Optimiser l'e-invoicing avec un portail collaboratif

Portail collaboratif : pourquoi s'y mettre ? 

Dans un contexte économique toujours plus complexe, les entreprises doivent aujourd'hui s'organiser pour rester compétitives. Les échanges se multiplient et les exigences sont de plus en plus importantes en matière de coûts et de délais. 

Pour améliorer leurs performances et la relation avec leurs fournisseurs ou clients, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à s'équiper d'une solution collaborative. Pas étonnant lorsque l’on considère que la gestion des fournisseurs est le processus administratif le plus chronophage pour les entreprises, avec un temps moyen de traitement de facture fournisseur évalué à 14‍ jours ! 

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Les bénéfices d'un portail collaboratif appliqué à la relation fournisseur 

En s'équipant d'une plateforme de collaboration B2B, les entreprises peuvent bénéficier de nombreux avantages fonctionnels et ainsi gagner en performance sur leur flux de factures entrantes : 

● Concentration sur une même application de toutes les étapes digitalisées du Purchase to Pay. Il s'agit de la meilleure manière de mettre en place sans effort une piste d’audit fiable. En partant d’une gestion partagée du référentiel, les données de facturation sont progressivement constituées en collectant les éléments des flux de commandes et logistique. 

● Réduction des litiges ainsi que de l’effort de leur résolution. Avec des mécanismes d’autocontrôle, les factures sont certifiées avant leur transmission vers l’acheteur. En cas de litige, le fournisseur est notifié et invité à corriger la facture en ligne.

● Réduction des coûts de traitement des factures. Avec un portail fournisseur, plus besoin de récupérer les factures et de les télécharger dans le système d'entreprise. Cette tâche est déléguée aux fournisseurs, permettant ainsi à la société de gagner du temps et de réduire les frais de copie papier. Plusieurs modes sont supportés : factures EDI, factures PDF, saisie en ligne… Le tout, en conformité avec les réglementations fiscales en vigueur.

● Amélioration de la sécurité et de la traçabilité des données. Les informations transmises par les fournisseurs sont uniformisées pour favoriser leur traitement. La gestion des accès répond par ailleurs à différents niveaux d'accréditation pour sécuriser les données disponibles en temps réel. 

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Une solution de collaboration multi-entreprises permet donc d'enrichir la relation de la société avec ses fournisseurs et de mettre en place un véritable rapport de proximité. L'accusé de réception des commandes et l'avis d'expédition des marchandises peuvent éviter les litiges liés aux approvisionnements. Quant à la dématérialisation des factures, elle assure à l'entreprise comme à ses fournisseurs une meilleure visibilité sur la facturation et les règlements. 

Focus sur la solution Generix Supplier Portal 

Le Supplier Portal développé par Generix Group couvre la majorité des processus commerciaux, logistiques et financiers de l'entreprise avec ses fournisseurs. Cette solution collaborative B2B dispose en effet de nombreuses fonctionnalités facilitant leurs échanges et leur collaboration : 

1. partage et maintenance de référentiels (fiches produits, prix, catalogues, données bancaires, ...) ; 
2. gestion de commandes et suivi des expéditions de marchandises ; 
3. facturation fournisseurs et édition d’avis de paiement ; 
4. gestion des litiges de facturation ;
5. aide au rapprochement automatique des factures ;
6. génération des avoirs ;
7. établissement d'indicateurs de performance ou encore de tableaux prévisionnels sur les ventes... 

Disponible en mode SaaS, le portail collaboratif peut également s’interfacer avec les applications de gestion des clients pour une meilleure coordination des services.