvent intervenir sur les mentions légales, les formats de structuration des données, la nature des certificats et organismes habilités pour les délivrer, les certifications locales, l’organisation de l’archivage et sa durée, la localisation des données.

En ce qui concerne les relations commerciales avec le secteur public, tous les pays européens sont soumis aux règles définies dans la directive européenne 2014/55/UE qui vise à rendre la facture électronique obligatoire d’ici 2020.

Cette réglementation a été complétée en France par la loi d’habilitation du 03/01/2014 et l’ordonnance 2014-697 du 26/06/2014 prévoyant la mise en place d’une plateforme unique pour la réception de factures structurées (aux formats UBL, UNXML) et PDF à destination des entités publiques : Chorus Pro.

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De nouveaux standards de facturation européens

Au niveau européen, de nouveaux standards de facture électronique ont été imposés durant l’été 2017. Ceux-ci concernent la façon dont les factures doivent être constituées, quelles informations doivent y figurer, leur emplacement… Le tout, avec une même finalité : uniformiser les normes de facturation européenne.

C’est notamment le cas des normes TC 434 de l’Institut européen de normalisation CEN, qui définissent un modèle de données sémantiques à fournir pour chaque facture. Elles spécifient ainsi que les syntaxes UBL 2.1 et CrossIndustryInvoice D16B de l’UN/CEFACT doivent être adoptées par les autorités publiques pour tout échange électronique de données.

En parallèle, de nombreux pays européens ont pris des mesures concernant la dématérialisation des factures dans le secteur privé. En Espagne, le système de facturation SII, pour « suministro inmediato de información », ou système de déclaration immédiate, est entré en vigueur le 1er juillet 2017. Il s’agit d’un nouveau régime de déclaration en temps réel des données fiscales, passant par une plateforme dédiée.

Il s’accompagne également d’un système de clearance, qui impose aux entreprises espagnoles de fournir des informations clés, généralement au nombre de 5 ou 6, à chaque fois qu’une facture client est envoyée. Un moyen efficace de renforcer les contrôles de déclarations et de déceler les irrégularités et fraudes éventuelles.

En Italie, le système est sensiblement le même qu’en Espagne, et se nomme FatturaPA. Sa mise en place a néanmoins été plus progressive : au 1er janvier 2017, le format initialement utilisé pour l’échange de factures électroniques avec les administrations publiques s’est étendu aux entreprises de secteur privé.

Dans la même optique, des pays comme la Hongrie, la Pologne et la Turquie ont fait passer la dématérialisation des factures au niveau supérieur en inscrivant la facturation électronique dans leurs textes de lois. Une tendance qui devrait par ailleurs se confirmer en 2018, avec la mise en application de nouvelles législations.

Vers un marché numérique unique dans une logique de confiance des services

Sachez enfin que le Parlement européen et le Conseil de l’Europe ont adopté le 23/07/2014 le règlement n°910/2014 dit eIDAS définissant un cadre européen pour les transactions électroniques au sein de l’Union Européenne. Traitant de l’identification électronique et des services de confiance, ce texte a pour objectif de faciliter l’émergence d’un marché unique numérique. Il couvre le sujet de la signature électronique qui peut ainsi être déléguée à un prestataire de service dit de confiance.

Pour concrétiser ces mesures, le Comité européen de normalisation (CEN) a rédigé et publié le 28/06/2017 une norme européenne définissant un format de convergence entre la France et l’Allemagne : Factur-X. Il s’agit d’un format de facture électronique PDF/A-3 qui embarque des données XML. C’est un projet en version Beta destiné à simplifier la transmission des factures avec une encapsulation des données structurées et des images dans le même fichier.

Source image à la Une : Pixabay – Geralt