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By Christophe Viry
on 01 Sep 2017 10:00 AM
  • EDI

Il semblerait que le fax ne soit pas près de disparaître. Même si certaines de ses utilisations sont devenues obsolètes, croyez-le ou non, le fax reste toujours très prisé dans le cadre professionnel. Ce sont actuellement plus de deux milliards de fax qui sont envoyés chaque année en France. De fait, il reste l’un des moyens de communication les plus utilisés dans le secteur B2B. Apparemment, les entreprises continuent de voir des avantages importants au fax : il est facile d’utilisation, il a une valeur juridique et garantit la traçabilité des échanges, il offre aussi un flux de distribution garanti. Ces avantages font qu’il est encore utilisé par 99 % des entreprises aujourd’hui. Le logiciel d’échange de données informatisées (EDI) a permis aux entreprises de consolider et de gérer les échanges par courrier postal, fax et email de manière numérique, mais il est désormais temps de voir ce que l’avenir nous réserve, notamment concernant le fax. Le Cloud est le futur du fax, nous vous proposons pour cela de découvrir dix bonnes raisons de migrer votre service de fax.

Risque d’obsolescence de l’appareil

Si vous utilisez un système de fax en interne centralisé, il est probable que vous découvriez que votre matériel et vos logiciels ont une date d’expiration. On note un élan en faveur de l’utilisation d’applications EDI SaaS, souvent parce qu’une migration dans le Cloud permet d’éviter les soucis liés aux mises à jour manuelles et à la maintenance de logiciels, tout en centralisant différents moyens de communication. 

Externaliser l’informatique vers le Cloud

Externaliser certaines tâches informatiques vers le Cloud donne à l’équipe de votre service informatique en interne la possibilité de consacrer plus de temps sur des tâches plus importantes. Cela diminue les contraintes liées à la maintenance et aux mises à niveau car tout est géré à distance, et cela permet aussi à l’entreprise d’utiliser les technologies les plus modernes.

Consolider les applications

La migration de votre système de fax vers le Cloud présente l’avantage considérable de pouvoir l’associer à d’autres applications professionnelles. Un service fax-managed peut être intégré dans une plateforme B2B collaborative globale dans laquelle vous pouvez facilement passer d’un moyen de communication à un autre. Fax to EDI, EDI to portail, portail to fax, il existe de nombreuses possibilités de configuration des flux en fonction des exigences de votre activité.

La nécessité d’un logiciel sécurisé et conforme

Les serveurs fax traditionnels analogues présentent certains risques de sécurité auxquels vous n’avez peut-être pas pensé auparavant. Des copies non sécurisées et non chiffrées sur un serveur ou un disque dur, des mesures de sécurité obsolètes, et même des supports confidentiels accessibles à tous, sont autant d’éléments qui font courir à l’entreprise le risque d’un non-respect des normes de conformité.Une solution SaaS Fax-Managed Service peut considérablement réduire ces risques aussi bien durant l’échange que durant le stockage.

Visibilité globale et reporting

Un logiciel dans le Cloud et intégré offre un meilleur niveau de visibilité ainsi qu’un moyen plus simple de gérer les flux, une excellente conservation de la traçabilité ainsi qu’une configuration des services de reporting permettant de répondre aux besoins de l’activité. 

Des niveaux de service plus élevés et différents

Les SLA des SaaS donnent aux clients la possibilité de configurer les services demandés en fonction des besoins plutôt que d’acquérir un système coûteux proposant des services dont ils n’ont pas besoin, ou, au contraire, un système incapable de s’adapter à de nouvelles fonctionnalités. Ces niveaux de service peuvent être ajustés en cas de changement des processus métiers.

Une meilleure assistance pour les utilisateurs professionnels

Les solutions de gestion de fax en SaaS et l’assistance peuvent être convenues dans des SLA et des contrats en vue de répondre aux besoins du client, un avantage que les logiciels et le matériel traditionnels de fax ne sont pas en mesure d’offrir.

Manque d’expertise ou d’intérêt de la part du prestataire

Il est probable qu’un prestataire de services de fax traditionnel ne s’occupe que de la fourniture du matériel et du logiciel de base sans prendre en charge la maintenance qui les accompagne ni même la mise à jour du système nécessaire au titre de changements des processus métiers. Cet inconvénient vous emprisonne dans un système qui peut facilement devenir dépassé voire obsolète.

Réduction des dépenses

Un logiciel de gestion de fax en SaaS dans le Cloud contribue à réduire les dépenses internes de façon considérable grâce à la possibilité de payer en fonction de l’utilisation du service, ce qui permet une réduction des coûts durant les périodes creuses. Les investissements et réinvestissements dans le matériel et les logiciels deviennent également inutiles.Les coûts de maintenance, d’assistance et de mises à niveau sont également inclus dans le tarif mensuel au lieu d’être facturés séparément.

Stratégies de transformation numérique

Les entreprises cherchent à tirer parti de l’accélération du développement des technologies numériques dans leur supply chain, et l’idée de pouvoir consolider l’EDI avec d’autres services via des plateformes SaaS dans le Cloud est très séduisante.
 
Migrer votre système de fax vers le Cloud est une étape vers l’avenir des services EDI : c’est une solution à l’excellent rapport qualité-prix qui permet aux entreprises de non seulement consolider leurs applications mais aussi de développer leur efficacité et d’évoluer à un niveau plus global.

Christophe Viry

Expert in EDI, Software integration, e-invoicing…