Factures sortantes: 10 raisons de les dématérialiser
Publié le 16 novembre 2017
S'adapter à la transformation digitale devient essentiel : pour vous aider à y voir plus clair, on vous donne 10 bonnes raisons de vous mettre à la dématérialisation des factures sortantes !
1/ Contribuer à l’efficacité opérationnelle
La dématérialisation est la première étape de la transformation digitale. Elle permet d’augmenter votre productivité grâce à l’automatisation des processus et aux traitements qui deviennent réalisables sur les données : rapprochement des factures et des commandes, gestion automatique des litiges, correction en ligne, partage des documents, réduction des délais de mise en paiement…
2/ Satisfaire les exigences des clients
Dématérialiser les factures clients, c’est l’assurance de transmettre des documents toujours plus rapidement intégrables et diffusables. Mais c’est aussi garantir aux clients la sécurité des échanges. Vous, comme eux, y gagnez en temps et en sérénité !
3/ Réduire les coûts de production des factures
Les coûts liés à l’impression, à l’affranchissement, au lettrage et à l’archivage des factures sortantes s’élèvent en moyenne à 9 €. La dématérialisation permettrait de diminuer de près de 60 % ces frais, jusqu’alors incompressibles.
4/ Maîtriser le cycle de facturation
La gestion des factures dématérialisées est automatique. Leur envoi est assuré le plus souvent par une solution SaaS chargée de produire et d’archiver les originaux numériques. Les rapprochements de factures et les validations avant paiement sont également assurées par l’outil. Objectifs : mettre fin à la circulation physique des documents, accélérer la phase de mise en paiement, éviter les erreurs de saisie et les litiges qu’elles peuvent entraîner. Pas de prise de tête, l’outil s’occupe de tout !
5/ Offrir des services innovants
La dématérialisation des factures sortantes permet de se démarquer de la concurrence en offrant de nouvelles expériences à vos clients : facturation à la carte, analyse des données de consommation, archivage, gestion des duplicatas, accès aux pièces jointes associées, etc.
6/ Optimiser la gestion de trésorerie et du DSO
L’automatisation permet de gagner 3 à 5 jours entre la rédaction d’une facture et sa réception par le client. Avec l’envoi et la comptabilisation automatisés des factures, les délais de paiement peuvent également être réduits de près d’un mois. La durée du cycle moyen de mise en paiement passe de plusieurs jours à quelques minutes.
7/ Fiabiliser les échanges
Lors de l’envoi de factures, la sécurité est LA priorité. Les solutions de dématérialisation garantissent ainsi l’authenticité et l’intégrité des factures transmises. Elles permettent un suivi rigoureux et offrent la possibilité de contrôler l’accès aux données échangées.
8/ Prévenir les risques de conformité réglementaire
Depuis le 1er janvier 2017 et l’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014, les grandes entreprises sont contraintes de transmettre leurs factures vers la sphère publique uniquement par voie électronique. Néanmoins, le dispositif s’étendra progressivement à toutes les entreprises et pourrait, à l’avenir, concerner toutes les factures entrantes. Ainsi, une entreprise serait dans l’obligation d’accepter une facture électronique proposée par un fournisseur.
9/ Soutenir une démarche moderne et collaborative
L’EDI, la signature électronique, les factures PDF envoyées par mail sont autant d’éléments qui renvoient l’image d’une entreprise moderne, connectée et en phase avec son temps. La dématérialisation soutient aussi la collaboration entre les acteurs de la chaîne d’approvisionnement – le fonctionnement et le processus de transfert des données étant le même pour le fournisseur et pour le client.
10/ Réduire l’empreinte écologique
Dernier argument : la dématérialisation des données est bonne pour l’environnement. Grâce aux factures numériques, la consommation de papier devient moins importante. Une solution économique, et écologique !
Bien que la loi n’impose la facturation électronique qu’à destination de la sphère publique, prendre de l’avance et être en mesure de produire des factures numériques s’avère judicieux. Pour vous accompagner dans cette démarche, Generix Group vous propose la solution Invoice Services. Objectif : vous aider à mettre un pied dans l’ère du tout numérique, tout en augmentant votre productivité.
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