Fatura PDF em Portugal: Tudo o que precisa de saber

O que é uma Fatura PDF?

A fatura PDF, ou fatura eletrónica em formato PDF, é uma versão digital da fatura tradicional emitida por empresas aos seus clientes. A principal diferença é que a fatura PDF é gerada, emitida e enviada por via eletrónica, geralmente por e-mail. Este formato tornou-se cada vez mais popular devido à sua eficiência, sustentabilidade e facilidade de arquivo. No entanto, nem todas as faturas PDF são consideradas Faturas Eletrónicas com valor legal em Portugal.
 

Enquadramento legal para as Faturas PDF

O Decreto-lei n.º 28/2019 estabelece as condições para a emissão de documentos eletrónicos, com o objetivo de promover a adoção da fatura eletrónica e o arquivo digital. Isto não só reduz os custos associados ao processamento e emissão de documentos, como também incentiva a adoção de processos digitais.

No que diz respeito ao artigo nº 12 deste decreto, são definidos os seguintes requisitos para a emissão de faturas eletrónicas:

• Faturas e outros documentos de importância fiscal podem ser emitidos por via eletrónica, desde que haja concordância prévia por parte do destinatário.
• As faturas em formato PDF sem recurso a um Certificado Digital Qualificado só serão aceites até 31 de dezembro de 2023. A partir dessa data deixam de ter validade legal. É fundamental preparar os seus sistemas para estar em conformidade legal.
   

Requisitos legais de uma Fatura PDF

A autenticidade e integridade do conteúdo da Fatura PDF é garantida através:

1.  Assinatura Digital Qualificada

2.  Selo Eletrónico Qualificado

Nova obrigatoriedade a 1 de janeiro de 2024 

O envio de faturas em formato PDF, passa a partir do próximo dia 1 de Janeiro de 2024, a ser feito obrigatoriamente com recurso à autenticação dos documentos através de um Certificado Digital Qualificado. Para garantir o cumprimento desta obrigatoriedade legal (Decreto de Lei nº28/2029), a Generix disponibiliza o serviço de assinatura eletrónica com certificado qualificado, que ao ser ativado, assegurará a autenticação de todas as faturas eletrónicas emitidas pela sua empresa. Saber mais

O que é a Assinatura Digital Qualificada e para que serve?

Em Portugal, a Assinatura Digital Qualificada é uma forma de assinatura eletrónica com valor legal, equivalente a uma assinatura manuscrita em papel. É utilizada para confirmar a autenticidade de documentos eletrónicos e transações online. Desempenha um papel fundamental na validação da autenticidade de documentos fiscais, como faturas em formato PDF. É usada em contratos, transações financeiras e outros contextos para garantir a autenticidade e integridade dos documentos eletrónicos. 

A Assinatura Digital Qualificada oferece uma alternativa ao Selo Eletrónico Qualificado. Para obtê-la, é necessário um Certificado Digital Qualificado de Assinatura Eletrónica emitido por uma entidade certificada. 
 

O que é um Certificado Digital Qualificado?

Um Certificado Digital Qualificado é um documento eletrónico autenticado que torna uma assinatura eletrónica válida e legal, tanto em Portugal como em toda a Comunidade Europeia. O Certificado Digital Qualificado garante a identificação de pessoas ou entidades para fins de verificação de autenticidade da origem de documentos e da sua integridade de conteúdo. É denominado "Certificado Digital Qualificado", porque é emitido emitido por entidades devidamente credenciadas, garantindo, assim, a sua legitimidade.

Qual a diferença entre a Assinatura Digital Qualificada e o Selo Eletrónico Qualificado?

A diferença fundamental entre a Assinatura Digital Qualificada e o Selo Eletrónico Qualificado é que a primeira identifica de forma inequívoca a pessoa, semelhante a uma assinatura manuscrita, enquanto o segundo identifica a entidade responsável pelo documento, como um selo ou carimbo. Ambos servem para autenticar a origem e a integridade de documentos fiscais, mas com focos ligeiramente diferentes.

Como ativar o Certificado Digital Qualificado para garantir a autenticidade das faturas PDF?

A assinatura digital qualificada é criada através de um certificado digital qualificado, que apenas pode ser emitido por uma entidade certificada de modo a garantir a autenticidade e integridade dos dados. Para emitir as suas faturas em PDF com assinatura digital, é necessário adquirir um certificado digital. Saber mais

Soluções Faturação Eletrónica Generix

Existem várias soluções que garantem o cumprimento legal para a emissão de Faturas Eletrónicas, incluindo a certificação de todas as faturas emitidas:

• Sistema EDI (Eletronic Data Interchange), que possibilita a transação segura de documentos, garantindo a autenticidade da origem e integridade dos dados
• Serviço Ecofatura, um serviço SaaS (Software as a Service) de fácil e rápida implementação, não requer investimento em software e hardware. Permite a emissão de faturas PDF certificadas, arquivo digital e repositório legal de acordo com os requisitos legais em vigor (10 anos).

Vantagens para a sua empresa

Com o fim do período de aceitação de faturas em PDF simplificado, se quiser continuar a enviar faturas pdf, deverá incluir um Certificado Digital Qualificado a partir de 1 janeiro de 2024. Para além do cumprimento da obrigatoriedade legal, a sua empresa irá beneficiar múltiplas vantagens:

•  Maior segurança e confidencialidade na transmissão de dados;
•  Redução de custos administrativos até 75%;
•  Maior produtividade operacional e rapidez na comunicação;
•  Controlo e rastreabilidade das faturas;
•  Ciclos de pagamento mais curtos e ágeis;
•  Melhoria da relação com o cliente;
•  Aumento da sustentabilidade das práticas empresariais.