Questões frequentes sobre TMS - Transportation Management System

Quais são as características essenciais de um TMS?

Cada TMS tem funcionalidades-chave que são essenciais para fazer melhores escolhas de chartering e carregamento para reduzir os custos de transporte:

• Gestão da consolidação de carga: otimize as cargas do seu produto para economizar tempo e dinheiro, quer utilize fornecedores de logística ou disponha internamente dessa função. Dependendo do destino, do tipo de bens ou da capacidade do prestador de serviços, pode ajustar e otimizar todas as suas cargas.
• Visualização da sua rede de transporte: acompanhe os envios em tempo real, independentemente da duração da viagem e dos meios de transporte utilizados. Saiba onde estão os seus produtos para facilitar a gestão do fluxo de mercadorias e qual é a hora estimada de chegada. Um sistema de rastreio de encomendas permitir-lhe-á acompanhar melhor e antecipar a sua rede de transporte.
• Otimização de limitações externas: integrar dados de terceiros, tais como horários de funcionamento do site, horários de entrega, limitações do condutor e realidades geográficas. Estes tipos de limitações podem mudar rapidamente (problemas técnicos, obras no local, greves, crises de saúde, períodos de férias, etc.), razão pela qual toda a informação é automaticamente comunicada ao TMS. Assim, nenhum camião perderá tempo no site.
• Faturação e gestão orçamental: Obtenha uma visão de 360 graus dos seus custos de transporte e dashboards precisos e personalizados que incluam custos de transporte passados, atuais e futuros. Por exemplo, é mais fácil saber os custos de transporte dependendo dos produtos, clientes ou destinos. As cotações, faturas e propostas estão todas consolidadas no TMS para melhor colaboração.
• Ferramentas de comunicação: faça a gestão de todas as interações com os seus fornecedores de serviços com uma única ferramenta. Pedidos de envio, agendamento de marcação nos seus sites, processamento de documentos administrativos... tudo é centralizado no mesmo sítio para maior eficiência.

Quais são os principais benefícios de um TMS?

Uma solução eficiente para atender às necessidades das suas equipas

Com um TMS, os seus colaboradores utilizam uma ferramenta moderna, eficiente e fiável. Podem dedicar-se a outras tarefas de elevado valor acrescentado e confiar ao TMS a tarefa de gerir e automatizar tarefas monótonas e repetitivas (pedidos de taxas, otimização de rotas, gestão administrativa, etc.).

Tracking de encomendas em tempo real

Um TMS proporciona visibilidade em tempo real para a localização dos transportadores e encomendas. Fornece informações sobre a duração do trajeto e pode otimizar todas as viagens, fornecendo informações sobre os transportadores e trajetos mais eficientes.
Além disto, consegue ver, com precisão, onde estão as encomendas e informar os seus clientes. Isto melhora o atendimento ao cliente e a experiência de compra, tornando a comunicação simples e transparente.

Aumentar a transparência da cadeia de abastecimento

O TMS contribui para a eficiência operacional da sua empresa. Integrado no seu sistema de informação (ERP), minimiza perdas, danos e erros que possam ocorrer na sua cadeia de abastecimento.

Quão rápido posso implementar uma solução TMS na minha empresa?

Embora não exista uma resposta concreta, dado que depende das suas necessidades, o intervalo pode variar entre alguns meses, para projetos simples e bem estruturados, até períodos mais longos, para projetos complexos que requerem mais atenção.

Para otimizar a implementação de um TMS, precisa de colocar as perguntas certas.

Qual é a situação inicial? 

Avalie o nível de maturidade digital da sua empresa:

• Existe um TMS ou uma solução equivalente em uso?
• As operações são centralizadas ou descentralizadas?
• Os fluxos de entrada e saída serão geridos pela mesma ferramenta?

Responder a estas questões permite-nos criar um projeto empresarial para garantir que os processos sejam devidamente geridos pelos futuros utilizadores.

Qual é a definição do perímetro?

Isto não deve limitar-se apenas a expectativas a curto prazo. De facto, embora seja do interesse da empresa escolher uma solução que lhe permita responder com rapidez às suas prioridades de negócio, deve, no entanto, garantir que o TMS eleito seja capaz, se necessário, de cobrir um leque mais alargado de necessidades e apoiar a empresa à medida que as suas atividades evoluem.

Como posso integrar a minha equipa no projeto?

A implementação do TMS é um projeto que requer envolvimento dos futuros utilizadores o mais cedo possível. Envolver as equipas desde o início facilitará muito a aceitação da solução, em particular se esta substituir uma solução existente.

É necessário escrever uma especificação?

Sim, porque vai acelerar o seu projeto. As suas especificações devem expressar as suas expectativas, mas acima de tudo os objetivos de negócio identificados e os benefícios esperados, distinguindo entre o que é obrigatório e o que gostaria de ter.

Como escolher o editor de soluções certo?

É importante verificar se o TMS escolhido lhe permite beneficiar de outras alavancas de rendibilidade, mesmo que estas não sejam prioritárias. Isto significa garantir que a solução é funcionalmente rica e escalável de acordo com as necessidades expressas nas especificações. Deve também incluir apresentações, demonstrações e visitas de referência para garantir que a solução está em conformidade com as necessidades. Não hesite em pedir uma Prova de Conceito (POC) para validar a relevância da solução. Este é um aspeto crítico no sucesso do seu projeto.

Como escolher a solução TMS certa?

Uma vez feita a checklist, terá de rever os prós e os contras de cada solução proposta, para eliminar as que não são adequadas. As questões abaixo vão ajudá-lo a fazer a melhor escolha.

Editor de soluções:

• Qual é a sua história? Há quanto tempo existe? Opera apenas num país ou tem uma presença global?
• Especializa-se em transporte ou tem outras atividades? Em caso afirmativo, qual é a parte do seu volume de negócios referente a atividades de transporte?
• Quem são os seus clientes? Estão satisfeitos? Conseguiu obter feedback?
• O fornecedor possui o software para a gestão e desenvolvimento do TMS ou é a solução é subcontratada?  Qual é o seu nível de especialização?
• O editor respondeu todas as suas questões de forma precisa?

Acompanhamento e transição:

• Existe uma solução “chave na mão”?
• Qual é a metodologia para auxiliar na transição interna?
• Quem é que contacto caso exista algum problema? Existe um contacto específico para eventuais questões?
• Existe um roadmap de novas funcionalidades para lançamento? Quando estas são implementadas, qual é o método de formação para novos utilizadores?

Orçamento:

• O que está incluído na oferta? Existem extras ou funcionalidades que precisem de ser pagas à parte?
• Qual é o modelo de negócio do editor de soluções? Quais são os custos ocultos? As atualizações, manutenção e segurança estão incluídas no orçamento?
• Quais são as condições de pagamento?

Como funciona um TMS?

O TMS é uma plataforma de logística digital que ajuda as empresas a planear, executar e otimizar a gestão de transporte. É uma ferramenta que contribui para o desenvolvimento duma política de qualidade, com acompanhamento de todos os projetos documentados, organizados e arquivados na cloud. 

O TMS faz, frequentemente, parte de um sistema de gestão maior, que pode incluir um sistema de gestão de armazéns (WMS), manufacturing execution system (MES), enterprise asset management (EAM) e shared supply management (SSM).

Ao comunicar com um ecossistema externo (fornecedores, prestadores de serviços, transportadores, clientes...), permite uma melhor colaboração com os transportadores e oferece-lhe a possibilidade de economizar muito tempo e energia na preparação do envio dos seus bens.

O papel dos módulos de tracking de encomendas TMS é abrir-se ao ecossistema a fim de recuperar dados, reconciliá-los entre si, alertar e oferecer uma visualização resumida. A gestão documental fornecida pelo software permite ainda que os documentos sejam obtidos a partir da app (ordens de transporte, autarquias, etc.) ou mesmo recebidos e armazenados (faturas, documentos aduaneiros, etc.).

A eficiência está no centro do TMS. Os custos são reduzidos através da otimização da criação de rotas, cargas e escolha de prestadores de serviços, mas também automatizando as tarefas administrativas anteriormente desempenhadas pelo departamento de transportes da empresa.

Como limitar o impacto financeiro de um TMS na minha empresa?

Com um TMS em modo SaaS, não tem de se preocupar com a gestão técnica da plataforma. Paga pelas suas necessidades específicas, e com base nisso o editor desenvolve o projeto de integração e configuração, bem como a formação das equipas envolvidas, para que possa tirar máximo partido de todas as funcionalidades.

Graças à cloud, a sua informação TMS é centralizada, segura e acessível a todos os funcionários que necessitem de a consultar através dos seus terminais.

De acordo com a Supply Chain Digest, a implementação de um TMS permite uma redução de 10 a 30% do orçamento global de transportes, incluindo custos de recursos humanos e gestão. Além disso, a Gartner sublinhou que a redução dos custos de transporte continua a ser o principal fator de motivação para o investimento num TMS. 

É difícil implementar um TMS numa infraestrutura existente? 

Para saber se o TMS tem boa capacidade de integração no ecossistema de TI existente, é necessário interessar-se pelo seu funcionamento e modelo económico. Neste sentido, uma solução em modo SaaS (Software as a Service) torna a integração numa infraestrutura existente muito mais fácil do  que uma  solução local mais pesada, mais complexa e mais dispendiosa de implementar.

Um TMS que seja comprovado na interação com os principais ERPs deve ser tido em conta, de modo a poupar tempo e ter segurança durante a fase de implementação técnica. O transportador poderá tirar partido das interfaces standard existentes e das especificações detalhadas já escritas pelo fornecedor.

Graças à cloud, uma solução SaaS permite-lhe ter liberdade para não gerir os problemas de arquitetura, escolha e gestão de hosting. Tudo o que precisa de fazer é subscrever um serviço e cabe ao editor fornecer o nível de desempenho prometido, muitas vezes enquadrado por um SLA (Acordo de Nível de Serviço). Não é necessária nenhuma instalação: tudo é feito através do acesso à web.

Uma solução de gestão de transporte baseada na cloud é preferível para que as apps possam comunicar dinamicamente entre si utilizando APIs e serviços web. Uma solução em modo SaaS permite-lhe migrar para uma poderosa e robusta cadeia de abastecimento de ponta a ponta. Assim, obtém visibilidade de 360° na sua gestão de transportes.

Como posso facilitar a integração das minhas equipas num TMS?

Para garantir o sucesso do projeto, recomenda-se integrar as equipas o mais cedo possível. Mesmo antes de ser tomada a decisão de alterar a solução ou de adquirir um software TMS. É importante explicar o "porquê" e "vender" o projeto às equipas, ao mesmo tempo que enfatiza os benefícios de utilizar uma solução de mercado. 

Se as suas equipas estiverem confiantes, alguns dos funcionários podem tornar-se embaixadores internos. São especialistas que podem facilitar a integração de novos utilizadores, responder a questões comuns e trabalhar com um gestor de projetos para partilhar o feedback existente. Também é possível aproveitar os serviços de formação contínua, no local ou online, para aperfeiçoar o know-how, dependendo do cargo ocupado e das tarefas dos colaboradores.

A Generix Group dispõe ainda de um serviço de apoio ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, disponível por telefone ou através de um portal de clientes. As nossas ferramentas avançadas de análise permitem-nos monitorizar os seus sistemas e contactá-lo, imediatamente, em caso de alerta. O nosso objetivo é otimizar o funcionamento da sua empresa.

A gestão da mudança é parte integrante de qualquer negócio. Com uma solução SaaS comprovada e uma metodologia clara, pode incentivar uma adoção rápida e sem falhas do sistema em toda a sua empresa, tornando a gestão da mudança um aspeto chave do processo de formação e implementação.

Quais são os tipos de fluxos de transporte que podem ser geridos com o TMS?

A solução TMS da Generix Group é uma solução completa de gestão de transportes, que tem em conta todos os recursos, necessidades de transporte e todas as diferentes estratégias de economia e otimização. 

A nossa solução é compatível com todos os tipos de frotas e todas as categorias de transporte: camiões, carrinhas, comboios, aviões e carga marítima. O sistema funciona com uma frota real, própria, alugada ou com uma frota virtual para efeitos de planeamento de um determinado transporte.

O TMS adapta-se a todas as necessidades logísticas, tais como:

• Picking direto: da unidade de produção ao cliente final, com um veículo.
• Picking multi-drop: trata-se de uma encomenda que parte de um local mas que será entregue a diferentes clientes. O veículo contém uma única carga que engloba várias encomendas, para vários destinatários.  
• Consolidação: Produtos vindos de diferentes locais, mediante diferentes meios de transporte, são agrupados numa plataforma logística intermédia comum. Posteriormente, os produtos são transportados para o cliente.
• Plataforma de Cross-Docking: utilizada para a distribuição de mercadorias provenientes de diferentes locais e diferentes meios de transporte, que são imediatamente transferidas para outro veículo destinado a diferentes clientes. Trata-se de uma operação logística dock-to-dock que requer uma integração extensiva dos sistemas de informação.
• Multi-pick, multi-drop: consolidação de bens de vários fornecedores, fábricas e sites para distribuição a diferentes clientes dentro da mesma área geográfica.

O TMS integra uma funcionalidade de otimização de rotas que facilita a entrega, ao melhorar diferentes rotas para encontrar a melhor opção e reduzir a distância percorrida. Todos os fluxos são geridos por um TMS que consegue decidir, por si próprio, a melhor opção de acordo com a oportunidade e os custos das encomendas a processar.

Como faço o tracking e visualizo o estado das encomendas com o TMS?

Para antecipar as próximas entregas, o TMS pode localizar um veículo, em tempo real, e monitorizar os tempos e métodos de entrega (tracking geoespacial, assinatura, foto, reconhecimento biométrico, etc.) com a deteção de possíveis eventos imprevistos. Todos os parâmetros de tracking e notificações são totalmente personalizáveis para atender às suas necessidades.

Também é possível permitir o acesso a terceiros para obter visibilidade do estado das encomendas, a pedido do cliente. É o caso, por exemplo, dos parceiros próximos ou dos fornecedores internos e externos. O TMS da Generix Group dá acesso a um portal web que lista todas as entregas e possibilita a cada utilizador informações-chave de acordo com o que foi previamente definido para o seu tipo de utilizador: estado de envio, linhas de encomenda, entregas estimadas, etc. Desta forma, pode partilhar apenas a informação que é relevante em cada momento específico, e em total segurança.

Os nossos clientes trabalham com todo o tipo de transportadores (agências, independentes, etc.). Estamos aptos para integrar todo o tipo de serviços (apps, soluções informáticas on-board, sistemas GPS, refrigeração, abertura de portas, etc.). Além disso, os clientes terão acesso à nossa driver app que lhes permitirá controlar os processos de tracking e entrega.

A solução foi ainda concebida para enviar, ao cliente, notificações ou lembretes predefinidos com base em eventos estabelecidos, de modo a fazer a gestão do cliente proativamente e garantir o melhor nível de serviço possível.