Selecionar e implementar um WMS: Qual a qualidade do seu RFP?

Selecionar o melhor WMS

Relembramos os fundamentos do RFP

Sempre que uma empresa está prestes a tomar uma decisão importante em relação à sua infraestrutura ou tecnologia, é necessário um RFP. Dado o papel fundamental que um WMS desempenha numa operação da cadeia de abastecimento e o Custo Total de Propriedade (TCO) da solução, a decisão de implementar um WMS insere-se certamente na categoria de "decisão importante". 

A primeira função de um RFP é informar os potenciais fornecedores de Sistemas de Gestão de Armazém sobre a sua empresa e os seus requisitos de software. O RFP é um convite aos fornecedores para responderem com informações sobre a forma como a sua solução satisfaz esses requisitos e se adapta à realidade da sua empresa. Quanto mais detalhado for o convite, quanto mais informações fornecer sobre o seu funcionamento, as suas necessidades, a cultura da sua empresa e os seus objetivos comerciais, maior será a probabilidade de obter respostas interessantes. Em última análise, o processo de RFP deve permitir-lhe desenvolver uma lista restrita de fornecedores que o ajudará a identificar aquele que melhor se adapta à sua operação. 

O processo de RFP é diferente de um Request for Information (RFI), que é muito mais exploratório. Não é invulgar as empresas desenvolverem um RFP com base nas informações recolhidas durante o processo de RFI. Independentemente de ter ou não sido emitida uma RFI, quando as empresas redigem um RFP, já têm as informações de que necessitam relativamente aos requisitos funcionais da sua operação e ao estado do mercado de WMS - quais os fornecedores com maior probabilidade de serem bons candidatos.

Passos para desenvolver um sólido RFP WMS

Quando as partes interessadas concordarem que é necessário um WMS para atingir os objetivos da empresa, é altura de começar a trabalhar.

Crie a sua equipa de RFP

Se a sua empresa gere um armazém, um centro de distribuição (CD) ou uma unidade de fabrico, é provável que já saiba o papel central que um WMS deve desempenhar na sua arquitetura de software. Os dados fornecidos por um WMS têm impacto nas operações de todos os segmentos de uma empresa. Por conseguinte, se pretende desenvolver um RFP que inclua uma lista abrangente de requisitos funcionais, é necessário criar uma equipa de RFP que inclua vozes de: 

• Quadros superiores
• Trabalhadores e gestores de armazéns
• Departamento IT
• Vendas e marketing

Se a sua atividade envolve 3PLs, parceiros de fabrico, clientes empresariais, etc., também pode querer ouvi-los para evitar problemas de integração no futuro. 

Definição e recolha de requisitos

Assim que tiver uma equipa constituída, é altura de reunir os requisitos. Mais uma vez: dado o papel central que um WMS vai desempenhar na sua operação, pode haver mais de mil coisas em que pensar. Não poupe nos pormenores; fale com todas as pessoas que possam vir a utilizar o sistema e dedique o tempo necessário para ser minucioso.

Lembre-se: a implementação de um WMS é um grande passo para a sua empresa, um passo que provavelmente não voltará a dar tão cedo. Deve certificar-se de que a sua lista de requisitos é tão abrangente quanto possível para maximizar as suas hipóteses de encontrar o fornecedor de WMS certo e colocar a sua empresa no caminho certo para os próximos anos. Isto significa, entre outras coisas:

• No armazém: reveja todos os processos que estão sob a alçada de um WMS (por exemplo, receção, entrada em armazém, separação de pedidos, etc.) e peça a opinião dos trabalhadores e gestores. Pretende-se criar uma lista de funcionalidades que estão atualmente em falta ou que podem ser melhoradas. Seja o mais específico possível sobre a capacidade do seu armazém ou centro de distribuição, o número médio de encomendas por dia/semana, a taxa de execução por hora, etc. Quanto mais clara for a imagem das operações do armazém, melhor.  
• Com o departamento de IT: identifique todos os sistemas tecnológicos e quais são responsáveis por gerar que conjunto de dados. Determine quais as aplicações que tiram partido dos dados gerados por cada sistema. Avalie eventuais lacunas de informação. Deve também tentar antecipar qualquer problema de integração que possa surgir.  
• Em toda a empresa: entreviste as pessoas que provavelmente utilizarão os dados gerados pelo WMS no contexto do seu trabalho para conhecer os seus requisitos. Aproveite a ocasião para inquirir sobre potenciais/previstas/planeadas alterações de infra-estruturas, de modo a poder incluir futuras necessidades do WMS.

Ao reunir os requisitos, em conjunto com a sua equipa, deve avaliar a sua importância. É fundamental que a lista diferencie entre o que a sua empresa "precisa" e o que você (e os seus colegas) podem "desejar". Quando se sentar para redigir o RFP, este deve centrar-se no que é "obrigatório" e "desejável", e não no que "gostaríamos de ter".

Criar o RFP  

Se o seu RFP é suficientemente forte - ou a sua empresa emitiu recentemente RFPs semelhantes - pode já ter acesso a um modelo que o ajudará a construir o melhor RFP possível.

Um template faz muito mais do que ajudá-lo a estruturar adequadamente o seu RFP. Pode, de facto, ajudá-lo a definir melhor as suas necessidades. O modelo elaborado pela Generix Group, enquanto ferramenta "neutra" destinada a cobrir um vasto leque de questões, pode ajudá-lo a ter uma nova perspetiva sobre o funcionamento da sua empresa. Poderá mesmo dar a conhecer necessidades que não sabia que tinha e/ou conhecer melhor a gama de funcionalidades WMS disponíveis no mercado.

   
Se tiver dúvidas sobre o seu RFP, não hesite em recorrer a ajuda profissional. Muitas empresas de consultoria da cadeia de abastecimento oferecem-se para orientar as empresas no desenvolvimento dos seus RFP e durante o processo de seleção. Lembre-se, no entanto, que a experiência no setor só vai até certo ponto: ninguém conhece o seu negócio como você. Se decidir trabalhar com uma empresa de consultoria, a sua equipa de RFP deve permanecer profundamente envolvida durante todo o processo.

Quando o seu RFP estiver pronto, é altura de o enviar. Seja seletivo quanto aos fornecedores a que se dirige. Se já passou pelo processo de uma RFI, ou se já tem conhecimento suficiente do mercado de WMS, saberá quais os fornecedores com maior probabilidade de serem mais adequados.

A arte de avaliar as propostas

As propostas estão a chegar e é altura de criar a sua lista de fornecedores.

É claro que primeiro quer certificar-se de que os fornecedores "preenchem todos os requisitos", mas isso não é suficiente. Deve avaliar rigorosamente as suas respostas para garantir que compreendem totalmente os seus requisitos e objetivos comerciais e para avaliar se o seu WMS está ou não verdadeiramente à altura da tarefa.

Para isso, crie uma folha de pontuação. Peça aos membros da sua equipa de RFP que classifiquem os fornecedores atribuindo uma pontuação a cada secção. Durante o processo de avaliação, preste atenção à exaustividade das respostas dos fornecedores. Esteja atento a chavões e banalidades, uma vez que estes são sinais reveladores de que um fornecedor não abordou ou não compreendeu as especificidades dos seus requisitos.

Não hesite em enviar pedidos de esclarecimento. Se o fizer, esteja atento à forma como o vendedor responde. É cortês e rápido? Desdenhoso? Se um fornecedor lhe causar um mau pressentimento nesta fase do processo, é pouco provável que os seus sentimentos se alterem mais tarde.

Selecionar o fornecedor de WMS

Um fornecedor de WMS é um pouco como um parceiro de negócios: o seu sistema é essencial para o sucesso da sua operação. À medida que a sua empresa cresce, o mesmo acontece com as capacidades do sistema. Quando chegar a altura, estará a contar com o seu fornecedor de WMS para o ajudar a crescer. É por isso que tem de se certificar de que ele sabe o que faz, como o faz e que está de acordo com a sua cultura empresarial, objetivos comerciais, etc.

Depois de elaborar a sua lista de seleção, agende demonstrações com os fornecedores selecionados. Se possível, tente envolver membros das suas equipas de armazém, funcionários que irão eventualmente utilizar a solução nas suas tarefas diárias, para que possam ver o seu desempenho - talvez até experimentá-la eles próprios. Não hesite em pedir uma prova de conceito, referências, estudos de casos, etc. - tudo o que possa ajudá-lo a determinar qual o fornecedor mais bem equipado para fornecer, implementar e integrar o seu novo WMS.

Se passou por todas estas etapas, deverá, em conjunto com a sua equipa, estar agora numa boa posição para decidir sobre a melhor proposta de WMS.

Alguns últimos aspetos a ter em conta num RFP para um WMS

A perfeição não é deste mundo: mesmo o melhor RFP pode não cobrir tudo. Isto é especialmente verdade no caso de soluções de software que se vão estender a toda a sua operação: a complexidade de tudo isto é difícil de englobar no âmbito de um RFP.

Tendo isso em conta, deve certificar-se de que não perde o controlo da TOC da solução. O seu RFP deve ajudá-lo a si e à sua empresa a evitar surpresas desagradáveis que podem, eventualmente, fazer desaparecer o seu capital. Para o efeito, o seu RFP deve solicitar aos potenciais fornecedores que sejam o mais abertos possível.

Não hesite em pedir aos fornecedores que lhe enviem um orçamento que inclua todos os custos e taxas que provavelmente terá de suportar no futuro, tais como:

• Custo por utilizador/custo por futuros utilizadores adicionais
• Taxa de customização
• Custo da Formação a utilizadores finais e super utilizadores
• Custo de integração 
• Requisitos periféricos

Com soluções on-premise:

• Custo Licenciamento
• Custo de upgrades
• Packs de Manutenção e Suporte 
• Requisitos de Hardware

Com soluções WMS SaaS:

• Custo para adicionar/remover funcionalidades ou módulos
• SLA

Muitas vezes, uma estimativa aproximada acaba por ser mais exata e mais útil do que um mapeamento prudente dos custos da solução em relação aos requisitos indicados no RFP. O que se pretende, em última análise, é tornar esse valor aproximado o mais pequeno possível.