Voordelen en besparingen van een Supplier Portal

De toegenomen eisen inzake tijd en kosten zetten de beheersactiviteiten van ondernemingen duidelijk onder druk. Hoe vreemd het ook lijkt, er zijn nog steeds bedrijven die verankerd zijn in papier en handmatig beheer, met oude processen die vertragingen en fouten veroorzaken in de beheerprocessen van onze leveranciers. We moeten de voordelen van de digitalisering benutten om de problemen op het gebied van inkoop en administratie aan te pakken.

• Repetitieve manuele processen die gemakkelijk geautomatiseerd kunnen worden.
• Personeel dat zich gedurende het hele proces bezighoudt met taken met een lage toegevoegde waarde, waarbij de processen in verschillende systemen worden beheerd (ERP, mail, Excel...).
• Veel papieren documentatie van verschillende aard in verschillende afdelingen en niet procesgericht (inkoop, magazijn, operaties, boekhouding...).
• Informatie verdeeld over verschillende systemen die niet met elkaar communiceren
• Goedkeuringen die vertraging oplopen en processen vertragen

Procesgericht werken door te digitaliseren betekent dat alle besluitvormers dezelfde informatie delen, deze in alle fasen van het proces visualiseren, de nodige goedkeuringen verzamelen en deze op een soepele en transparante manier delen met de organisatie en de betrokken leveranciers.

De digitalisering van het leveranciersbeheerproces voorkomt niet alleen deze problemen, maar levert ook zeer aanzienlijke besparingen op doordat real-time controle, betere prestaties en betere relaties met leveranciers mogelijk worden:

• Verkort de procestijd aanzienlijk door allerlei repetitieve taken te elimineren
• Vermijdt manuele fouten, biedt betrouwbaarheid en lagere kosten voor het opnieuw verwerken van bestellingen, enz.
• Transactiestromen zijn dynamisch en flexibel en vertragen de activiteiten niet, autorisaties kunnen worden georganiseerd volgens bedrijfsprocessen, drempels, enz.
• Mensen kunnen zich richten op taken met een hogere waarde, besluitvorming, leveranciersanalyse, onderhandelingen, enz.
• Collaboratieve platformen zorgen voor communicatie tussen systemen, toereikende informatie en onmiddellijke zoekmogelijkheden voor documentatie tijdens het hele proces.
• Alle informatie is snel en gemakkelijk toegankelijk, overal in de organisatie en traceerbaar.
• Het verbetert de interne klantervaring van de organisatie omdat zij op elk moment de status van het proces kunnen controleren.

Nog vóór de pandemie schatte een studie van EY dat de gemiddelde verwerkingstijd per eenheid met dit soort portaalsites bij geautomatiseerde processen van 15 dagen naar 3 dagen ging en dat de kosten per eenheid van ongeveer 7-15 euro op papier naar slechts 0,3 cent per verwerkte bestelling/factuur konden gaan.

Als uw bedrijf een project voor leveranciersbeheer overweegt, aarzel dan niet om ons meer informatie te vragen over onze Purchase to Pay (P2P) of Supplier Portal oplossing. Wij informeren u graag vrijblijvend.