WMS - Gestion d’entrepôt

Disposer d’une meilleure vision de l’activité logistique de l’entreprise, éviter les erreurs de préparation des commandes et optimiser l’exploitation des moyens et surfaces font partie des objectifs clés dans le déploiement et la mise en place d'un WMS. Pour y parvenir, vous devez pouvoir compter sur les fonctionnalités clés d'un outil complet :

• Faciliter la gestion des emplacements et des stocks : le WMS permet de suivre et d’optimiser l’allocation des articles dans les emplacements pour un gain de place et une adaptation respectant les taux de rotation des produits pour rendre les préparations plus productives.
• Gérer la préparation des commandes : une démarche indispensable pour satisfaire les commandes tout en minimisant les ressources employées pour y parvenir. La clé réside notamment dans la réduction des trajets à vide, l’optimisation des déplacements et l'intégration d'un grand nombre de modes de préparation (préparation mono-commande, ramasse et ventilation, etc.).
• Optimiser la gestion des réceptions et des expéditions : le WMS doit pouvoir prendre en charge toutes les informations concernant les entrées et les sorties de marchandises afin de rendre possible le contrôle de toutes les opérations internes associées. Cela signifie enregistrer et vérifier la conformité des articles réceptionnés ainsi que leur affectation (stockage, préparation, expédition, etc.).
• Organiser le suivi de l’activité de l’entrepôt : parce qu'il est l’outil du gestionnaire de l’entrepôt, le WMS définit et assure le suivi des indicateurs sur sa performance. Il collecte ainsi des statistiques de fonctionnement et les niveaux d’inventaires pour prendre les bonnes décisions au bon moment.
   

La pression toujours plus accrue exercée sur les responsables de la logistique pour optimiser la productivité est l'un des points les plus importants dans les chaînes d'approvisionnement actuelles. Un WMS est un outil puissant qui permet une exécution très efficace des opérations régulières d'entreposage et un traitement dynamique des événements imprévus. De quoi contribuer à réduire les coûts d'exploitation tout en augmentant les performances logistiques et l'agilité de votre organisation.

Un WMS propose des fonctionnalités d’optimisation visant à améliorer les performances de l’entrepôt en tant que centre de production logistique. Un outil très important, en particulier à l'ère de l’essor du e-commerce. Les avantages d'un WMS sont nombreux :

• Il optimise la gestion logistique de l’omnicanal afin de travailler avec des flux simultanés composés de règles différentes. Ainsi, il peut aussi bien satisfaire des commandes unitaires correspondant aux livraisons e-commerce que des achats en volume.
• Il apporte agilité, réactivité et visibilité dans les opérations logistiques, qu'il s'agisse de l'arrivage de produits de la part des fournisseurs ou des retours des clients qui peuvent être réintégrés à une commande immédiatement.
• Il est capable de combiner une grande diversité de modes de préparation comme une préparation monoclient pour les commandes urgentes et volumineuses à destination d'un revendeur ou la préparation multiclients utilisée lorsque les commandes sont moins nombreuses ou de plus petite taille.
• Il vous aide à maîtriser une traçabilité fine et un pilotage poussé pour un meilleur contrôle sur la réalisation des opérations. Une approche utile pour accélérer les processus d’enquête et de retrait-rappels en cas de besoin. Grâce aux données de types SSCC (numéro séquentiel de colis), codes lots, dates ainsi que les divers modes d’identification des articles et des supports (codes à barres GTIN 128, QR codes, RFID, Datamatrix, etc.), le WMS devient un centre de contrôle à 360 degrés pour votre entrepôt.
• Il optimise votre travail au quotidien : rotation des produits, fréquences et types de mouvement, disposition des lieux, optimisation des itinéraires dans l'entrepôt, etc.
• La pré-expédition permet de construire une commande virtuelle avant de procéder à sa prise en charge, en calculant le poids et la quantité de toutes les palettes.
• Des systèmes d'alerte automatique surveillent en temps réel chaque phase (réception, stockage, préparation, expédition), pour détecter les risques de goulets d'étranglement et les événements inattendus dès qu'ils se produisent, avant qu'ils ne puissent avoir un impact sur la productivité de l'entrepôt.

On ne change pas de solution WMS tous les ans. Le but est d'avoir une plateforme stable, solide et évolutive, car les activités des entreprises et les rôles assignés aux entrepôts doivent faire face à des changements fréquents. Chez Generix, nous proposons des solutions extrêmement flexibles et hautement configurables offrant des possibilités étendues pour votre entreprise, ainsi qu'un service de support réputé qui facilite la mise en œuvre et la collaboration. Le choix de la bonne solution est donc capital et pour cela, il faut s'appuyer sur des critères objectifs. 

• La fiabilité de la solution : commercialement, il serait très pénalisant que l’entrepôt soit confronté à un arrêt technique de plusieurs heures. Il est indispensable de disposer d'un WMS très fiable avec la mise en place par l’éditeur d’un Service Level Agreement (SLA). En complément, il est important de vérifier les moyens mis en place par le prestataire en cas d’incident d’exploitation.
• La richesse fonctionnelle : un WMS peut disposer de très nombreuses fonctionnalités et il est important de retenir une solution ayant une couverture fonctionnelle large afin de pouvoir faire face aux problématiques actuelles et futures sans avoir besoin de faire développer des adaptations spécifiques. Avec l’essor du e-commerce et de l’omnicanal, l'entrepôt a beaucoup évolué et il convient de valider que la solution de WMS puisse bien répondre à ces nouveaux enjeux.
• La modularité de l’offre : le but est de pouvoir utiliser (et payer) uniquement ce dont vous avez besoin parmi toutes les options proposées. En privilégiant dans un premier temps les modules qui permettront d’engranger rapidement les premiers bénéfices, l’entreprise pourra accélérer les déploiements et l’appropriation de l’outil par les utilisateurs. Avoir recours à une plateforme disponible en SaaS, s’avère alors être une bonne solution.
• L’évolutivité de la solution : vous n'avez sans doute pas envie de changer de WMS à chaque fois que votre offre ou votre activité évolue. Le but est donc de trouver une solution capable de suivre l’évolution de l’activité de la société sans avoir à réaliser de développements personnalisés futurs.
• L’ergonomie : la frontière entre applications grand public et logiciels métier est de plus en plus réduite. Alors que des efforts sont faits sur les applications du quotidien en termes d'expérience, de design et d'interface, les entreprises veulent désormais des applications ergonomiques, faciles à utiliser et « user friendly ». Une bonne ergonomie accélère la prise en main de l'outil et limite les risques de résistance au changement.
• Le coût d’utilisation de la solution : au-delà du prix logiciel, il convient de bien intégrer dans ses comparatifs l’exhaustivité des coûts qui devront être assumés (infrastructure, maintenance, montée de version, etc.). En particulier quand les solutions comparées ont des modes de commercialisation différents (licence et SaaS). On parle alors de TCO pour Total Cost Ownership. 
• La capacité à intégrer l’entrepôt dans l’écosystème informatique existant : le WMS doit interagir et récupérer les données des systèmes en place. Ce travail est notamment facilité avec une solution SaaS.
   

Dans un contexte d’évolution des typologies de flux logistiques à traiter et des missions attribuées à l’entrepôt, la définition du périmètre d’action de la future solution représente un enjeu conséquent. Il faut s’assurer de bien lister ses besoins à moyen et long termes et de vérifier que les éditeurs retenus seront en mesure d’y répondre de par leur richesse fonctionnelle.

Le périmètre fonctionnel d'un WMS couvre la connaissance des stocks, leur localisation, l’exécution des opérations ainsi que le suivi de l’activité de l’entrepôt. Cependant, d’autres sujets peuvent désormais profiter aux entreprises évoluant dans des environnements toujours plus fluctuants et complexes. Déterminer son périmètre fonctionnel permet de structurer votre approche et la manière dont vos flux de données, marchandises et produits vont circuler et seront gérés par votre système d'information. 

La bonne définition de votre périmètre fonctionnel permet de trouver la solution à vos besoins. Si un WMS peut gérer beaucoup de choses, il ne peut pas tout faire. Par conséquent, il est important d'aligner ses projets avec le core business d'un WMS afin de trouver la bonne solution. 

La question du budget est clé dans la mise en place d'un WMS. En effet, le but d'un WMS est de vous faire gagner du temps, d'optimiser vos processus et de travailler plus efficacement.. Les coûts d'acquisition dépendent de nombreux facteurs :

• Les frais de licence de la solution : les coûts sont généralement basés sur le nombre total d'utilisateurs. Certains fournisseurs de WMS utilisent d'autres données telles que les volumes de commandes annuelles. Assurez-vous de connaître les détails de l’offre de l'éditeur du WMS que vous convoitez, afin de pouvoir vous projeter dans le futur. Posez-vous par exemple la question, quel sera l'impact de votre croissance sur vos besoins en licences au cours des deux ou trois prochaines années ?
• Les modules optionnels : au départ, il peut être difficile de déterminer quelles fonctions sont disponibles dans le système de base par rapport aux modules optionnels en se basant sur des démonstrations. Ainsi, il est toujours prudent de prévoir un budget pour certains modules supplémentaires avant d'évaluer leur intérêt selon votre utilisation.
• Maintenance et assistance : même si la maintenance est réduite dans le cadre d'une solution en mode Saas, il faut s'assurer de savoir ce qui est inclus ou non dans l’offre retenue pour votre WMS. Ne négligez pas non plus la dimension support. Il faut savoir qui contacter en cas de question ou de problème, comment gérer la formation et l'onboarding des nouveaux utilisateurs et avoir un interlocuteur unique chez l'éditeur pour tout besoin.
• Modifications et personnalisation : chaque changement peut ajouter des coûts, des risques et du temps à un projet. Si vous devez apporter des modifications, décrivez-les en détail dans votre cahier des charges, en amont de votre consultation, pour obtenir un devis le plus précis possible, aussi bien en termes de coût que de calendrier. Si vous ne savez pas au moment de l'établissement du budget si elles sont nécessaires, prévoyez des fonds de réserve. 
• Coûts internes de gestion du projet : ne regardez pas uniquement les coûts du fournisseur de WMS. Il vous faudra également budgétiser les coûts internes avec précision. Devrez-vous embaucher un chef de projet interne ? Une équipe dédiée ? Pour combien de temps ? Qui va gérer la transition d'un système à l'autre ? Puisque le choix et le déploiement d'un WMS sont un projet structurant pour votre entrepôt, il sera sans doute nécessaire de mettre en place une équipe transversale et dédiée au projet qu'il faudra inclure dans les coûts.
   

Alors que la solution on premise a été la norme pendant longtemps, le SaaS s'est aujourd'hui totalement démocratisé. Il faut dire qu'il dispose de sérieux avantages :

• Disposant d’un environnement sécurisé et facilement accessible via n'importe quel appareil connecté à Internet depuis pratiquement n'importe où.
• Mise en œuvre rapide et facile.
• Intégration harmonieuse avec les ressources informatiques existantes.
• Modèle de paiement à l'utilisation, avec la possibilité d'accéder à autant de ressources que nécessaire et adapté à vos besoins..
• Capacité à évoluer rapidement, ce qui favorise la souplesse de l'entreprise.
• Aucun investissement initial en termes de licence et de matériel n'est nécessaire.
• Aucuns frais de maintenance et de mise à niveau.
• Aucune charge opérationnelle informatique pour l'entreprise utilisatrice, le prestataire de services est responsable de l'installation et de la mise à jour de l'application et de la gestion des serveurs.
• Rentabilité plus rapide, car les frais inhérents au projet sont amortis en 2 à 3 mois.

En basculant sur un WMS SaaS, l’entreprise s’assure que celui-ci évoluera dans le temps et en fonction des besoins logistiques identifiés par l'ensemble des clients de l'éditeur au fur et à mesure de son usage. Le paiement de la solution s’effectuant à l’usage, tous les coûts sont généralement inclus (utilisation, hébergement, maintenance, mise à jour, etc.). C’est un service tout compris qui est loué, ce qui permet d’affranchir son département informatique des problématiques d’architectures, de choix et de gestion de l’hébergement.

Bien entendu, lorsque l'on aborde l'avantage d'adopter une méthode de mise en production  plutôt qu'une autre (SaaS/on premise), il convient d'examiner attentivement tous les éléments multiples qui sont propres à chaque organisation individuelle et à chaque projet d’implémentation d'un logiciel de gestion d'entrepôt afin d'arriver à une évaluation exhaustive et à un équilibre des coûts tant à court et moyen terme qu'à long terme.
 

Un WMS en mode SaaS facilite grandement l’intégration dans l’écosystème informatique existant. Le cycle de vie moyen d'un logiciel WMS étant de l'ordre de 10 à 15 ans, la capacité du programme de gestion d'entrepôt à évoluer dans ce laps de temps est fondamentale : c'est le facteur clé qui garantit le soutien de la stratégie commerciale à moyen-long terme de l'entreprise utilisatrice (nouveaux secteurs d'activité, gestion des opérations de commerce électronique et omnicanal, mises en œuvre dans des contextes internationaux ou multisites, adoption de technologies émergentes).

Ce qu'il faut essentiellement évaluer, c'est l'évolutivité du logiciel de gestion d'entrepôt en termes de volumes gérés, de mètres carrés disponibles, d'utilisateurs simultanés autorisés, d'intégration de nouveaux processus, partenaires et sites, et d'étendue de la visibilité fournie. 

La capacité d'un logiciel de gestion d'entrepôt à s'intégrer de manière transparente au système d'information de l'entreprise est essentielle pour davantage d'agilité et de compétitivité. Le WMS s'interface avec de nombreux systèmes différents tout au long de la chaîne d'approvisionnement (ERP pour la saisie des achats et des commandes clients, TMS pour la gestion du transport, WCS pour le contrôle automatisé de la manutention, APS pour l'achat des matières premières et la planification de la production, et autres). On ne peut d'ailleurs fournir des performances de haut niveau d'un outil aussi puissant que s'il est totalement intégré au cœur de la technologie et des processus de l'entreprise.

Grâce au cloud, une solution SaaS ne nécessite pas de traiter  les problématiques d’architectures, de choix et de gestion de l’hébergement. Il suffit de vous abonner à un service et c’est à l’éditeur de fournir le niveau de performance promis, souvent encadré par un SLA (Service Level Agreement). Aucune installation n’est nécessaire : tout se fait via un accès web.

La gestion de l'entrepôt par une solution cloud est à privilégier pour que les applications puissent communiquer dynamiquement les unes avec les autres à l’aide d’API et de web services. Le SaaS représente le moyen de basculer vers une supply chain end-to-end offrant une visibilité à 360°.

La technologie SaaS gagne de plus en plus de terrain dans de nombreux nouveaux projets WMS, pour plusieurs raisons : 

• Déploiement facile et rapide.
• Modèle de paiement à l'utilisation, permettant d'accéder aux ressources et adapté à vos besoins.
• Grande évolutivité répondant aux besoins des entreprises en termes de flexibilité et d'agilité.
• Pas d'investissement initial et pas de dépenses de maintenance et de mise à niveau, qui sont supportées par le fournisseur.
• Passage des investissements informatiques en dépenses opérationnelles (de CAPEX à OPEX).

Tous ces facteurs contribuent à réduire le coût total de possession d'un système de gestion de l'information en mode SaaS et en font un choix intéressant sur le plan des prix. 

La question du prix est néanmoins très variable, car elle est généralement influencée par de nombreux facteurs qui concernent spécifiquement la réalité dans laquelle la solution sera mise en œuvre, y compris, par exemple, les volumes à traiter, la taille des zones, et le type de processus à gérer.

Le marché a pleinement perçu la valeur que ce type de solution peut apporter à la chaîne d'approvisionnement, tant en termes d'exécution que d'optimisation et, dans le choix, les entreprises ont tendance à accorder une plus grande priorité à d'autres facteurs, tels que l'étendue des fonctionnalités, la flexibilité, l'évolutivité.
 

L'adéquation du logiciel de gestion d'entrepôt d'un point de vue fonctionnel et commercial doit être étayée par le profil et les compétences du fournisseur, qui peuvent influencer le résultat du projet autant que la solution elle-même. Si les fonctionnalités de la solution sont importantes, il faut aussi s'intéresser de plus près aux caractéristiques de l'éditeur. Pour vous aider à prendre la bonne décision, voici quelques questions à vous poser :

L'éditeur :

• Quel est son historique ? Depuis combien de temps existe-t-il ? Travaille-t-il uniquement en France ou dispose-t-il de projets à l'international ?
• Est-il spécialisé dans la gestion des entrepôts ou a-t-il d'autres activités ? Le cas échéant, quelle est la part de son chiffre d'affaires dans l'activité WMS ?
• Qui sont ses clients importants ? Sont-ils satisfaits ? Avez-vous pu vous entretenir avec eux pour en savoir plus ?
• Est-ce que l'éditeur internalise la gestion, le développement de son WMS ou est-ce sous-traité ? Quel est son niveau d'expertise ?

Accompagnement et transition :

• Existe-t-il une solution d'accompagnement clé en main ?
• Quelle est la méthodologie pour accompagner le changement en interne ?
• Qui contacter en cas de problème ? Disposez-vous d'un contact unique pour toute question ?
• Existe-t-il une roadmap des nouvelles fonctionnalités à venir ? Lorsqu'elles sont implémentées, comment former les utilisateurs aux nouveautés ?

Le budget :

• Qu'est-ce qui est compris dans l'offre proposée ? Y a-t-il des options ou des fonctionnalités qu'il faut payer en plus ?
• Quel est le modèle économique de l'éditeur ? Quels sont les coûts cachés ? Est-ce que les mises à jour, la maintenance et la sécurité sont comprises dans le budget ?
   

• Préparation et appropriation de la démarche : c’est dès l’étape de sélection de la solution que se joue la réussite de l’implantation. En intégrant les futurs utilisateurs du WMS le plus en amont possible, au moment de l’expression des besoins, on s’assure de leur adhésion. Ce point est en particulier clé quand il s’agit de remplacer une solution « sur mesure » par des fonctionnalités de WMS plus standardisées.
• Rédaction du cahier des charges : la définition des besoins et leur retranscription dans le cahier des charges constituent des étapes clés. Il s’agit de prendre en compte les besoins réels et en particulier ceux non satisfaits par la solution existante. Doivent également être décrits : les contraintes, les processus cibles et l’organisation du projet interne. C’est ensuite aux éditeurs de partir de cette expression des besoins pour proposer les modules qui y répondent.
• Constitution du dossier de retour sur investissement : il servira de référence en interne une fois le projet lancé. Dans les moments de turbulence inhérents à tout projet, il sera possible de s’y reporter pour rappeler les objectifs de la mise en place de la solution. Y seront notamment décrits les bénéfices que le WMS doit apporter à l’organisation et la façon dont il contribuera à la bonne application de sa stratégie commerciale.
• Sélection des éditeurs : cette étape ne vise à retenir que des solutions en mesure d’adresser les besoins exprimés dans le cahier des charges.
• Consultation des éditeurs : ce temps fort doit comprendre des allers / retours, présentations, démonstrations, visites de références, soutenances, etc. Le nombre de points à valider étant important, la qualité de l’étape de sélection prend tout son sens. Elle doit permettre d’économiser beaucoup de temps, plus tard dans le projet. Il est conseillé de construire en amont de la consultation une grille d’évaluation multicritères pour comparer objectivement les solutions et les éditeurs. 
• Réalisation d’un POC (Proof Of Concept) : il a pour objectif de valider la pertinence de la solution. À partir d’un jeu de données sur un périmètre défini, il devient possible de vérifier comment le système répond aux besoins exprimés. C’est l’occasion pour les équipes de s’assurer que la solution apporte l’aide attendue, qu’elle est facile d’utilisation et adaptée au contexte dans lequel évolue l’entreprise.