Gestion des factures : les 4 bénéfices des plateformes collaboratives
Publié le 26 août 2021
De nombreux documents entrent chaque jour dans le circuit de gestion de l’entreprise, notamment des factures. Chaque réception nécessite un tri et un transfert de données efficace vers le service concerné pour intégrer le processus de validation du paiement et l’archivage. Cela demande du temps et de la précision. Pour rationaliser la collecte, la validation et le transfert des données, les plateformes collaboratives s’imposent comme la meilleure solution. Présentation.
1. Gérer les différents formats de factures électroniques
C’est la première difficulté à laquelle est confronté le service qui réceptionne les factures : faire le tri entre les flux électroniques entrants de plus en plus nombreux et gérer la diversité des formats de factures. Pour le moment, faute d’harmonisation, plusieurs technologies coexistent : certaines entreprises dématérialisent leurs factures par la voie EDI, d’autres par signature électronique. Certains utilisent un service SaaS, d’autres se reposent sur logiciel métier, sous licence ou développé en interne. Souvent, elles sont obligées de mixer les technologies pour pouvoir échanger avec tous leurs partenaires, ce qui réduit l'efficacité des processus. Pour faciliter cette gestion multi-formats, les plateformes collaboratives constituent une porte d’entrée unique entre votre système et celui de vos partenaires : cette solution s’avère capable de gérer les flux de document de toute nature, de les adapter à vos formats préférentiels, à vos attentes métiers et vos règles de gestion.
2. Surveiller les flux entrants de factures
Autre difficulté pour l’entreprise, surtout pour celles qui reçoivent un grand nombre de factures : le risque de fraude. Faux fournisseurs, usurpation d’identité, cybercriminalité… Aucune entreprise n’est à l’abri de fausses demandes de fonds, ce qui nécessite un renforcement des contrôles et une grande vigilance. Les pouvoirs publics imposent aux entreprises de s’informer sur les fournisseurs avant la première commande et de s’assurer de leur référencement dans la base de données de la société. Là aussi, les plateformes collaboratives peuvent vous aider à gérer cette obligation fastidieuse en vous permettant de retrouver toutes les informations relatives aux fournisseurs via des bases de données centralisées fournies par des sociétés spécialisées. Elles s’assurent en outre que les fournisseurs sont viables (identité du fournisseur, justesse des coordonnées bancaires, collecte des documents de vigilance…).
3. Mettre en place une Piste d’audit fiable
Depuis 2014, l’administration fiscale demande aux entreprises de mettre en place une Piste d’audit fiable (PAF) pour leurs factures, c’est-à-dire de produire une documentation à la demande, permettant de vérifier le cycle de vie d’une transaction, depuis son origine (par exemple le bon de commande) jusqu’à sa fin (l’archivage de la facture). Cela lui permet de contrôler la réalité des transactions et des opérations de TVA. Malgré cette obligation pour les factures électroniques réalisées hors EDI ou signature électronique et pour celles papier, les entreprises l’utilisent encore trop faiblement… L’explication tient probablement à un manque de connaissance de cette réglementation, et à sa mise en place fastidieuse. Pourtant, les solutions digitales des plateformes collaboratives permettent de générer des liens automatiquement entre les documents (commandes, bons de livraison, factures), et de les archiver groupés, rendant facile et rapide la réponse à la contrainte de PAF.
4. Bénéficier d’une assistance 24h/24
La facturation électronique a ainsi fait l’objet de nombreuses évolutions réglementaires ces dernières années et il est parfois difficile de s’y retrouver. Confier la gestion de ses factures dématérialisées à une plateforme collaborative reconnue permet de s’assurer d’être toujours conforme à la réglementation en vigueur. D’autant que la plupart des solutions proposent une hot-line 24h/24, 7j/7 pour bénéficier d’une maintenance à tous les niveaux : préventif, correctif, évolutif et réglementaire. Un avantage stratégique pour l’entreprise qui peut alors se consacrer à son cœur de métier.
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