Implementação de um novo WMS: Erros que as empresas fabricantes devem evitar

Embora as soluções SaaS sejam, de facto, mais simples e menos dispendiosas de adquirir e implementar do que a tecnologia antecessora, o sucesso da sua implementação não está garantido. Para assegurar que beneficiam plenamente dos seus novos WMS e MES, os fabricantes devem preparar-se para os desafios durante a fase de implementação.

Lembre-se: As coisas vão mudar

Um novo WMS não é apenas mais uma peça de software na pilha de tecnologia de uma empresa. Uma solução de armazenamento como a SOLOCHAIN WMS/MES, incluída no Magic Quadrant da Gartner, oferece às empresas fabricantes os meios para converterem, totalmente, os modos como operam nas suas instalações de produção. Um WMS/MES acelera a receção na doca, permite processos de produção integrados, suporta métodos mais eficientes de picking e preparação, etc.

Embora estas alterações melhorem evidentemente a performance das operações, exigem que os colaboradores se adaptem e abandonem determinados comportamentos/hábitos desatualizados. Um típico erro das equipas de gestão é a minimização do impacto das mudanças culturais provocadas pela implementação de um WMS e a importância da aceitação do utilizador. A formação é necessária, mas pode não ser suficiente para assegurar que a nova solução seja totalmente adotada pelos utilizadores finais ao nível do chão de fábrica. E quando os trabalhadores resistem às mudanças, os fabricantes verificam uma diminuição do seu ROI.

Para facilitar a aceitação pelos utilizadores, os intervenientes devem envolver os utilizadores finais logo desde o início do processo de implementação. A equipa de implementação pode, por exemplo, organizar workshops para ajudar a estabelecer um forte ciclo de feedback com os colaboradores ao nível do chão de fábrica. Ao fazer parte do diálogo, os utilizadores finais ganham um sentimento de pertença, que não só provoca uma sensação de conforto com a nova solução mas também de entusiasmo pelas novas melhorias operacionais que ajudaram a conceber.

Não deixe de fora a equipa de implementação

O acesso às instalações e aos sistemas da empresa deve ser planeado com rigor, antes do início do projeto. Sem um plano de implementação estrategicamente desenvolvido com uma abordagem holística, surgem questões de acessibilidade. Escusado será dizer que quando os problemas de acessibilidade obrigam a equipa de implementação a ficar parada, até serem solucionados, os atrasos resultantes conduzem a custos de implementação acrescidos e ameaçam a capacidade da equipa para cumprir os prazos delineados.

Para maximizar a acessibilidade e reduzir os impactos da implementação nas operações habituais – e vice-versa – os fabricantes vão querer programar a implementação do WMS fora das épocas de pico de atividade. Pelas mesmas razões, é benéfico programar fases de implementação fora do horário de expediente, sempre que possível.

Quando a implementação acontece no período noturno, a equipa de gestão deve ter em conta a reprogramação das definições de alarme para prevenir que a equipa desligue o sistema. Na mesma ordem de ideias, a equipa de segurança nas instalações deve ser avisada, antecipadamente, da presença da equipa – uma vez que pode ser bastante difícil para os seguranças validar as credenciais dos visitantes quando a equipa de gestão está indisponível.

Não economize na gestão da migração de dados

Uma das principais razões pelas quais as empresas fabricantes investem em soluções eficazes de Supply Chain Execution é o facto de quererem beneficiar da precisão das suas capacidades de gestão de inventário. No caso dos fabricantes atuais, os dados são fundamentais; o sucesso depende fortemente da sua capacidade de confiar em dados precisos e verdadeiramente viáveis.

Quando a migração de dados é colocada em segundo lugar, as empresas sofrem sérias penalizações que limitam a capacidade do WMS melhorar as suas margens rapidamente. Para que o seu novo WMS seja entregue, desde o primeiro dia as empresas devem garantir que o conteúdo da sua base de dados é válido para quando a solução estiver operacional. Consequentemente, as partes interessadas têm de se certificar de que a equipa de implementação possui um plano de migração de dados bem definido, antes do início da fase de implementação.

Sempre que possível, as empresas fabricantes podem ainda considerar ter um analista de database, dedicado ao processo da migração de dados. Embora isto possa parecer um gasto supérfluo, um analista de database, dedicado à migração, é uma excelente forma para evitar desvios e erros que se traduzirão em penalizações operacionais e financeiras, quando a solução estiver em funcionamento.

Teste com antecedência, teste com frequência, e não se esqueça do hardware!

Não é surpreendente que, durante a implementação, se devam realizar vários testes para assegurar que a fase de implementação prévia foi bem sucedida antes de passar à fase seguinte, e que o sistema funcionará adequadamente quando for lançado.

As empresas fabricantes vão querer certificar-se, por exemplo, de que as funcionalidades do sistema podem lidar com os aumentos do volume de dados associados às épocas de pico de atividade. Os testes de stress, onde um elevado volume de dados é inserido no novo WMS, constituem assim uma necessidade.

Alguns testes, no entanto, são menos óbvios e frequentemente esquecidos durante a implementação. Por exemplo: o sistema deve ser testado quando existem muitos utilizadores a trabalhar no sistema em simultâneo, em diferentes aplicações, e com diferentes níveis de privilégios. O hardware no armazém também precisa de ser testado. Será que os dispositivos portáteis antigos exibirão com sucesso a interface do novo sistema? Será que os scanners atuais no tapete rolante funcionarão em conformidade com as novas aplicações? Serão esses os cabos certos para ligar as impressoras antigas ao novo sistema?

Finalmente, nunca é demais insistir na importância de conduzir pelo menos uma simulação Go Live antes do lançamento. Um simulador Go Live não só testa o desempenho do sistema, como também prepara as equipas do operador para o dia de lançamento do WMS.

Ignorar alguns testes não poupa tempo nem dinheiro

Até mesmo as melhores implementações podem divergir do plano inicial. Problemas inesperados, dificuldades no processo de configuração do sistema, ou aplicações que reprovam nos ciclos de teste iniciais e requerem mais trabalho, podem causar atrasos no processo de implementação. Os intervenientes podem então estar inclinados a cometer o erro de compensar o tempo perdido, negligenciando algumas das fases de teste inicialmente planeadas.

Perante a adversidade, sempre que as restrições de tempo e orçamento o permitam, todos os testes planeados devem ser realizados. Os intervenientes devem ter em mente que, embora os atrasos sejam um incómodo dispendioso, as questões que surgem, no Go Live ou pouco depois do lançamento devido à insuficiência de testes, irão certamente provocar penalizações operacionais e financeiras muito mais dolorosas. No caso de não existir tempo e recursos, é essencial manter o maior número possível de testes planeados, identificando que aplicações e processos devem ser priorizados.

Formação insuficiente

A formação dos utilizadores finais num novo WMS, antes de este entrar em funcionamento, é uma necessidade evidente. Por vezes, no entanto, a formação de superutilizadores também fica para trás.

As empresas fabricantes que não aproveitam a fase de implementação para dar formação a superutilizadores abdicam de imensas vantagens operacionais e financeiras. Por um lado, a contribuição de operadores de alto nível aumenta a agilidade da equipa de implementação no desenvolvimento e implementação de uma solução WMS verdadeiramente adaptada às exigências da empresa. Afinal, ninguém conhece melhor as necessidades operacionais e infraestruturas do que as próprias equipas.

Os fabricantes também beneficiam de superutilizadores depois da solução ter sido lançada. Os superutilizadores são treinados para resolver e reparar o sistema. O SOLOCHAIN WMS/MES também lhes permite implementar alterações aos fluxos de trabalho e processos, graças aos fluxos de trabalho dinâmicos e às suas "alterações administrativas de baixo código". Mais baratos que os técnicos e com um tempo de resposta muito mais rápido do que as equipas de TI externas, os superutilizadores são um bem interno de valor constante.

Outra vantagem que as empresas fabricantes retiram dos superutilizadores, durante e após a implementação, é a solidificação da perceção entre os utilizadores finais, de que a Equipa de Gestão compreende e acredita na nova solução. Isto no sentido de facilitar a adaptação dos utilizadores finais às mudanças culturais provocadas pelo WMS. 

Para evitar cometer estes erros, e outros, ao implementar o seu novo WMS, deve confiar em parceiros de implementação experientes e de confiança. A Generix Group Portugal dispõe de um conjunto alargado de soluções tecnológicas capazes de apoiar as empresas e capacitá-las para enfrentarem os desafios presentes e futuros. O facto destas soluções serem disponibilizadas sob o modelo Software as a Service (SaaS) facilita os processos de implementação, formação e acompanhamento remoto dos projetos. 

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