L’impact de la pandémie sur le processus de facturation

Publié le 14 juin 2021

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Generix Group
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Facture électronique

Parmi les tâches administratives bouleversées par la situation sanitaire, la facturation a représenté un challenge particulier.  Avec la distanciation sociale imposée, la fermeture de sites et le recours plus ou moins systématique au télétravail, traiter cette masse de factures papier s’est avéré très délicat. Décryptage.
 
Durant la pandémie, les entreprises ont dû faire face à de nombreux défis : activité de la chaîne logistique fortement perturbée, risques fournisseurs accrus, force majeure invoquée comme motif rendant impossible l’exécution de contrats… Au cœur de la tempête, les 2 milliards de factures émises entre entreprises, dont plus de 70 % sur support papier, ont dû être traitées dans un contexte de travail en distanciel. Des enjeux cumulatifs encourageant la dématérialisation du processus de facturation, porte de sortie de nombreuses organisations.

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Des factures papier difficiles à traiter pendant le confinement

Le Forum National de la Facture Électronique (FNFE) a mené une enquête à l’été 2020⁠1 pour estimer – auprès d’une vaste typologie d’entreprises allant du grand groupe industriel (+ de 5000 salariés) à la microentreprise – les effets du premier confinement sur le traitement des factures papier.

De nombreuses entreprises ont fait état de leurs difficultés à traiter les factures reçues de leurs fournisseurs sous ce format. Ces difficultés ont été plus importantes pour les grandes entreprises (62 % ont admis avoir connu des difficultés) que pour les PME  (42 %). Pour les factures émises (factures « clients »), la tendance est similaire, même si les sondés estiment les difficultés rencontrées légèrement moins importantes.      

Mais ce n’est pas uniquement le traitement des factures qui a été perturbé pendant le confinement. Car, avant de pouvoir traiter les factures papier, encore faut-il les avoir en main. Le télétravail, le déploiement de mesures de chômages (partiel et technique), mais aussi la réduction des services postaux ont eu une influence directe sur l’accroissement des délais d’envoi et de réception des factures papier.  

De leur côté, les entreprises recourant à un format électronique ont moins subi la conjoncture. En effet, une part importante des entreprises sondées par la FNFE ont fait état d’une grande facilité de traitement des factures électroniques. 47 % des répondants n’ont eu aucune difficulté à les traiter lorsqu’elles étaient à destination des clients, un chiffre qui monte à 60 % pour les factures fournisseurs.
 

Des retards de paiement importants

Sous l’effet de la crise, pour la première fois depuis 15 ans, les délais de paiement sont repartis à la hausse en France, augmentant de 3 jours entre le premier et le troisième trimestre 2020⁠2
Ces délais se répercutent aussi bien sur les fournisseurs, qui encaissent tardivement, que sur les clients, qui paient en retard. Or le non-respect des échéances et des obligations réglementaires peut avoir des conséquences importantes. Outre les pénalités de retard, ces délais peuvent nuire à la relation de confiance établie entre l’entreprise et ses fournisseurs, grever les finances des fournisseurs et même mettre en péril la chaîne d’approvisionnement.

En France, les retards de paiement sont la première cause de faillite. Le ministère de l’Économie estime en effet qu’ils causent 15 000⁠3 faillites par an, ce qui représente près d’un quart des défaillances⁠4 d’entreprises. Les PME et microentreprises y sont particulièrement sensibles, puisqu’ils plombent leur trésorerie à hauteur de 19 milliards d’euros par an⁠5.

Afin d’éviter les défauts de trésorerie en cette période de crise, la France a mis en place un dispositif exceptionnel, le prêt garanti par l’État (PGE). Il permet aux entreprises d’accéder à des liquidités rapidement et à un taux très faible. 630 000 entreprises – dont 89 % de microentreprises – avaient bénéficié de ce dispositif à fin 2020, pour un montant total emprunté avoisinant les 130 milliards d’euros⁠6.     


La facture dématérialisée de plus en plus plébiscitée

Pour fluidifier et accélérer le processus de paiement, les entreprises sont toujours plus nombreuses à demander qu’on leur transmette les factures électroniquement, notamment au format PDF. La FNFE note qu’il y a eu « une réelle prise de conscience des apports de la facture électronique après avoir vécu confinement et télétravail durables ». Timing parfait, puisque le recours à la facturation électronique deviendra bientôt une obligation. L’article 153 de la loi de finances 2020 requiert en effet la mise en place progressive de la facturation électronique pour toutes les opérations entre entreprises assujetties à la TVA entre 2023 et 20257
 
Malheureusement, un sondage récent⁠8 indique que non seulement la moitié des entreprises n’est pas informée sur la question, mais que parmi les entreprises qui le sont, 4 sur 10 estiment qu’elles ne seront pas prêtes au 1er janvier 2030.
 
Parmi les principales difficultés relevées par l’enquête de la FNFE⁠9, on retrouve notamment les contraintes de la mise en conformité réglementaire, la réticence des clients/fournisseurs à faire le switch, l’interopérabilité entre les prestataires de services ou la multiplicité des formats de factures…
 

Le déploiement de solutions numériques solidaires

Face à la covid-19, le gouvernement français a appelé à la solidarité nationale, invitant les entreprises qui le pouvaient à se mobiliser pour soutenir l’économie française. Generix Group a répondu à l’appel en mettant à disposition gratuitement son service de dématérialisation fiscale des factures en 2020.
 
Cette offre comprenait un environnement dédié sur le portail de Generix Invoice Services (administration, suivi, tableaux de bord…), plusieurs modalités d’émission des factures selon les destinataires (envoi par mail, mise à disposition sur portail…) et la création des originaux fiscaux avec une signature RGS 2 étoiles et un archivage à valeur probante.   
 
La facture électronique, en plein essor, est aujourd’hui encore marginale. Demain, elle sera la règle. Ses avantages sur la facture papier – mis en lumière avec force par la crise sanitaire – sont légion.
 

Découvrez la solution Generix Invoice Services

 

1 et 9 fnfe-mpe.org
2 publications.banque-france.fr
3 relayé par lesechos.fr
4 et 5 relayé par business.lesechos.fr
6 lefigaro.fr
7 vie-publique.fr
8 industrie-mag.com