Dematerialisatie betekent het vervangen van papieren documenten door digitale bestanden. Er zijn twee soorten dematerialisatie. De eerste, bekend als “duplicaat”, gaat uit van een bestaande papieren drager om een digitale kopie te maken: dit gebeurt bij gebruik van een scanner. De tweede vorm van dematerialisatie wordt “native” genoemd. In dit geval is er geen originele papieren drager, maar worden de bestanden rechtstreeks door computersoftware gegenereerd (bijvoorbeeld een factuur wordt door een ERP-systeem geproduceerd, een loonstrook door een oplossing voor loonbeheer, enz.)
Waarom dematerialiseren?
De voordelen van dematerialisatie zijn talrijk:
Productiviteitswinst: dematerialisatie maakt het mogelijk veel tijdrovende processen te automatiseren en betrouwbaar te maken: archivering van documenten, afgifte van facturen, verzending van herinneringen, enz. Werknemers kunnen dus meer tijd besteden aan taken met een hoge toegevoegde waarde.
Kosteneffectiviteit: het beheer van een gedematerialiseerd document is veel goedkoper dan het beheer van een papieren document, waarvoor menselijke handelingen, materiaal (papier, inkt, eventueel envelop en postzegel) en fysieke opslag nodig zijn. De dematerialisatie van boekhoudkundige documenten vermindert de facturatiekosten en de betalingstermijnen.
Ruimtebesparing: u hoeft niet langer vele papieren documenten jarenlang te bewaren (ter herinnering: de wettelijke bewaartermijn voor een factuur is 10 jaar)! Omslachtige fysieke archieven zijn niet meer nodig en worden vervangen door veilige digitale archivering.
Tijdwinst: het verspillen van kostbare tijd door zich af te vragen waar een bepaald document is opgeslagen, behoort voortaan tot het verleden. Dematerialisatie biedt een uitstekende traceerbaarheid: alle gedematerialiseerde documenten worden gecentraliseerd in één enkele beheersinterface en geclassificeerd volgens nauwkeurige en gestandaardiseerde regels.
Samenwerking en telewerken vergemakkelijken: digitale documenten zijn op afstand op een gedeelde manier toegankelijk voor alle personen die daartoe gemachtigd zijn. Iedereen kan documenten rechtstreeks online creëren, wijzigen, annoteren, valideren, ondertekenen en verzenden.