E-invoicing voor 100%? Ontdek de voordelen
Gepubliceerd op 15 december 2022
Papier, papier en nog eens papier. Ver van een 100% dematerialisatie van de facturatie, dat is de realiteit voor bedrijven die nog steeds een deel of al hun facturen op papier hebben - of het nu gaat om documentatie voor klanten of om documentatie ontvangen door leveranciers. En in uw organisatie? Hoe afhankelijk bent u van papieren facturatie?
De vraag lijkt betrekkelijk eenvoudig. Vele factoren wegen echter mee. Ten eerste omdat de papieren voetafdruk zich, zoals gezegd, kan uitstrekken tot klanten en leveranciers. Maar ook omdat, naast facturen, andere documenten de wendbaarheid van uw processen en cashflow kunnen beïnvloeden, zoals orders, creditnota's en debetnota's.
Zelfs als de dematerialisatie van sommige documenten is gewaarborgd (bijvoorbeeld de facturatie aan eindklanten), kan uw bedrijf nog steeds afhankelijk zijn van papier.
Zonder 100% e-invoicing zullen organisaties te maken blijven krijgen met printkosten, de noodzaak van fysieke archivering (kwetsbaar voor accidenten), tragere processen bij de handmatige verwerking van gegevens op papier en een lagere productiviteit van de teams, waarbij middelen langer worden ingezet voor processen die automatisch zouden kunnen verlopen.
Daar houdt het effect niet op: vertrouwen op papieren facturatie betekent meer menselijke fouten (die de inkomsten van het bedrijf kunnen schaden of vertragen), gebrek aan controle en zichtbaarheid tijdens het hele proces (wat kan leiden tot "verloren" facturen en klachten van klanten) en langere termijnen voor het verzenden van documenten, wat leidt tot een tragere cashflow.
Wettelijke naleving
De volledige migratie van de facturatie naar de digitale weg is ook de garantie dat de ondernemingen de bestaande wettelijke verplichtingen naleven en in overeenstemming zijn met de toekomstige normen, rekening houdend met de groeiende tendens van de overheid en de belastingdienst om de processen te dematerialiseren, de digitale transformatie van het land te laten rijpen, de transparantie te vergroten en de belastingfraude te bestrijden.
In deze digitaliseringstrend wijzen wij bijvoorbeeld op de verplichting tot elektronische facturering in de handelsbetrekkingen met de overheid, waarbij de richtlijn 2014/55/EU van het Europees Parlement en de Raad de verplichting tot e-invoicing in het kader van overheidsopdrachten oplegt, maar waarvan de uitvoering werd versoepeld wegens de pandemie.
E-invoicing garanderen
De overstap van papier naar 100% dematerialisatie van facturen is essentieel om aan de wettelijke eisen te voldoen, de kosten te verlagen en de administratieve processen te verbeteren.
Wat mist uw bedrijf om de digitale transformatie en automatisering van facturatieprocessen te versnellen?
De eerste stap is uw hele facturatieproces te traceren en te begrijpen welke punten nog steeds papierafhankelijk zijn en gedematerialiseerd moeten worden. Met technologie kunt u elk van deze punten aanpakken, op een geïntegreerde manier en zonder uw administratieve processen en cashflow te verstoren:
- Dematerialisatie van klantenfacturen;
- Dematerialisatie van leveranciersfacturen (door automatische scanning van inkomende papieren facturen, digitale archivering en gegevensintegratie met facturatiesoftware);
- Invoering van e-invoicing met de overheid (met inachtneming van de wettelijke verplichtingen).
Bij Generix hebben we e-invoicing oplossingen aangepast aan de specifieke behoeften van uw organisatie - en waarmee u 100% dematerialisatie van de facturatie kunt implementeren. Hiermee kan uw bedrijf de kosten verlagen, de snelheid van processen verhogen, personeel vrijmaken om meer toegevoegde waarde te genereren, de relaties met klanten en leveranciers verbeteren, maar ook de planeet beschermen, met minder impact op het milieu. Meerdere voordelen, zonder het gewicht van papier.
