Come garantire visibilità sulla catena logistica

La gestione dei rischi nella supply chain

Le varie attività che caratterizzano la catena logistica coinvolgono numerosi fornitori esterni, implicati a vari livelli della catena, dalla produzione, allo stoccaggio, al trasporto, ecc. Se si verifica un problema presso uno degli operatori esterni, le informazioni ad esso relative devono poter essere trasferite fino alla centrale operativa, affinché il committente possa gestirlo rapidamente contenendone gli impatti sul rapporto con il cliente.

Oggi, tuttavia, si nota un effettivo problema di visibilità che si ripercuote sulla gestione degli imprevisti nella supply chain. Secondo uno studio condotto da Generix Group nell'autunno del 2015 sulla gestione dei rischi operativi d'impresa, tra le 145 aziende intervistate, il 46% ha dichiarato di non avere alcuna visibilità sugli imprevisti dei propri vettori. I committenti paiono di fatto essere più collegati ai loro clienti che ai loro partner.

La situazione è di poco più favorevole nell'ambito del rapporto con i clienti: il 37% delle aziende afferma di avere una visibilità minima sui problemi riscontrati con i clienti.

Come soddisfare le esigenze dei consumatori se le aziende non dispongono di informazioni sufficienti su ciò che accade presso i loro vettori? Se l'obiettivo finale resta la soddisfazione del cliente, è fondamentale che i committenti sappiano gestire tutte le tappe della catena logistica e del processo di consegna delle merci. E’ esattamente ciò che si può fare tramite la funzionalità dell'order tracking.

Order tracking: una collaborazione indispensabile tra committente e vettori

Per sua natura, l'order tracking ha bisogno di tenere sotto controllo le operazioni molto prima della consegna finale: gestione delle scorte, preparazione degli ordini, trasporto, ecc. Raccogliere tutte queste informazioni da parte degli attori della supply chain non è proprio cosa semplice, ed è per questo che in casi come questi viene in aiuto una piattaforma di collaborazione digitale.

Una soluzione di questo tipo deve essere vantaggiosa sia per i caricatori sia per i vettori. Quest’ultimi, ad esempio, non accettano di buon grado il controllo dei loro mezzi, senza contare che le dotazioni spesso richiedono ingenti investimenti. Per convincere i vettori dell’utilità e dei vantaggi offerti da un sistema di monitoraggio degli ordini, il committente deve offrire loro dei servizi che ne semplifichino la quotidianità.

Il conseguimento di benefici tangibili è infatti il viatico per l'accettazione di una piattaforma collaborativa, con scambi tra partner concepiti secondo logiche di tipo "win-win" che apportano vantaggi ad entrambe le parti: lavorare più celermente, in modo più efficace, a minor costo, ecc.

Le sfide dell'interoperabilità per un order tracking efficace

Quando si punta su una soluzione di order tracking lato caricatori, mettere insieme i vari partner richiede profusione di tempo ed energie. In un contesto di carenza di vettori, i committenti incontrano difficoltà nel monitorare i fornitori, che sono spesso operatori piccoli e mal attrezzati ed ai quali risulta difficile imporre processi che li obbligano a effettuare investimenti e a rivedere le proprie modalità operative. Per i vettori la questione, poi, è complicata dalla necessità di accedere a una molteplicità di piattaforme gestite dai loro clienti, cosa che li obbligherebbe a connettersi a svariati portali.

Per poter implementare un sistema di order tracking è dunque essenziale disporre di soluzioni che garantiscano l'interoperabilità tra le diverse piattaforme utilizzate dai caricatori e dai vettori, in modo da consentire uno scambio trasparente dei dati.

Man mano che si perfeziona lo sviluppo delle piattaforme clienti e fornitori grazie a nuove soluzioni, sarà più facile collegarle sotto forma di API o di servizi web.

Le funzionalità di una piattaforma di order tracking

Tenendo conto delle aspettative di ciascun operatore e dei vincoli legati all'implementazione, una soluzione di order tracking deve offrire ai vari interlocutori della catena logistica diverse opzioni:

1. Prevedere in anticipo i rischi e i colli di bottiglia della supply chain grazie al confronto tra dati teorici e realtà. La posizione GPS dei furgoni del vettore è significativa soltanto limitatamente ai dettagli di consegna indicati nell'ordine dal caricatore. A partire dalle stesse informazioni grezze, trasportatore e venditore hanno quindi esigenze divergenti. Da un lato, il vettore desidera monitorare la propria flotta attraverso le targhe dei veicoli; dall'altro, il caricatore ha necessità di sapere in che modo sono ripartiti gli ordini e se subiscono ritardi. I problemi possono essere anticipati soltanto se le soluzioni implementate consentono di tradurre i dati grezzi in informazioni utili per ciascuna delle parti.
2. Collaborare efficacemente. In caso di imprevisti i vari attori collegati alla piattaforma di scambio dati potranno comunicare tra loro per risolvere i problemi in tempo reale, senza dover inviare e-mail o fare telefonate. La gestione degli imprevisti diventa così più rapida e più efficace.
3. Integrare un massimo di connettori con le soluzioni del mercato. Lo strumento di order tracking deve potersi interfacciare con qualsiasi piattaforma vettori.
4. Collegare i vettori non attrezzati o che non dispongono di una soluzione propria. Si dovrà garantire l'accesso alla piattaforma in base a ciascun caso specifico. Per interfacciare tra loro i sistemi è necessario identificare i dati dell’esecuzione per confrontarli con gli obiettivi: ad esempio, conciliare una situazione relativa alla pianificazione dei giri di consegna. La soluzione di order tracking deve quindi poter essere collegata ai software di gestione magazzino WMS o di gestione transporto TMS utilizzati dai vettori così da poter recuperare i dati di pianificazione.

Vantaggi di una soluzione di order tracking per i caricatori

Secondo lo studio di Generix Group, la mancanza di visibilità associata ad una cattiva gestione dei rischi non è priva di conseguenze: per il 60% delle aziende intervistate ne derivano costi diretti o indiretti. Questo può contribuire a danneggiare l'immagine dell'azienda (per il 45%) fino a determinare una perdita di clienti (per il 31%).

L'order tracking costituisce un guadagno per il committente, nella misura in cui permette di:

1. migliorare la soddisfazione del cliente;
2. ridurre i tempi di risoluzione delle controversie.

In questo scenario diventa più difficile per i clienti falsare una dichiarazione allo scopo di ottenere risarcimenti più cospicui, perché sono necessari elementi probanti che sostengano la veridicità di tali affermazioni. Ad esempio, diventa più difficile dichiarare un ritardo di consegna asserendo che il conducente ha atteso nel piazzale prima di scaricare la merce.

Inoltre, è importante per il vettore sapere in tempo reale secondo quali modalità si svolgerà la consegna. L'utilizzo di un sistema di order tracking assume così rilevanza economica per committenti e vettori.