E-invoicing met Europese overheidsdiensten

Gepubliceerd op 20 augustus 2020

e-invoicing europa
Montse Sánchez
Montse
Sánchez
Territory Manager B2B & Integration Solutions
Categorieën
B2B Collaboration
Wetgeving

Elektronische facturatie bevordert de grensoverschrijdende handel en is een drijvende kracht achter innovatie en efficiëntie in organisaties, met name in overheidsdiensten. De uitbreiding ervan is een wereldwijde trend. Volgens het laatste rapport van Billentis “The e-invoicing journey 2019-2015” wordt geschat dat de omvang van de wereldwijde e-invoicing markt tegen 2025 zal verviervoudigen. Ook wordt verwacht dat tegen die datum e-invoicing wereldwijd het meest gebruikte model zal zijn.


In het geval van de Europese Unie maakt elektronische facturatie deel uit van het initiatief “Digitale agenda voor Europa”, dat op zijn beurt deel uitmaakt van de Europa 2020 strategie. Het doel is om een zeer concurrerende Europese sociale markteconomie tot stand te brengen en daartoe is het van cruciaal belang om alle economische en sociale voordelen van een digitale samenleving te realiseren.

Oplossing
generix_invoice_services

Invoice Services

Bekijk de specifieke pagina om alle functies en meer te ontdekken Ontdek
Volg ons

DIGITAL SINGLE MARKET

Het creëren van een Digital Single Market betekent dat nationale belemmeringen voor online transacties, zowel in de openbare als in de particuliere sector, moeten worden weggenomen en dat de 28 nationale markten moeten worden omgevormd tot een unieke markt, die bestaat uit meer dan 500 miljoen mensen en potentiële consumenten.

De publieke sector speelt in de digital single markt een sleutelrol als regelgever. Het gebruik van e-invoicing in de overheidssector zal bijdragen tot de modernisering van de overheidsdiensten en zal het grote publiek aanzienlijke voordelen opleveren in termen van besparingen, milieueffecten, vermindering van de administratieve lasten en grotere fiscale transparantie.

De Europese Commissie is van mening dat de grootschalige invoering van elektronische facturatie de hele Europese Unie ten goede zal komen en zal bijdragen aan de verbetering van haar concurrentievermogen.

interoperabiliteit

Interoperabiliteit is de mogelijkheid van een systeem of platform om gegevens te ontvangen van een onafhankelijke partner of een ander platform, zoals dat van een concurrent. Elektronische facturatiesystemen zijn nodig om deze interoperabiliteit te bereiken, die van cruciaal belang zal zijn voor de verwezenlijking van een digital single market, een essentieel element om de digitale transformatie mogelijk te maken.

Om dit gebrek aan samenhang op te lossen, heeft de Europese Commissie verschillende initiatieven genomen, waaronder het European Interoperability Network (EIF). Dit is een reeks gidsen, aanbevelingen en gemeenschappelijke beginselen die erop gericht zijn de grensoverschrijdende verlening van openbare diensten te vergemakkelijken en te bevorderen. Zij houdt toezicht op de verschillende digitaliseringsstrategieën van de overheidsdiensten in elk land en gaat na of deze voldoen aan de minimumeisen die de interoperabiliteit in de Europese Unie garanderen.

Europese standaarden

Om te zorgen voor maximale interoperabiliteit tussen alle lidstaten heeft de Europese Commissie de Europese vereniging CEN (European Committee for Standardization) opdracht gegeven om normen voor e-invoicing op te stellen. Een Europese norm die door alle lidstaten wordt erkend, biedt bedrijven de mogelijkheid hun producten en diensten in de hele Europese markt te verkopen.

De twee goedgekeurde syntaxen volgens de CEN studie zijn als volgt:

  • XML bericht van de UN/CEFACT factuur van toepassing op de hele industrie zoals gedefinieerd in de XML 16B (SCRDM-CII)
  • UBL bericht van de factuur en creditnota zoals gedefinieerd in ISO/IEC 19845:2015

Dit betekent dat de aanbestede overheidsdiensten verplicht zijn elektronische facturen te ontvangen en te verwerken die voldoen aan de Europese norm voor e-invoicing en aan elke syntaxis die is opgenomen in de door de Commissie gepubliceerde lijst.

PEPPOL

PEPPOL (Pan European Public Procurement Online) is een reeks specificaties die bedoeld zijn om overheidsopdrachten tussen bedrijven en overheden te vergemakkelijken, ongeacht de locatie of de gebruikte systemen. Met andere woorden, het is een gemeenschappelijke en interoperabele norm, die essentieel is voor de ontwikkeling van internationale digitalisering.

Het standaardbericht dat door het PEPPOL-netwerk wordt aangenomen heet PEPPOL-UBL (Universal Business Language) en is een variant op XML.

Het is ontworpen voor gebruik in alle soorten industrieën en sectoren. Vandaag de dag is de gezondheidssector echter het meest ontwikkeld.

PEPPOL is momenteel operationeel in landen zoals België, Frankrijk, Italië, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk en Verenigd Koninkrijk.

Status van de factuur in de EU-landen en andere Europese landen

In de volgende afbeelding ziet u een overzicht van de implementatiestatus van e-invoicing in verschillende landen in Europa. En hieronder gaan we in detail in op de implementatie van e-invoicing in een aantal EU-landen.

 

 

e-invoicing europa

SPANJE

e-invoicing spanjeVerplichting
Elektronische facturatie is vanaf 15 januari 2015 verplicht bij de overheid.

B2G elektronische factuur

Leveranciers aan de overheid moeten elektronische facturen sturen naar de PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas / Algemeen invoerpunt voor elektronische facturen) dat elke overheidsadministratie in staat heeft gesteld en technisch voorbereid is om de ontvangst van de documenten te vergemakkelijken. Zodra de elektronische facturen in de PGEFe zijn ontvangen, worden ze automatisch naar het boekhoudregister van de desbetreffende afdeling gestuurd om te worden verwerkt en betaald.


B2B elektronische factuur

De contractenwet 9/2017 voorziet in het verplichte gebruik van elektronische facturatie via FACeB2B vanaf 1 juli 2018 in relaties tussen onderaannemers en hoofdaannemers van de overheidsadministratie wanneer het bedrag meer dan 5.000 euro bedraagt.

 

BELGIË

e-invoicing belgieVerplichting
Vanaf juli 2017 moeten alle federale overheidsdiensten elektronische facturen kunnen ontvangen. Sinds 2018 zijn leveranciers van de federale overheid die deelnemen aan aanbestedingen van meer dan 135.000 euro ook verplicht om elektronisch te factureren. Sinds januari 2020 accepteert de overheid alleen nog maar elektronische facturen. In het Vlaamse Gewest zijn zowel de overheidsadministraties als de leveranciers vanaf 2017 verplicht om gebruik te maken van e-invoicing, waardoor het de meest geavanceerde regio in België is op het gebied van elektronische facturatie. De andere regio’s werken nog aan de uitvoering van de regionale wetgeving inzake e-invoicing.


Systeem
De elektronische facturen aan de overheid kunnen volgens het PEPPOL model worden verstuurd. De federale overheid heeft een centraal platform voor het ontvangen van facturen, MERCURIUS, dat is aangesloten op het PEPPOL-netwerk. Alle publieke entiteiten in het land - zowel gecentraliseerd als gedecentraliseerd -  kunnen gebruik maken van dit platform. Zij zijn echter vrij om een directe verbinding met het PEPPOL-netwerk te kiezen.

 

PORTUGAL

e-invoicing portugal

Verplichting
Vanaf 18 april 2019 zijn centrale overheidsdiensten en -instellingen al verplicht om de factuur in elektronische vorm te ontvangen. Vanaf 18 april 2020 wordt het gebruik ervan uitgebreid tot lokale overheden.
Voor grote bedrijven is e-invoicing met de overheid vanaf december 2020 verplicht. Voor KMO’s zal dat vanaf 30 juni 2021 zijn.


Systeem
Het eSPAP zal een platform bieden voor de implementatie van het elektronische model in Portugal. Maar niet alle overheidsinstanties zijn verplicht om het te gebruiken.

 

 

ITALIË

e-invoicing italieVerplichting
Sinds 2014 is het gebruik van elektronische facturatie bij de overheid verplicht. Daarnaast is het sinds 1 februari 2020 ook verplicht om de elektronische bestelling te gebruiken bij de instanties van de Nationale Gezondheidsdienst.


B2G elektronische factuur
De Italiaanse elektronische factuur heet FatturaPA. Het “Sistema di Intercambio” (SdI) is het portaal voor het verzenden van elektronische facturen naar overheidsdiensten. Via dit portaal worden elektronische facturen ontvangen en SdI stuurt deze door naar de ontvanger die door zijn IPA-code wordt geïdentificeerd.
In het geval van elektronische bestellingen worden 3 gebruiksscenario’s overwogen, afhankelijk van elke situatie, deze worden verstuurd via het platform “Nodo Smistamento Ordini” (NSO) die de documenten valideert. Het formaat van de orders moet UBL PEPPOL zijn.


B2B-B2C elektronische factuur
Sinds 1 januari 2019 is e-invoicing ook verplicht in de B2B en B2C sector, met inbegrip van particulieren. De facturen worden elektronisch naar het SdI platform gestuurd.

* In het proces van het uitreiken van facturen aan de overheidsadministratie kan een gekwalificeerde elektronische handtekening worden opgenomen vanaf een veilig apparaat voor het aanmaken van handtekeningen.

 

DUITSLAND

e-invoicing duitslandVerplichting
Het beheer van elektronische facturen is alleen verplicht voor overheidsdiensten op staatsniveau. Sinds 18 april 2020 is deze verplichting uitgebreid tot de federale en gemeentelijke instellingen. Vanaf november 2020 zijn de B2G leveranciers van de centrale overheid (Bund) en voorlopig ook de federale staat Bremen verplicht om facturen in digitaal formaat uit te reiken.


Systeem
Het e-invoicing systeem in Duitsland is gedecentraliseerd. Het invoerpunt voor de ontvangst van elektronische facturen van leveranciers in Duitsland op nationaal niveau is het centrale portaal “Zentrales Rechnungseingangsportal des Bundes ZRE”. Op federaal niveau kan elke staat kiezen of hij gebruikt maakt van het centrale overheidsplatform of van andere systemen.
De toegestane formaten van de elektronische factuur zijn XRechnung en ZUGFeRD. De XRechnung is een XML document dat is aangepast aan de eisen van de Europese Unie. De ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland) daarentegen is een hybride formaat, bestaande uit een A3 PDF met een ingesloten XML volgens de Europese standaard.

 

 

FRANKRIJK

e-invoicing frankrijkVerplichting
Sinds 1 januari 2020 moeten alle overheidsleveranciers elektronische facturen uitgeven. De aangifte, de verzending en ontvangst van elektronische B2G-facturen moet gebeuren in het Chorus Pro facturatieportaal.


Systeem
De Franse belastingdienst (AIFE) heeft een portal gecreëerd voor het invoeren van facturen bij de overheidsadministratie, Chorus Pro. Enerzijds treedt zij op als een HUB, die belast is met de concentratie van de facturen van de leveranciers en de verdeling ervan aan de overeenkomstige overheidsadministratie voor de verwerking. Aan de andere kant biedt het ook functionaliteiten die typisch zijn voor een gratis webportal voor het uitgeven, uploaden en raadplegen van de status van elektronische facturen, gericht op kleine ondernemingen die niet beschikken over een technologische oplossing voor automatisering en EDI.

* Voor facturen die vanaf 2017 aan de overheid worden gericht, worden twee soorten XML-bestanden ondersteund: INVOIC UBL V2 en UN/CEFACT CII (CCTS/NDR v3.0).
** Hoewel het wettelijk verplicht is om de facturen 6 jaar te bewaren, is het gebruikelijk dat de verzender en de ontvanger de originele documenten ten minsten 10 jaar bewaren vanwege de verschillende interpretaties die kunnen worden gemaakt van de specificaties die door de verschillende Franse wetgeving zijn vastgesteld.
Publicaties
Toon minder publicaties
generix-invoice-services
- 01/08/2018
Productfiche Invoice Services

Sinds 2013 speelt Generix Group een toonaangevende rol op de markt van de dematerialisatie van facturen met zijn aanbod Invoice Managed Services - Onbeperkte forfait.

Meer info
Toon alle publicaties