EDI e nuove tecnologie, al servizio della performance operativa

L’EDI (Electronic Data Interchange) consente alle aziende partner di scambiare fatture, preventivi, ordini di acquisto o qualsiasi altra informazione in formato digitale, sostituendo gli scambi fisici di documenti, riducendo gli errori umani, automatizzando e accelerando i processi di gestione.

L’ormai ampia diffusione di questo strumento nel nostro paese e le sue caratteristiche lo rendono decisamente sostenibile, per diverse motivazioni:

• Affidabilità: risolve le esigenze B2B più critiche e la connessione EDI, una volta stabilita, fornisce prestazioni affidabili e durature;
• Digitalizzazione: il fenomeno accelerato dalla crisi sanitaria, l’intensificazione della collaborazione elettronica B2B e il crescente volume degli scambi digitali rendono l’EDI una soluzione essenziale e prioritaria, soprattutto nelle aree in cui la maturità digitale è tuttora bassa.
• Rispetto dei sempre più numerosi obblighi normativi: liquidazione, fatturazione elettronica, controllo continuo delle transazioni, dichiarazioni amministrative elettroniche. I governi stanno chiaramente spingendo per lo sviluppo del digitale nell’esecuzione di processi P2P (Procure To Pay) o O2C (Order To Cash).

EDI e tecnologie complementari, un ambiente vincente per l’efficienza

L’ampia diffusione nel nostro paese dell’EDI è inconfutabile, ma il passo spedito a cui l’innovazione progredisce fa sì che ogni strumento debba evolversi ed essere integrato con le nuove tecnologie per poter affrontare al meglio i problemi emergenti e le sfide che le aziende sono chiamate quotidianamente a fronteggiare. Nel caso dell’EDI, le tecnologie integrative più interessanti al momento sono:

1. API

A volte l’EDI viene criticato per la sua asincronia, ma questo è parte integrante del modo in cui la tecnologia è stata concepita. In un mondo che si muove sempre più verso il real time, il tempo di latenza che intercorre tra l’invio e la ricezione dei dati può essere un problema. Ad esempio, se si è su un sito web e si vuole conoscere lo stock di un prodotto in tempo reale, questo non sarà possibile con l’EDI poiché non è nella sua logica nativa. Ad oggi, alcuni operatori, come Generix, combinano la loro offerta EDI con un’offerta API. Ciò consente al cliente, grazie a un unico sistema, di elaborare gli scambi nelle diverse tempistiche possibili: ritardo consentito, scambio asincrono o necessità di risposta in tempo reale.

2. Reti di reti

Le reti di reti sono network commerciali in cui un gran numero di partner sono già referenziati. In Europa, la più diffusa è PEPPOL eDelivery Network. PEPPOL è una tecnologia distribuita in oltre trenta Paesi e vi si accede attraverso access point certificati, come quello fornito da Generix. Attualmente sono diverse centinaia gli operatori B2B collegati. Questo tipo di rete si basa su una directory centrale amministrata collettivamente, che permette di identificare automaticamente le caratteristiche tecniche di un partner B2B e quindi di connettersi molto rapidamente. Essa consente inoltre di rispondere ad una delle esigenze più diffuse: come ridurre i tempi e i costi di implementazione dei partner tramite EDI?

“Ad esempio, se un’azienda si rivolge a Generix, si collegherà al Generix Collaborative Network e sarà in grado di inviare i propri flussi a tutti i membri della rete in modo molto più semplice. Questo è un enorme vantaggio per gli operatori con reti di grandi dimensioni. Generix Group beneficia di un’esperienza trentennale e dispone di centinaia di migliaia di aziende facilmente collegabili. La rete del Gruppo è interconnessa con quella di 200 altri operatori ed è un punto di accesso a reti di rete come PEPPOL” – Christophe Viry, Product Marketing Manager presso Generix Group.

3. Intelligenza artificiale

L’IA consente di generare simulazioni e previsioni, finalizzate ad aumentare la produttività umana. Ci permette ad esempio di affrontare il problema dell’automazione da un’angolazione diversa: con le tecnologie di deep learning, è possibile addestrare un algoritmo con centinaia di migliaia di ordini a creare un’IA esperta nell’acquisizione dei dati nei moduli d’ordine. Questa IA avrà come compito specifico il reperimento delle informazioni chiave all’interno di un ordine di acquisto in PDF (tipicamente il numero dell’ordine, la data di consegna desiderata, gli articoli ordinati, le loro quantità e i loro prezzi, ecc.): essendo in grado di riconoscere automaticamente oltre l’80% dei campi dei moduli d’ordine, agevolerà gli utenti nell’immissione dei dati e rappresenterà essa stessa una fonte di dati per produrre un messaggio EDI.

“L’integrazione di meccanismi di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico nelle soluzioni EDI le renderà più efficienti e semplici da utilizzare. Nel DataLab di Generix i vari modelli vengono testati per prevenire le anomalie o risolverle senza l’intervento umano. Il machine learning è una buona soluzione per capire come sono stati risolti, ad esempio, gli errori di traduzione EDI o i problemi di routing, con l’obiettivo di superarli in autonomia.” Christophe Viry

4. Elaborazione dati

Data la differente natura dei dati trasmessi con l’EDI, è fondamentale per le aziende garantire che essi vengano gestiti correttamente, ovvero in modo affidabile, sicuro ed efficiente. È anche molto utile che essi possano essere indicizzati, aggregati, inseriti in un data lake e utilizzati per applicazioni analitiche. I casi d’uso sono praticamente illimitati. Ad esempio, nel caso della gestione dei flussi post-vendita si possono ottenere diversi dati sull’attività: quali componenti si rompono più spesso e devono essere riparati, quali sono i pezzi più fragili, quale fornitore ripara più velocemente… Tutto ciò consente di fare molte valutazioni interessanti e un buon operatore EDI ha tutto l’interesse a integrare strumenti analitici che si basino sullo sfruttamento di questi dati. O ancora, nel settore dei servizi finanziari, un sistema di business intelligence abbinato ad una soluzione EDI che raccoglie e analizza i dati delle fatture identificherà i fornitori e i tipi di fattura per i quali sarebbe appropriata un’offerta di pagamento anticipata.

5. Internet of Things

L’Internet of Things (IoT) arricchisce l’EDI fornendo una visione quasi in real time degli eventi, dello stato di merci, pallet, pacchi, casse, oggetti, ecc. I sensori applicati agli oggetti possono registrare diversi tipi di dati, quali ad esempio la temperatura o l’umidità, oppure eventi, come la caduta di un pacco. Lo sfruttamento dei sensori, la visibilità in tempo reale che ne deriva, il monitoraggio costante e la capacità di fornire una visione sincronizzata tra messaggi EDI e messaggi IoT consentono di rendere più efficienti le spedizioni e migliorarne la tracciabilità, il tutto ad un costo relativamente contenuto…

6. Blockchain

Il binomio blockchain ed EDI nasce dalla necessità di trasparenza e tracciabilità manifestata sempre più spesso dai consumatori. La blockchain rappresenta un registro condiviso tra tutti i partner della supply chain: consente di fissare le varie informazioni in transito, di registrarle in modo permanente e di garantirne la sicurezza. Tali informazioni possono essere utilizzate per integrare quelle presenti sull’EDI: in questo modo la collaborazione tra i partner della filiera diventa più aperta ed efficace e gli eventuali errori risultano più facilmente rilevabili a monte. Nonostante i numerosi vantaggi che deriverebbero da questa integrazione, il rapporto tra blockchain ed EDI non è però ancora del tutto fluido: la mancanza di scalabilità, il fatto che il modello di business non sia unico e la presenza di diverse blockchain creano un persistente alone di incertezza intorno a quella che potrebbe essere una tecnologia di svolta.

Novità EDI: servizi gestiti

Alle innovazioni tecnologiche, le offerte EDI devono oggi abbinare quelle in termini di servizi. Per le aziende che utilizzano l’EDI, la manutenzione è complessa e richiede competenze tecniche specifiche. Le interfacce devono essere monitorate e i flussi interaziendali sono regolarmente soggetti a cambiamenti, integrazioni o modifiche. Se a questo si aggiunge la necessità di gestire infrastrutture, software e reti garantendo livelli di servizio molto elevati, si comprende il successo crescente che stanno riscontrando i cosiddetti “EDI Managed Services” offerti in SaaS dai vari fornitori, tra cui anche Generix Group. Oggi, gli operatori possono ad esempio occuparsi direttamente delle problematiche dei propri clienti, gestendo per loro conto l’intero flusso.

29 MILIARDI USD nel 2021 il mercato globale EDI valeva tra i 29 e i 33 miliardi di dollari. La sua crescita è superiore al 10% all’anno.

70% delle aziende ritiene che l’utilizzo dell’EDI in SaaS consenta di soddisfare meglio le esigenze aziendali, razionalizzando gli scambi, migliorando la qualità dei dati e gestendone l’obsolescenza.