Digitalizzazione delle imprese: 5 ostacoli da superare

La cultura della carta

La transizione al digitale può rappresentare un passo difficile per gli utenti da sempre affezionati alla carta. Questa reticenza nasce da abitudini profondamente radicate o da un attaccamento ai documenti cartacei, e per alcuni complica di fatto la transizione a nuove metodologie di lavoro.

Per sostenere questo cambiamento e fare spazio al digitale, è necessario ripensare integralmente la cultura d’impresa. In che modo? Occorre promuovere una transizione verso il digitale, che passi necessariamente attraverso la digitalizzazione dei dati.

Costi e tempi da non trascurare

Non sempre le aziende hanno il tempo o i mezzi per avviare un progetto di digitalizzazione dei dati. Sono necessari investimenti in alcuni strumenti e servizi in cloud, in modo da garantire che il sistema informativo e i vari processi da automatizzare siano opportunamente documentati.

Si tratta, tuttavia, di un’operazione che potrebbe avere forti ripercussioni. Una soluzione di digitalizzazione delle fatture consente, ad esempio, di ridurre la durata dei cicli di trattamento e di migliorare i principali indicatori finanziari, in particolare quelli relativi ai tempi di pagamento tra cui DSO e DPO. In un secondo momento, sarà anche possibile conseguire una notevole riduzione dei costi che, grazie alle soluzioni offerte da Generix Group si tradurrà in un risparmio medio stimato di 6 euro in emissione e 10 euro in ricezione per ogni fattura.

Ostacoli e impatti organizzativi

La digitalizzazione dei dati è un processo che richiede una riorganizzazione dei metodi di lavoro e uno sviluppo delle conoscenze e delle metodologie. Questo periodo di formazione e di adattamento, durante il quale alcuni collaboratori tipicamente temono di perdere autorità o responsabilità, può suscitare numerose frustrazioni, e tutto ciò è spesso accompagnato da un calo della produttività.

Eppure, l’implementazione di una soluzione per la digitalizzazione presenta numerosi effetti positivi sotto vari punti di vista: abbattimento delle distanze, diminuzione delle controversie, visibilità più estesa, gestione del ciclo di vita documentale, protezione e integrità dei dati, condivisione delle informazioni, ecc.

È necessario quindi eliminare idealmente le barriere e puntare a una cultura più agile che permetta a tutte le funzioni di ricavarne benefici in termini di efficienza e collaborazione.

La paura di perdere il controllo

Durante i processi di automatizzazione e standardizzazione dei processi, le aziende subiscono forti pressioni. L’automatizzazione fa nascere la paura di perdere il controllo di alcune attività. Alcuni collaboratori in azienda non hanno, infatti, fiducia nel digitale perché temono che gli applicativi possano sostituirsi ad essi nel prendere le decisioni, ma si tratta di un timore infondato: le soluzioni per lo scambio di dati informatizzati (EDI), ad esempio, possono essere facilmente associate a workflow di convalida ed in questo modo sarà impossibile convalidare un’attività senza aver ricevuto l’approvazione preventiva di un responsabile.

La pirateria dei dati online

Il timore legato alla diffusione della pirateria dei dati digitalizzati, in particolare quelli archiviati nel cloud aziendale, rappresenta un ulteriore ostacolo alla transizione verso il digitale.

Le soluzioni di digitalizzazione sono tuttavia dotate di protocolli di sicurezza dei dati. È il caso in particolare di alcuni scambi elettronici, il cui grado di protezione può essere adeguato al livello di riservatezza dei documenti.

Ad ogni modo, i servizi di protezione dei dati applicati ai documenti digitalizzati offrono molte più possibilità rispetto alla gestione fisica con interventi manuali: crittografia dei dati, gestione dell’integrità, archiviazione con valenza probatoria, gestione delle autenticazioni, tracciabilità degli accessi, ecc.

La digitalizzazione dei dati è indispensabile per la trasformazione digitale di qualsiasi azienda, ma alcune sono ancora scettiche nel compiere il passo verso il digitale. Generix Group ha sviluppato soluzioni di digitalizzazione dei dati adeguate alle esigenze delle aziende, in particolare delle PMI e delle medie imprese dei settori dell’industria, proteggendo lo scambio di informazioni e garantendo un ROI elevato.