Fatura eletrónica na Administração Pública – Principais Benefícios

Fatura Eletrónica 2019

Dia 1 de janeiro de 2019. É a partir deste dia que todas as entidades públicas terão de adotar a fatura eletrónica, sendo que no fim do longínquo 2012 (na resolução do concelho de ministros nº 112/2012) já tinha sido introduzida a recomendação da utilização da fatura eletrónica na Administração Pública sempre que possível.

No entanto, num país de brandos costumes o normal é simplificar e adiar e é isso que tem vindo a acontecer, já que grande parte da Administração Pública e a rede de prestadores ainda não adotou esta boa prática, nem tão pouco percebeu o que fazer com as Faturas Eletrónicas.

Vamos por partes. Todas as empresas que queiram continuar ou começar a trabalhar com o Estado têm de ter o seu sistema de faturação eletrónica totalmente operacional a partir do primeiro dia do próximo ano. Resta perceber as verdadeiras vantagens e implicações que estão por trás desta nova diretiva.

É sabido que somente uma ínfima percentagem das faturas é processada eletronicamente, o que significa que a adoção da fatura eletrónica é efetivamente baixa, levando-nos a questionar se haverá consciência dos seus reais benefícios?

Fatura eletrónica: benefícios para as empresas

Na verdade, não se trata apenas de acabar com o papel, mas também – e de forma genérica – de diminuir os custos de faturação, aumentar a eficiência das empresas e o foco no negócio, garantir máxima confidencialidade da informação, controlar e prevenir extravios, melhoria da satisfação do cliente e diminuir os prazos de pagamento.

A somar a estas vantagens, acresce a oportunidade para alterar processos e agilizar todo o circuito de receção, contabilização e validação de pagamentos.

No dia-a-dia esquecemo-nos, por vezes, de contabilizar o tempo gasto na execução de tarefas administrativas, mas acredite que é muito e lembre-se que isso também se traduz em mais custos para a sua empresa. Aproveitemos então esta nova diretiva para mudar para melhor!

Nós, cidadãos, temos de aproveitar para exigir que nos seja comunicada, em preferência, a fatura por via eletrónica. Quanto aos fornecedores, estes devem incentivar não só a adoção da fatura eletrónica, mas também a introdução de outros fluxos de informação para agilizar a comunicação com todas as entidades públicas, de uma forma plena.

Como escolher o parceiro tecnológico

Este é um tema de grande importância e que não deve ser posto para segundo plano, até porque há consequências para aqueles que, até à data de entrada em vigor da nova diretiva, não prepararam os sistemas informáticos para a fatura eletrónica. Para além de não poder emitir qualquer fatura em papel para a Administração Pública, este incumprimento pode refletir-se num claro atraso na modernização e transformação digital da atividade da empresa e numa consequente redução do seu nível de concorrência, face às empresas que já implementaram o novo sistema e que agora comunicam mais rápido, melhor e têm tempo para investir no seu negócio.

Já tão perto da data limite e se ainda não implementou o sistema de fatura eletrónica, aconselho-o a escolher um parceiro tecnológico de confiança no mercado, de forma a garantir uma transição suave com todos os envolvidos e dentro do tempo previsto, já que se trata de um processo que pode tornar-se mais vagaroso, se se tratar de um caso mais complexo.

Vai ver que, em breve, poderemos orgulhar-nos de viver numa sociedade de informação plena, onde todos terão acesso a serviços eletrónicos avançados e o tecido empresarial estará conectado entre si e com o Estado, garantindo uma melhoria na nossa produtividade e consequente aumento de competitividade.

A experiência da Generix

Com mais de 20 anos de experiência na área das transações eletrónicas, a Generix é líder do mercado europeu e o principal implementador de soluções de faturação eletrónica.

Com o objetivo de ajudar os seus clientes a aumentar a produtividade, cumprir com as obrigações regulamentares e dar resposta aos inúmeros desafios do mercado, a Generix disponibiliza uma solução completa para otimizar os processos de faturação B2B e B2G.

Através desta plataforma, vai poder não só fazer o processamento de todo o tipo de faturas (EDI, PDF assinado, email, portal, papel), como também garantir a criação de originais numéricos, a gestão de auditoria, o arquivo e a colaboração com todos os parceiros de negócio.

Acredite que, ao implementar uma solução de Faturação Eletrónica, vai ter de imediato vantagens competitivas e benefícios como redução de custos, aumento na velocidade de processamento de documentos, redução de erros e melhoria das relações com clientes e fornecedores.

É por tudo isto que irei sempre ser um apoiante da receção da Fatura por via eletrónica e, enquanto profissional, continuarei a evangelizar as nossas empresas sobre as vantagens da adoção desta prática, em particular nas vantagens da implementação de sistemas inovadores de Fatura Eletrónica com o serviço Invoice Manager da Generix!