TMS - Gestion du transport

Chaque TMS dispose de fonctionnalités clés indispensables pour faire les meilleurs choix d’affrètement et de chargement afin de réduire son coût transport :

• La gestion de la consolidation des chargements : optimisez les chargements de vos produits afin de gagner en temps et en budget que vous fassiez appel à des prestataires logistiques ou que vous internalisez cette fonction. Selon la destination, le type de marchandises ou la capacité du prestataire, vous pouvez ainsi ajuster et optimiser tous vos chargements.
• La visualisation de votre réseau de transport : suivez vos cargaisons en temps réel, quelle que soit la longueur du trajet et les moyens de transport utilisés. Vous savez où se trouvent vos produits afin de faciliter la gestion du flux de marchandises, et quelles sont les estimations en matière d'heure d'arrivée. Un système d'order tracking vous permettra de mieux suivre et anticiper votre réseau de transport.
• L'optimisation des contraintes externes : intégrez des données tierces comme les heures d'ouverture du site, les fenêtres de livraison, les limites des conducteurs et les réalités géographiques. Ces contraintes peuvent changer rapidement (problème technique, travaux sur site, grève, crise sanitaire, période de vacances, etc.), c’est pourquoi toutes les informations sont automatiquement remontées dans le TMS. De cette façon, aucun camion ne perdra de temps une fois sur site.
• La facturation et la gestion du budget : afin d'avoir une vue à 360 degrés sur vos coûts de transport et des tableaux de bord précis et personnalisés intégrant notamment les frais de transport passés, en cours et à venir. Il est plus facile de savoir combien coûte votre transport selon vos produits, clients ou destinations par exemple. Devis, factures et appels d'offres sont tous regroupés dans le TMS pour une meilleure collaboration.
• Des outils de communication : gérez avec un seul outil toutes les interactions avec vos prestataires. Demandes d'expédition, prises de rendez-vous sur vos sites, le traitement des documents administratifs… tout est centralisé au même endroit pour plus d'efficacité.

Une solution efficace pour répondre aux besoins de vos équipes
Avec un TMS, vos collaborateurs utilisent un outil moderne, performant et fiable. Ils peuvent ainsi se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée et confier au TMS le soin de gérer et automatiser les missions chronophages et répétitives (demande de tarifs, optimisation des trajets, gestion administrative, etc.).

Suivi des livraisons en temps réel
Un TMS permet de visualiser en temps réel l'emplacement des chauffeurs et des expéditions. Il fournit des informations sur la durée d'un itinéraire et peut ainsi optimiser tous les trajets en fournissant des informations sur les chauffeurs et les itinéraires les plus efficaces.

Aussi, vous pouvez voir exactement où se trouvent vos expéditions pour en informer vos clients. Une démarche qui améliore le service et l'expérience client et permet une communication transparente et facilitée.

Renforcement de la transparence de la chaîne d'approvisionnement
Un TMS contribue à développer l'efficacité opérationnelle de votre organisation. Intégré dans votre système d'information, il minimise les pertes, les dommages et les erreurs qui peuvent survenir dans le cadre de votre supply chain.
 

S'il n'y a pas de réponse absolue à cette question, car tout dépend de vos besoins, cela peut aller de quelques mois pour des projets simples et bien structurés, à des délais plus longs pour des projets complexes qui nécessitent une attention particulière. 

Pour optimiser le déploiement d'un TMS, il faut se poser les bonnes questions :

Quelle est la situation de départ ? 

Évaluez le niveau de maturité numérique de votre organisation :

• Un TMS ou un équivalent est-il déjà utilisé ?
• Les opérations sont-elles centralisées ou décentralisées ?
• Les flux entrants et les flux sortants seront-ils gérés parle même outil ?

Répondre à ces questions permet de mettre en place un projet d’entreprise pour s’assurer de la bonne appropriation des processus par les futurs utilisateurs.

Quelle est la définition du périmètre ?

Celui-ci ne doit pas se limiter à des attentes de court terme uniquement. En effet, si l’entreprise a intérêt à retenir une solution lui permettant de répondre très rapidement à ses priorités métiers, elle doit néanmoins s’assurer que le TMS sélectionné saura, si nécessaire, couvrir un plus large panel de besoins et accompagner l’entreprise dans l’évolution de ses activités.

Comment intégrer mon équipe au projet ?

Déployer un TMS est un projet qui nécessite d'impliquer les futurs utilisateurs le plus tôt possible. Associer les équipes dès l'expression des besoins facilitera grandement l’acceptation de la solution, en particulier si celle-ci vient remplacer une solution existante.

Faut-il rédiger un cahier des charges ?

Oui, car il viendra accélérer votre projet. Votre cahier des charges doit exprimer vos attentes, mais surtout les objectifs métiers identifiés et les bénéfices escomptés, en distinguant ce qui est obligatoire et ce qui est souhaité.

Comment choisir le bon éditeur ?

Il est important de vérifier que le TMS retenu vous permettra de bénéficier d’autres leviers de gains, même si ceux-là ne sont pas prioritaires. C'est-à-dire veiller à la richesse fonctionnelle de la solution et à sa scalabilité selon les besoins exprimés dans le cahier des charges. Il faut également intégrer des présentations, démonstrations et visites de références pour s'assurer d'être bien en phase sur la solution par rapport aux besoins. N'hésitez pas non plus à demander un Proof of concept pour valider la pertinence de la solution. C'est un aspect critique dans la réussite de votre projet.

Une fois votre short-list établie, il faut passer en revue les avantages et inconvénients de chaque solution proposée afin d'éliminer celles qui ne conviennent pas. Les questions ci-dessous vous aideront à faire le meilleur choix.

L'éditeur :

• Quel est son historique ? Depuis combien de temps existe-t-il ? Travaille-t-il uniquement en France ou dispose-t-il d’une présence à l'international ?
• Est-il spécialisé dans le transport ou a-t-il d'autres activités ? Le cas échéant, quelle est la part de son chiffre d'affaires dans l'activité transport ?
• Qui sont ses clients importants ? Sont-ils satisfaits ? Avez-vous pu vous entretenir avec eux pour en savoir plus ?
• Est-ce que l'éditeur internalise la gestion, le développement de son TMS ou est-ce sous-traité ? Quel est son niveau d'expertise ?
• Est-ce que l'éditeur a bien répondu à toutes vos questions avec précision ?

Accompagnement et transition :

• Existe-t-il une solution d'accompagnement clé en main ?
• Quelle est la méthodologie pour accompagner le changement en interne ?
• Qui contacter en cas de problème ? Disposez-vous d'un contact unique pour toute question ?
• Existe-t-il une roadmap des nouvelles fonctionnalités à venir ? Lorsqu'elles sont implémentées, comment former les utilisateurs aux nouveautés ?

Le budget :

Qu'est-ce qui est compris dans l'offre proposée ? Y a-t-il des options ou des fonctionnalités qu'il faut payer en plus ?
Quel est le modèle économique de l'éditeur ? Quels sont les coûts cachés ? Est-ce que les mises à jour, la maintenance et la sécurité sont comprises dans le budget ?
Quelles sont les modalités de paiement ?
 

Un TMS est une plateforme numérique logistique qui aide les entreprises à planifier, exécuter et optimiser la gestion de leur transport. C'est un outil qui participe au développement d'une culture de la qualité avec un suivi de tous les projets qui sont documentés, organisés et archivés dans le cloud. 

Le TMS fait souvent partie d’un système de gestion plus vaste, pouvant intégrer un système de gestion d’entrepôt (WMS), un système d'exécution manufacturière (MES), un système de gestion des actifs (EAM) et une gestion partagée des approvisionnements (GPA).

En communiquant avec un écosystème externe (fournisseurs, prestataires, transporteurs, clients…), il permet une meilleure collaboration avec les transporteurs et vous offre la possibilité de gagner beaucoup de temps et d'énergie au moment de préparer l’envoi de vos marchandises.

C’est le rôle des modules de suivi des commandes des TMS de s’ouvrir vers l’écosystème pour récupérer les données, les rapprocher les unes des autres, alerter et proposer la visualisation de synthèse. La gestion documentaire apportée par le TMS permet également de générer des documents à partir de l’application (ordres de transport, préfectures, etc.) ou même d’en recevoir et d’en stocker (factures, documents douaniers, etc.).

L'efficacité est au cœur du fonctionnement d'un TMS. La réduction des coûts est permise par l’optimisation de la constitution des tournées, des chargements et du choix des prestataires, mais également par une automatisation des tâches administratives auparavant effectuées par le service transport de l’entreprise.
 

Avec un TMS en mode SaaS, vous n'avez pas à vous occuper de la gestion technique de la plateforme. Vous payez  pour vos besoins précis, et l’éditeur développe alors le projet d'intégration et de paramétrage, ainsi que la formation des équipes impliquées, afin que vous puissiez profiter pleinement de toutes les fonctionnalités.

Grâce au cloud, l'information de votre TMS est centralisée, sécurisée et accessible à tous les collaborateurs qui en ont besoin depuis tous les terminaux.

Selon Supply Chain Digest, la mise en place d'un TMS permet une réduction de 10 à 30 % du budget global transport incluant les frais de personnel et de gestion. Gartner soulignait d'ailleurs que la réduction des coûts de transport reste le principal facteur de motivation d'investissement dans un TMS. 
 

Pour savoir si un TMS dispose d'une bonne capacité à s’intégrer dans l’écosystème informatique existant, il faut s'intéresser à son fonctionnement et son modèle économique. À ce titre, une solution en mode SaaS facilite grandement l’intégration dans une infrastructure existante par rapport à une solution on-premise plus lourde, complexe et coûteuse à mettre en place.

Un TMS qui a déjà fait ses preuves dans l'interfaçage avec les principaux ERP sera à privilégier pour des gains de temps et de sécurité pour la phase de mise en place technique. Le chargeur pourra dès lors profiter d’interfaces standards existantes et des spécifications détaillées déjà rédigées par l’éditeur.

Grâce au cloud, une solution SaaS permet de ne pas avoir à gérer  les problématiques d’architectures, de choix et de gestion de l’hébergement. Il suffit de vous abonner à un service et c’est à l’éditeur de fournir le niveau de performance promis, souvent encadré par un SLA (Service Level Agreement). Aucune installation n’est nécessaire : tout se fait via un accès web.

La gestion du transport par une solution cloud est à privilégier pour que les applications puissent communiquer dynamiquement les unes avec les autres à l’aide d’API et de web services. Une solution en mode SaaS vous permet de basculer vers une supply chain end-to-end performante et robuste. Vous aurez ainsi une visibilité à 360° sur la gestion de votre transport.
 

Pour s'assurer de la réussite de votre projet, il est recommandé d'intégrer les équipes le plus en amont possible dans le projet. Avant même la décision de changer de solution ou de s'équiper d'un TMS. Il convient d’expliquer le « pourquoi » et de « vendre » le projet aux équipes, tout en soulignant l’intérêt de passer par une solution du marché. 

Si vos équipes sont confiantes, certains de vos collaborateurs pourront se transformer en ambassadeurs internes. Ce sont des experts métiers capables de faciliter l'onboarding des nouveaux utilisateurs, de répondre aux questions courantes, et de travailler avec un chef de projet afin de partager le retour du terrain. Il est également possible de profiter des services de formation continue sur place ou en ligne pour parfaire ses connaissances selon les postes et les missions des collaborateurs.

Generix Group dispose également d'un service support client accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 par téléphone ou via un portail client. Nos outils avancés d'analyse nous permettent de surveiller vos systèmes et de vous contacter immédiatement en cas d'alerte. Notre but est de permettre à votre organisation de fonctionner de façon optimale.

La gestion du changement fait partie intégrante de toute entreprise. Avec une solution éprouvée en mode SaaS et une méthodologie claire, vous pourrez encourager une adoption rapide et homogène du système dans votre entreprise en faisant de la gestion du changement un aspect clé de votre processus de formation et d'implémentation. 
 

La solution TMS de Generix Group est une solution complète de gestion des transports, prenant en compte toutes les ressources, tous les besoins de transport et toutes les différentes stratégies d'économie et d'optimisation. 

Notre solution est compatible avec tous les types de flottes et toutes les catégories de transport : camions, camionnettes, trains, avions et fret maritime. Elle peut fonctionner avec une flotte réelle, en propriété ou en leasing, ou une flotte virtuelle pour planifier un transport particulier.

Le TMS s'adapte à tous les besoins logistiques comme :

• Direct : de l'usine de production au client final avec un véhicule.
• One pick multi-drop : c'est un chargement qui part d'un même endroit, mais qui sera livré chez différents clients. Le véhicule dispose d'une cargaison unique qui contient plusieurs commandes pour plusieurs destinataires. 
• Consolidation : les produits proviennent de différents lieux par différents moyens de transport et sont regroupés dans une plateforme logistique intermédiaire commune. Les produits sont ensuite acheminés chez le client.
• Plateforme d’éclatement : utilisée pour la répartition des marchandises arrivant de différents lieux et de différents moyens de transport, qui sont immédiatement transférées dans un autre véhicule à destination de différents clients. C'est une opération logistique de quai à quai qui nécessite une intégration poussée au niveau des systèmes d’information.
• Multi-pick multi-drop : on consolide les marchandises auprès de plusieurs fournisseurs, usines et sites afin de les répartir auprès de différents clients au sein d'une même zone géographique.

Le TMS intègre un optimiseur d'itinéraire qui facilite la livraison en améliorant les différents trajets pour trouver les meilleures routes, et limiter la distance parcourue. Tous les flux sont ainsi gérables par un TMS qui peut même décider de lui-même de la meilleure option selon l'opportunité et les coûts du portefeuille de commandes à traiter.
 

Pour anticiper les livraisons à venir, un TMS peut suivre un véhicule en temps réel et contrôler les délais et les méthodes de livraison (suivi géospatial, signature, photo, reconnaissance biométrique, etc.) avec détection de tout événement imprévu. Tous les paramètres de suivi et les notifications sont totalement personnalisables afin de répondre à vos besoins.

Il est également possible que des tiers puissent consulter l'état des commandes, à la demande du client. C'est le cas, par exemple, de partenaires proches ou de fournisseurs internes et externes. Le TMS de Generix Group donne accès à un portail web qui répertorie tous les transports et fournit à chaque utilisateur des informations clés en fonction de ce qui a été préalablement défini pour son type d'utilisateur : état des transports, lignes de commande, livraisons estimées, etc. Ainsi, vous pouvez partager uniquement l'information pertinente pour un moment précis, en toute sécurité.

Nos clients travaillent avec tous les types de transporteurs (agences, indépendants, etc.) et nous sommes prêts à intégrer toutes sortes de services (applications, solutions informatiques embarquées, systèmes GPS, réfrigération, ouverture des portes, etc.). En outre, les clients auront accès à notre application chauffeur qui leur permettra de contrôler les processus de suivi et de livraison.

La solution est également conçue pour envoyer au client une série de notifications ou de rappels prédéfinis en fonction des événements établis, afin de gérer le client de manière proactive et de lui garantir le meilleur niveau de service possible.