WMS : Como preparar a implementação?

#1 Quais os impactos da implementação de um WMS num armazém ?

São vários e serão sentidos em diferentes níveis da empresa: 

1. As funções comerciais e de negócio da  empresa deverão adaptar-se a uma nova gestão de encomendas e da faturação; 
2. Algumas operações de preparação, embalamento  e expedição realizadas mais rapidamente terão impacto no volume de  trabalho e nas necessidades de  equipamento; 
3. Relativamente aos sistemas de informação, é necessário prever a sincronização de dados, nomeadamente com o ERP; 
4. Os processos operacionais devem ter em consideração que não será possível trabalhar fora do sistema,  após a implementação; 
5. Deverá ser avaliada  uma nova repartição  de tarefas (administrativas e operacionais) que exija a formação dos colaboradores utilizadores do sistema.

É uma verdadeira transformação para a organização e e deve ser objeto de uma avaliação profunda, para que possa ser conduzida com rigor, de acordo com um plano de ação completo que vai para além do WMS.  É graças a este trabalho preliminar que o projeto de implementação de um WMS poderá tornar-se uma verdadeira alavanca de desenvolvimento para a empresa. 

#2 Quais os objetivos do trabalho pré-implementação?

O trabalho  realizado antes da implementação de um WMS visa: 

1. Planear as tarefas de forma pragmática; 
2. Identificar as dificuldades a montante, para que possam prever e responder o mais rapidamente possível; 
3. Garantir a realização do projeto, nomeadamente em termos de budget e de prazos;  
4. Otimizar o valor acrescentado e o retorno de investimento da ferramenta

#3 Quais os benefícios esperados no plano operacional?

Um estudo preliminar cuidadosamente realizado, permite fornecer uma visão estruturada da implementação da ferramenta com uma  divisão do projeto em várias  fases, mas também estabelecer um plano  claro e priorizado das ações a serem implementadas durante o projeto. Por fim, oferece a oportunidade de propor uma melhoria da organização e trabalhar a eficiência operacional do armazém 

#4 Que metodologia adotar? Quais os passos a seguir?

Nos projetos da Generix Group, procedemos em 4 passos principais: 

1. Compreensão do modelo de negócio da empresa com base numa análise da procura e das previsões de vendas. Volumes e picos de atividade, tipologia de encomendas, estudo do histórico de dados… 
2. Auditoria das operações e organização do site. Auditoria operacional (desafios diários e necessidades futuras, melhoria do desempenho) e estrutura do sistema de informação (administração de dados, interfaces …); 
3. Análise do projeto e otimização das operações de implementação, por fases; 
4. Realização da entregas integrando as nossas recomendações. 

Conselhos dos especialistas

O estudo que antecede o projeto consiste na avaliação de uma mudança na forma de trabalhar a fim de melhorar a performance. É importante questionar os processos antes da implementação. Objetivo: evitar a duplicação de processos ineficientes que exigiriam uma revisão do funcionamento do sistema após alguns meses. 

#5 Porquê e como analisar as encomendas e previsões de fluxo?

Antes de implementar um WMS para as  operações de armazenamento, é necessário garantir que as áreas operacionais  sejam dimensionadas a longo termo e de forma adequada. Desta forma, é necessário considerar diferentes indicadores estratégicos: 

1. Fluxos  de produtos. Quais são os requisitos de armazenamento e preparação de pedidos? 
2. Seleção das unidades de  embalamento. Camiões, paletes, caixas…  
3. Sazonalidade. Quais os ciclos e picos de atividade a ter em conta para ganhar rapidez e gerir prioridades?  
4. Rotação. Qual a frequência de renovação dos artigos em stock (slow e fast mover)? 

Conselhos dos especialistas

Aproveite a fase preliminar para limpar os dados antes da implementação do WMS. Copiar os dados existentes no sistema sem analisá-los seria uma oportunidade perdida de otimização. 

#6 Como é realizada a auditoria operacional? 

O estudo da organização física do local/site logístico é realizado em 3 etapas: 

1. Um questionário é enviado aos operadores para preparar a visita ao local. Consiste em identificar os principais recursos do armazém e as oportunidades de melhoria. Trata-se também de saber o ponto de vista dos funcionários e conhecer os desafios diários. 
2. O local/site é visitado em detalhe de modo a compreender os processos operacionais e identificar quaisquer discrepâncias. A monotorização em tempo real das operações permite identificar dificuldades e captar a forma como são geridas as exceções. A infraestrutura de TI e a cobertura WiFi também são auditadas durante esta visita.  
3. A  revisão dos equipamentos de manutenção e das zonas de trabalho é também realizada para examinar a capacidade das áreas de armazenamento e codificação de produtos. A equipa de projeto verifica se a estante de paletes e a separação de unidades são suficientes e adaptadas às novas necessidades. Este trabalho produz um esquema  das áreas do armazém e, se necessário, um plano de automação.  

#7 Em que consiste o mapeamento do sistema de informação?

O mapeamento do sistema de informação (SI) fornece uma visão precisa da sua estrutura, incluindo a captura do sistema existente (ERP, EDI, arquivos Excel …) e a compreensão da natureza dos dados processados no ERP. As interfaces com sistemas internos ou externos também são tidas em conta, e é durante essa fase que começa a campanha de referência de artigos com os seus dados logísticos. 

Conselhos dos especialistas 

O processamento do referencial de produto representa uma tarefa  importante na implementação de um WMS.  É o cliente que escolhe investir no WMS para fornecer a lista de produtos vendidos e “limpar” na sua base de artigos. 

#8 Quais os entregáveis transmitidos? Como se articula o plano de ação?

As conclusões retiradas da análise preliminar são formalizadas nos entregáveis enviados ao cliente. Este trabalho preliminar é essencial para a posterior implementação do WMS e permite eleger e priorizar as ações a realizar  no âmbito do projeto.  

A Generix Group apresenta um relatório resumido  antes da realização de qualquer projeto, incluindo recomendações, um mapeamento esquemático do SI e fluxos de informação, bem como um plano de ação estruturado com macroplaneamento. 

#9 Qual a empresa ideal para a implementação de um WMS?

Esta transformação é particularmente relevante para 2 casos: 

1. Empresas que não possuem um sistema para  integração das  encomendas de clientes e gerem operações de forma manual ou com recurso a  tabelas Excel;  
2. Empresas com um pequeno ERP complementado por  um módulo/extensão  que lhes permite usufruir de algumas funcionalidades do WMS, embora de forma muito limitada em comparação com uma verdadeira ferramenta de gestão de armazéns 

#10 Qual o acompanhamento proposto pela Generix Group? Em que etapas intervêm?

Ao tomar a decisão de implementar um sistema de gestão de armazéns, é importante que  a empresa reveja  a organização interna e ofereça formação aos colaboradores envolvidos. A gestão da mudança  é também estratégica  para gerir o medo induzido por estas transformações,  por vezes experimentadas como automação ou mecanização. Esta é a razão pela qual a Generix Group apoia os seus clientes durante todo o processo de implementação de um sistema de gestão de armazéns.