Benefícios de um portal de gestão de fornecedores

O aumento das exigências em termos de tempo e custos está, claramente, a exercer pressão sobre as atividades administrativas das empresas. Por estranho que pareça, ainda existem empresas que continuam presas ao papel e gestão manual, que utilizam processos antigos que originam atrasos e erros nos processos de gestão dos fornecedores. Nesse sentido, devemos aproveitar os benefícios da digitalização para resolver dificuldades administrativas que encontramos nos departamentos de compras.

• Processos manuais repetitivos que podem ser facilmente automatizados.
• Colaboradores dedicados a tarefas de pouco valor acrescentado no decurso do processo, gestão de processos em diferentes sistemas (ERP, mail, Excel...).
• Grande quantidade de documentação em papel de diferentes naturezas em diferentes departamentos e não orientada para processos (compras, armazém, operações, contabilidade...).
• Informação distribuída em diferentes sistemas que não comunicam entre si.
• Aprovações que se atrasam e abrandam os processos.

Estar orientado para o processo através da digitalização significa que todos os responsáveis pelas decisões partilham a mesma informação, visualizando-a ao longo de todas as fases do processo, obtendo as aprovações necessárias e partilhando-as com a empresa e os fornecedores envolvidos de uma forma ágil e transparente.

A digitalização do processo de gestão de fornecedores  não só evita estes problemas, como também gera poupanças significativas ao possibilitar o controlo em tempo real, a melhoria da performance e melhores relações com os fornecedores, dado que:

• Reduz consideravelmente o tempo do processo, eliminando todo o tipo de tarefas repetitivas.
• Evita erros manuais, proporciona fiabilidade e reduz custos de reprocessamento de encomendas, etc.
• Os fluxos das operações são dinâmicos, flexíveis e não atrasam o funcionamento. As autorizações podem ser organizadas de acordo com os processos de negócio, por departamento, plafond, etc.
• Os colaboradores podem concentrar-se em tarefas de valor acrescentado, tomada de decisões, análise de fornecedores, negociação, etc.
• As plataformas colaborativas asseguram a comunicação entre sistemas, a adequação da informação e a procura imediata da documentação ao longo de todo o processo.
• Existe um acesso fácil e rápido a toda a informação, de qualquer parte da organização, graças à rastreabilidade.
• Melhora a experiência do cliente interno da organização, uma vez que este pode consultar o estado do processo a qualquer momento.

Ainda antes da pandemia, um estudo da EY calculou que o tempo médio de processamento unitário através deste tipo de portais que permitem a automatização de processos, passou de 15 para 3 dias e o custo unitário poderia passar entre 7-15 € em papel, para apenas 0,3 cêntimos por encomenda/fatura processada.