Si la dématérialisation des documents représente la première étape de la digitalisation des entreprises, toutes les sociétés n’osent pas encore franchir le pas. En cause, un ensemble de craintes et de réticences qui freinent son développement dans le milieu professionnel. Voici nos conseils pour vous en défaire.

1. Une culture du papier tenace

Passer au numérique peut être rude pour les usagers du papier de longue date. Que cette réticence vienne d’habitudes profondément ancrées ou d’un attachement aux documents physiques, elle complique le passage de certains collaborateurs à de nouvelles méthodes de travail.

Pour les accompagner dans ce changement, la culture d’entreprise doit être repensée intégralement, pour inclure le numérique. L’idée : engager un mouvement, une transition vers le digital, qui passe nécessairement par la dématérialisation des données.

2. Des coûts et délais à prendre en compte

Les entreprises n’ont pas toujours le temps ou les moyens de se lancer dans un projet de numérisation des données. Celui-ci nécessite en effet d’investir dans des outils, des services dans le cloud, afin que le système d’information et les processus à automatiser soient bien documentés.

Il s’agit néanmoins d’un investissement dont les retombées sont fortes. Une solution de dématérialisation des factures par exemple permet de réduire la durée des cycles de traitement et d’améliorer les principaux indicateurs financiers, notamment le DSO et le DPO. Ensuite, elle engendre également une réduction notable des coûts – avec, pour les solutions proposées par Generix Group, des économies moyennes de 6 € en émission et 10 € en réception par facture.

3. Des freins et impacts organisationnels

Dématérialiser ses données demande une réorganisation des méthodes de travail et une évolution des connaissances et méthodologies. Cette période de formation et d’adaptation peut générer de nombreuses frustrations, certains collaborateurs craignant de perdre en autorité ou en responsabilités, allant de pair avec une baisse de la productivité.

Mais, l’implémentation d’une solution de dématérialisation a des effets positifs à de nombreux égards : automatisation des rapprochements, diminution des litiges, visibilité, gestion du cycle de vie du document, sécurisation et intégrité des données, partage d’informations, meilleure qualité des données…

Pour ce faire, il faut idéalement casser les silos et aller vers une culture plus agile, qui permet à tous les services de gagner en efficacité et en collaboration.

4. La peur de la perte de contrôle

Les entreprises subissent une forte pression pour automatiser et standardiser leurs opérations. De cette pression naît la peur de perdre le contrôle de certaines tâches en automatisant le processus.

Certains collaborateurs n’ont ainsi pas confiance dans le numérique, de peur que le logiciel prenne des décisions à leur place. Pourtant, les solutions d’échange de données informatisé (EDI), par exemple, peuvent aisément être couplées à des workflows de validation. Dès lors, impossible de valider une tâche sans avoir l’aval d’une personne à responsabilité.

5. Le piratage des données en ligne

La peur du piratage des données dématérialisées, notamment celles stockées dans le cloud de l’entreprise, est un autre frein au passage au tout numérique.

Les solutions de dématérialisation sont cependant équipées de systèmes de sécurisation des données. C’est notamment le cas de certains échanges électroniques, dont le degré de sécurisation peut être adapté à la confidentialité des documents.

Dans tous les cas, les services de sécurisation appliqués aux documents numérisés offrent bien plus de possibilités que la gestion des pièces physiques avec interventions manuelles : chiffrement des données, gestion de l’intégrité, archivage à valeur probative, gestion des authentifications, traçabilité des accès, etc.

6. Une méconnaissance du cadre légal

La dématérialisation ne dépend plus de la taille de la structure. Les contraintes réglementaires, lorsqu’elles existent, s’appliquent à tous : dématérialisation des factures B2G, dématérialisation de la feuille de paye, télédéclarations administratives...

Au mieux, le calendrier de déploiement prend compte de la taille de l’entreprise comme l’un des jalons. C’est notamment le cas du projet Chorus Pro, qui contraint les entreprises à facturer leurs clients publics uniquement de manière dématérialisée, en s’appuyant sur un calendrier variant selon la taille du fournisseur.

La dématérialisation des données est indispensable à la transformation digitale de toute entreprise. Mais certaines d’entre elles ont encore des craintes quant au passage au tout numérique. Generix Group a donc développé des solutions de dématérialisation des données adaptées aux besoins des entreprises, particulièrement les PME et ETI, tout en sécurisant les informations échangées, et en assurant un fort ROI.

Source image à la Une : Pixabay – myrfa