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Armazém
September 15, 2022

Questões frequentes sobre WMS – Warehouse Management System

Atualmente, os processos logísticos precisam de ser ágeis, precisos e exatos ao longo de toda a cadeia de abastecimento, sendo a informação um fator de grande importância nas operações logísticas. Escolher um software de Gestão de Armazéns (WMS) não é uma tarefa tão simples como parece, existindo muitos pontos que devem ser considerados antes da tomada de decisão. Neste artigo, abordamos algumas das questões mais frequentes sobre este tipo de solução para gestão da logística.

Artigo

Para que serve um WMS?

Ter uma melhor visão da atividade logística da empresa, evitar erros de preparação de encomendas e otimizar a utilização de recursos estão entre os principais objetivos da implementação de um WMS. Para isso, é importante contar com as principais funcionalidades de uma ferramenta completa, nomeadamente:

  • Facilitar a gestão de localizações e stocks: o WMS permite monitorizar e otimizar a alocação de itens nos locais, de forma a poupar espaço e a adaptar-se, respeitando as taxas de rotatividade dos produtos de forma a tornar as operações de preparação mais produtivas.
  • Gerir a preparação da encomenda: um passo essencial para dar resposta às encomendas, minimizando os recursos utilizados. O segredo reside na redução de viagens em vão, na otimização do percurso e na integração dos vários modos de picking (picking único, pick & vent, etc.).
  • Otimizar a gestão da receção de encomendas e envios: o WMS deve ter capacidade para lidar com todas as informações relativas à receção de mercadorias e envios, de modo a permitir o controlo de todas as operações internas associadas. Isto significa registar e verificar a conformidade dos artigos recebidos, bem como a sua alocação (armazenamento, preparação, transporte, etc.).
  • Organizar a monitorização das atividades do armazém: por ser uma ferramenta utilizada pelo gestor de armazém, o WMS define e monitoriza indicadores sobre a performance. Recolhe estatísticas operacionais e níveis de inventário para dar apoio à tomada das melhores e mais rápidas decisões.

Como escolher a solução WMS para a sua empresa?

Não se troca de solução WMS todos os anos. O objetivo é ter uma plataforma estável, sólida e escalável, uma vez que as atividades empresariais e as funções de armazém enfrentam mudanças constantes. Na Generix, oferecemos soluções extremamente flexíveis e altamente configuráveis que proporcionam amplas possibilidades ao seu negócio, bem como um serviço de apoio que facilita a implementação e a colaboração. A escolha da solução é crucial e deve basear-se em critérios objetivos:

  • Fiabilidade da solução: seria muito prejudicial para o negócio se o armazém sofresse uma avaria técnica de longa duração. É essencial ter um sistema WMS muito fiável que disponha de um Acordo de Nível de Serviço (SLA), criado pelo fornecedor ad solução. Além disso, é importante verificar os recursos implementados pelo prestador de serviços caso ocorra um incidente operacional.
  • Riqueza funcional: um WMS pode ter muitas funcionalidades e é importante escolher uma solução com ampla cobertura funcional para ter a capacidade fazer face a potenciais problemas, atuais e futuros, sem necessidade de desenvolver adaptações específicas. Com o crescimento do e-commerce e do omnicanal, o armazém sofreu inúmeras alterações e é importante confirmar que a solução WMS elegida consegue enfrentar estes novos desafios.
  • Modularidade da oferta: o objetivo é poder utilizar (e pagar) apenas o que precisa entre todas as opções propostas. Focando-se inicialmente nos módulos que lhe permitam usufruir dos benefícios iniciais, a empresa será capaz de acelerar as implementações da ferramenta e a adaptação dos utilizadores. A plataforma SaaS (Software as a Service) é uma boa solução.
  • Escalabilidade da solução: provavelmente não pretende mudar de software WMS cada vez que a sua oferta ou atividade evolui. O objetivo é encontrar uma solução que consiga acompanhar a evolução do seu negócio, sem necessidade de introduzir novos desenvolvimentos personalizados.
  • Ergonomia: a diferença entre as apps destinadas ao público em geral e o software empresarial está a tornar-se cada vez menor. Embora haja um esforço diário para melhorar o design, interface e experiência do utilizador das apps, atualmente as empresas querem aplicações ergonómicas e de fácil utilização. Uma boa prática de ergonomia acelera o processo de aprendizagem dos colaboradores e limita os riscos de resistência à mudança.
  • Custo da utilização da solução: para além do preço do software, é importante incluir todos os custos que terão de ser pagos (infraestrutura, manutenção, upgrades, etc.) nos critérios de escolha. Isto é particularmente verdade quando as soluções comparadas têm diferentes métodos de comercialização (licença ou SaaS). Este método é conhecido como TCO (Total Cost Ownership).
  • Capacidade para integrar o armazém no ecossistema TI existente: o WMS deve interagir e recuperar dados dos sistemas existentes. Uma solução WMS em modo SaaS permite isto.

Qual a amplitude funcional do WMS?

para que serve o wms

Num contexto de evolução dos tipos de fluxos logísticos a processar e das tarefas atribuídas ao armazém, a definição do âmbito de atuação da futura solução representa um desafio significativo. É importante enumerar as necessidades, a médio e longo prazo, e verificar se os editores de software eleitos são capazes de as satisfazer através da sua riqueza funcional.

A amplitude funcional de um WMS inclui o conhecimento de stocks, localização, a execução de operações, bem como o controlo da atividade do armazém. No entanto, existem outros temas que podem beneficiar as empresas que evoluem em ambientes cada vez mais flutuantes e complexos. Determinar o perímetro funcional permite estruturar a abordagem e a forma como os seus dados, bens e fluxos de produto serão geridos pelo sistema de informação.

A definição correta do perímetro funcional permite encontrar uma solução adequada às suas necessidades. O WMS consegue gerir várias tarefas em simultâneo, mas não pode fazer tudo. Desta forma, é importante alinhar os seus projetos com a atividade principal do WMS, de modo a encontrar a solução mais acertada.

Qual o impacto da aquisição de um WMS no orçamento do armazém?

A questão do orçamento é fundamental para a implementação de um WMS. Na verdade, o objetivo do software é poupar tempo, otimizar os seus processos e trabalhar de forma mais eficiente. Os custos de aquisição dependem de muitos fatores, nomeadamente:

  • A taxa de licença da solução: os custos são, geralmente, baseados no número total de utilizadores. Alguns fornecedores de soluções WMS utilizam outros dados, tais como volumes anuais de encomendas. Certifique-se de que conhece os detalhes da oferta do fornecedorde WMS para conseguir fazer um planeamento futuro. Pergunte-se, por exemplo, que impacto terá o seu crescimento nas suas respetivas necessidades em termos de licenças durante os próximos anos?
  • Módulos opcionais: Inicialmente, pode ser difícil determinar quais são as funcionalidades disponíveis no sistema base versus módulos opcionais baseados em demonstrações. Assim, é prudente orçamentar alguns módulos adicionais, antes de avaliar o valor para a sua utilização.
  • Manutenção e suporte: ainda que a manutenção seja reduzida para uma solução SaaS, deve certificar-se dos elementos incluídos ou não na proposta escolhida para o seu WMS. Não negligencie o fator suporte. É fundamental saber quem contactar em caso de dúvidas ou problemas, como gerir a formação e a integração de novos utilizadores e ter uma única pessoa de contacto para eventuais incidentes.
  • Alterações e personalização: Cada alteração pode adicionar custos, riscos e tempo a um projeto. Se precisar de fazer alterações, descreva-as detalhadamente nas suas especificações para obter a melhor avaliação possível, quer em termos de orçamento, quer de calendarização. Caso não saiba se precisa de alterações e personalização, inclua fundos de contingência.

Devo escolher um WMS em modo SaaS ou optar por uma licença?

saas ou licença?

Embora a licença fosse a norma há algum tempo, atualmente, o SaaS tornou-se totalmente democratizado. Possui inúmeras vantagens, nomeadamente:

  • Ambiente seguro, facilmente acessível através de qualquer dispositivo ligado à Internet, em qualquer lugar.
  • Implementação fácil e rápida.
  • Integração, sem falhas, com os recursos TI existentes.
  • Modelo pay-per-use, com capacidade de acesso aos recursos necessários e adaptado às suas necessidades.
  • Escalabilidade, o que promove a flexibilidade do negócio.
  • Não é necessário qualquer investimento inicial, em termos de licença e hardware.
  • Sem custos de manutenção e de atualização.
  • Sem encargos operacionais de TI para a empresa utilizadora, o fornecedor de serviços WMS é responsável pela instalação e atualização da aplicação e gestão dos servidores.
  • Maior rapidez do retorno do investimento, uma vez que os custos inerentes ao projeto são amortizados no prazo de 2 a 3 meses.

Ao migrar para um WMS em modo SaaS, a empresa garante o seu desenvolvimento/evolução ao longo do tempo, de acordo com as necessidades logísticas identificadas pelos clientes do fornecedor WMS à medida que o software é utilizado. Dado que a solução é paga por utilização, todos os custos estão incluídos (utilização, hosting, manutenção, updates, etc.). Trata-se de um serviço de subscrição com tudo incluído, o que permite ao departamento de TI libertar-se dos problemas de arquitetura, escolha e gestão de hosting.

Ao discutir os benefícios da adoção dos diferentes tipos de implementação (SaaS/licença), é necessário considerar cuidadosamente todos os elementos específicos de cada empresa e de cada projeto de implementação de software de gestão de armazém, a fim de fazer uma avaliação abrangente e equilibrar os custos a curto e médio prazo.

É difícil integrar o WMS numa infraestrutura existente?

Um WMS em modo SaaS facilita bastante a integração no ecossistema de TI existente. Dado que o ciclo de vida médio de um software WMS se situa na ordem dos 10 a 15 anos, a capacidade do software de gestão de armazéns evoluir durante este período é fundamental: representa o elemento-chave que assegura o suporte da estratégia empresarial a médio-longo prazo da empresa utilizadora (novos setores de atividade, gestão do e-commerce e operações omnicanal, implementações em contextos internacionais ou multi site, adoção de novas tecnologias).

Essencialmente, o que precisa de ser avaliado é a escalabilidade do software de gestão de armazéns em termos de volumes geridos, metros quadrados disponíveis, utilizadores simultâneos permitidos, integração de novos processos, parceiros e localizações, e o grau de visibilidade oferecido.

A capacidade de integração com o sistema de informação da empresa é fundamental para aumentar a agilidade e competitividade. O WMS interage com inúmeros sistemas diferentes dentro da cadeia de abastecimento (ERP para compra e entrada de ordens de venda, TMS para gestão de transportes, WCS para controlo automatizado de handling de materiais, APS para compra de matérias-primas e planeamento de produção, entre outros). O elevado desempenho desta ferramenta só pode ser alcançado se for totalmente integrada na tecnologia e nos processos principais da empresa.

Graças à Cloud, uma solução SaaS não necessita de lidar com as questões da arquitetura, escolha e gestão de hosting. Tudo o que tem de fazer é subscrever o serviço e o editor fornecerá o nível de desempenho acordado, geralmente enquadrado por um SLA (Acordo de Nível de Serviço). Não é necessária nenhuma instalação: é tudo feito através do acesso à web.

A gestão do armazém através de uma solução na Cloud deve ser preferível para que as apps possam comunicar dinamicamente entre si, utilizando APIs e Web Services. O SaaS é a forma de migrar para uma cadeia de abastecimento com visibilidade de 360° end-to-end.

Quanto custa um WMS?

A tecnologia SaaS está a ganhar cada vez mais terreno em novos projetos WMS, por vários motivos:

  • Fácil e rápida implementação.
  • Modelo pay-per-use, permitindo acesso aos recursos e adaptado às suas necessidades.
  • Alta escalabilidade que satisfaz as necessidades das empresas em termos de flexibilidade e agilidade.
  • Sem investimento inicial e sem despesas de manutenção e atualização, esta é suportada pelo fornecedor.
  • Transferência dos investimentos de TI para despesas operacionais (de CAPEX para OPEX).

Todos estes fatores contribuem para a redução do custo total de propriedade de um sistema de gestão da informação, baseado no SaaS, e tornam-no uma escolha atraente – em termos de preço.

No entanto, a questão dos custos é variável, uma vez que é geralmente influenciada por muitos fatores relacionados, mais especificamente, com a realidade em que a solução será implementada, incluindo, por exemplo, os volumes a processar, a dimensão das áreas e o tipo de processos a serem geridos.

O mercado reconheceu o valor que este tipo de solução pode trazer à cadeia de abastecimento, tanto em termos de execução como de otimização. Na seleção do software, as empresas tendem a dar mais prioridade a outros fatores, tais como a amplitude da funcionalidade, flexibilidade e escalabilidade.

Como escolher o fornecedor WMS?

A adequação do software de gestão de armazém, do ponto de vista funcional e empresarial, deve ser suportada pelo perfil e competências do fornecedor, o que pode influenciar tanto o resultado do projeto como a própria solução. Embora as funcionalidades da solução sejam importantes, também deve analisar minuciosamente as capacidades do fornecedor. Para tomar a decisão certa, deve questionar-se:

Relativamente ao editor da solução:

  • Qual é a sua história? Há quanto tempo atua nesta área? Tem projetos internacionais?
  • É especializado em gestão de armazéns ou atua noutras áreas? Em caso afirmativo, qual é o seu volume de negócios na atividade de WMS?
  • Quem são os seus principais clientes? Estão satisfeitos? Conseguiu algum feedback sobre as soluções?
  • O editor fornece totalmente o WMS ou é subcontratado? Qual é o seu nível de especialização?

Coaching e migração:

  • Existe uma solução de suporte “chave na mão”?
  • Qual é a metodologia para auxiliar a transição internamente?
  • Quem é que contacto caso exista algum problema? Existe um contacto específico para eventuais questões?
  • Existe um roadmap de novas funcionalidades para lançamento? Quando são implementados, qual é o método de formação para novos utilizadores?

Orçamento:

  • O que está incluído na oferta? Existem extras ou funcionalidades que precisem de ser pagas à parte?
  • Qual é o modelo de negócio do editor de soluções? Quais são os custos ocultos? As atualizações, manutenção e segurança estão incluídas no orçamento?
  • Quais são as condições de pagamento?

Quais são os principais passos para implementar um WMS?

Preparação e apropriação do processo: o sucesso da implementação depende da seleção da solução. A integração dos futuros utilizadores do WMS deve ser feita o quanto antes. Quando as dificuldades são expressas, garantimos o suporte necessário. Este ponto é particularmente crítico quando se trata de substituir uma solução “personalizada” por funcionalidades de um WMS mais standard.

Definição das especificações: definir as necessidades e transcrevê-las nas especificações são passos-chave. Trata-se de ter em conta as necessidades reais e, em particular, aquelas que ainda não foram cobertas pela solução existente. Os constrangimentos, os processos-alvo e a organização do projeto interno também devem ser descritos. Cabe então aos editores utilizar esta expressão de necessidades para recomendar módulos que as satisfaçam.

Criação de um ficheiro sobre o retorno do investimento: isto servirá de referência interna assim que o projeto for lançado. Durante a implementação de qualquer projeto, é aconselhável rever o documento para recordar os objetivos da implementação da solução. Em particular, descreve os benefícios que o WMS deve trazer à organização e como contribuirá para a correta implementação da sua estratégia de negócio.

Seleção de editores: esta fase tem como objetivo filtrar as soluções, selecionando apenas as que respondem às necessidades expressas nas especificações.

Consultoria técnica: este momento deve incluir reuniões frequentes, apresentações, demonstrações, visitas de referência, etc. Como o número de pontos a validar é importante, a qualidade da fase de seleção é de extrema importância. Posteriormente, irá certamente poupar muito tempo no projeto. É aconselhável construir uma grelha de avaliação com vários critérios antes da sessão de consultoria, com a finalidade de comparar objetivamente as soluções e os editores.

Realização de uma POC (Prova de Conceito): o objetivo é validar a relevância da solução. A partir de um conjunto de dados sobre um determinado perímetro, torna-se possível verificar como o sistema satisfaz as necessidades expressas. Esta é uma oportunidade para as equipas garantirem que a solução proporciona o apoio esperado, é fácil de utilizar e está adaptada ao contexto de funcionamento da empresa.

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