Transformation digitale: commencez par dématérialiser!

Comprendre la transformation digitale

Le monde change et se numérise. Cette évolution se ressent dans nos actions quotidiennes – communiquer, s’informer, faire des achats – ainsi que dans les entreprises, qui s’appuient sur les nouvelles technologies pour réinventer leur modèle économique. Objectif : le rendre plus performant, plus collaboratif, plus fluide.

La transformation digitale repose en effet sur deux principes clés : l’accélération (incluant la fluidité dans les échanges et la hausse de la productivité) et la démocratisation des tâches (moins de silos, plus de collaboration). Dans une entreprise, elle se ressent par l’apparition de plusieurs éléments, par exemple : un CRM permettant d’améliorer la connaissance des prospects et d’automatiser les processus métiers pour les rendre plus efficaces ; un intranet pour optimiser le travail collaboratif ; un Cloud pour stocker ses données en ligne ; des logiciels SaaS (qui n’ont plus besoin d’être installés on premise), etc.

Ces outils sont une véritable mine d’or lorsqu’il s’agit de rester compétitif face à une concurrence toujours plus forte. Mais tous nécessitent un facteur pour être le plus efficace possible : la dématérialisation des données.

La dématérialisation des données : étape clé pour opérer sa transformation digitale

Tout comme Rome ne s’est pas bâtie en un jour, la transformation digitale ne s’impose pas en quelques clics : elle passe par plusieurs étapes. La première d’entre elles est la dématérialisation des données : un préalable incontournable, puisqu’il s’agit de numériser les éléments qui serviront ensuite à la transformation, flux entrants comme flux sortants.

La dématérialisation s’impose dans tous les domaines de l’entreprise. Elle se déroule en deux temps :

1. La transposition des documents physiques existants en fichiers numériques ;
2. La génération directe de documents informatiques, en s’affranchissant complètement du papier.

Passer à une gestion 100 % électronique des données conduit à une plus grande efficacité de traitement, tout en limitant les risques de pertes. C’est aussi l’occasion de numériser les processus métiers déjà établis et de définir les rôles de chacun dans une optique collaborative – qui sera responsable de la numérisation ? Qui choisira la solution logicielle la plus adaptée ?

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Au-delà de la transformation digitale, dématérialiser pour gagner en efficacité

Certes, la dématérialisation des données est le prérequis essentiel pour assurer une transformation digitale en bonne et due forme. Mais le processus n’en a pas moins ses propres avantages pour l’entreprise. La dématérialisation permet :

• un meilleur suivi des documents ;
• un accès simplifié aux contenus ;
• un partage plus facile et plus rapide des documents ;
• un temps de recherche limité grâce à un classement plus rigoureux des données ;
• une réduction des coûts d’impression ;
• un gain de place (23 000 pages tiennent dans un disque dur compact) ;
• une sécurité renforcée pour le stockage et les échanges.

En automatisant les opérations et en structurant les processus, la dématérialisation permet ainsi à l’entreprise d’avancer vers plus d’innovation et de valeur ajoutée. L’environnement digital et collaboratif génère en outre une meilleure productivité, tout en renforçant la sécurité des données.

Source image à la Une : Unslpash – Carlos Muza