Riforma fiscale in Polonia: il Go-Live del KSeF previsto per febbraio 2026

Un quadro tecnico rafforzato per accompagnare la transizione

Per preparare questa riforma fiscale, il Ministero delle Finanze polacco ha pubblicato una documentazione dettagliata comprendente schemi XSD, guide esplicative e un manuale sugli allegati (Zalacznik). Sono stati messi a disposizione tre ambienti distinti – produzione, demo e test – con interfacce API operative. Il governo ha inoltre chiarito diritti e permessi relativi ai certificati (ZAW-FA), alle deleghe di accesso e ai token necessari per collegarsi al sistema.

Questo dispositivo, ispirato ai modelli di validazione già adottati in Italia e in Francia, mira a garantire la trasmissione in tempo reale delle fatture all’amministrazione fiscale polacca. L’obiettivo è chiaro: ridurre le frodi IVA, rafforzare la trasparenza e velocizzare i processi di controllo.

Dubbi tecnici e organizzativi da chiarire

Nonostante una documentazione sempre più completa, diverse aree di incertezza permangono in vista del Go-Live. Il carico tecnico del KSeF resta fonte di preoccupazione: i limiti di chiamate API sono molto restrittivi – un invio batch al minuto o venti stati in dieci minuti – il che potrebbe provocare rallentamenti durante i periodi di chiusura mensile. Le grandi aziende, in particolare nei settori della distribuzione, delle telecomunicazioni e dell’energia, temono picchi di carico che potrebbero influire sulla continuità operativa.
Dal punto di vista funzionale, la stabilità del sistema resta da testare. I numerosi codici di errore (9101, 21121, 21401, ecc.) richiedono una gestione accurata da parte dell’integratore. Anche i casi di fatture parzialmente respinte nello stesso lotto sollevano dubbi sulla robustezza dei flussi di produzione e sulla coerenza dei processi di validazione.
Un altro tema delicato riguarda le allegati strutturati. La Polonia è attualmente l’unico paese dell’Unione Europea a imporre questo formato XML unico per fattura, vietando qualsiasi allegato in PDF o JPG. Questa restrizione tecnica crea difficoltà per le aziende abituate a trasmettere giustificativi voluminosi, come contratti o report di esecuzione.
La transizione dal formato FA(2) a FA(3) aggiunge un’ulteriore complessità. Le fatture emesse prima di febbraio 2026 dovranno essere corrette nel nuovo formato, comprese note di credito e rettifiche. Gli ERP dovranno quindi essere in grado di gestire simultaneamente due logiche di mappatura, richiedendo un significativo sforzo di adattamento.
La gestione degli accessi e dei certificati rappresenta un’altra sfida operativa. Ogni ambiente – test, demo e produzione – richiede un certificato distinto, complicando le procedure amministrative, soprattutto per i gruppi internazionali. Infine, l’integrazione del QR code KSeF, obbligatorio su ogni fattura, solleva interrogativi sulle dimensioni minime, sulla leggibilità nei PDF generati e sulla compatibilità con gli strumenti interni di lettura.

Un calendario ambizioso e aziende ancora prudenti

A meno di un anno dall’entrata in vigore della riforma, il countdown è iniziato. Le autorità polacche continuano ad apportare gli aggiustamenti necessari per garantire la stabilità del sistema. Le aziende, da parte loro, si mostrano cautelative e richiedono maggiore chiarezza sulla gestione dei respingimenti parziali, sulla restituzione dei QR code e sulla capacità del sistema di gestire i volumi di scambio.
Secondo uno studio di PwC, circa il 65% delle imprese polacche ritiene di non essere ancora pronta per la riforma fiscale. Molte preferiscono concentrare i propri sforzi nel 2025 sulla monitorizzazione normativa e sulla qualificazione degli Accredited Service Providers (ASP), prima di avviare i progetti tecnici nel 2026.

Generix, partner chiave per la conformità alla fatturazione elettronica

In questo contesto, Generix si posiziona come un partner di fiducia per supportare le aziende nell’adeguamento al KSeF. Grazie alla sua esperienza multi-paese (Francia, Spagna, Germania, Benelux…), il gruppo offre una piattaforma robusta e interoperabile, capace di gestire sia i flussi KSeF sia i formati Peppol/EN16931. Il suo approccio globale, che combina competenza normativa e padronanza tecnica, consente alle organizzazioni di affrontare con serenità questa riforma fiscale polacca e di prepararsi alle prossime ondate europee, in particolare in Belgio, Germania e nell’ambito di ViDA entro il 2028.
La riforma fiscale in Polonia illustra la profonda trasformazione dei sistemi fiscali europei. Al di là dell’obbligo normativo, rappresenta un’opportunità per ottimizzare i processi interni e rafforzare la trasparenza finanziaria. Il successo del Go-Live del KSeF dipenderà tanto dalla preparazione delle aziende quanto dalla stabilità tecnica del sistema.
Anticipare, testare e collaborare con partner affidabili sarà la chiave per una transizione riuscita verso un modello fiscale più digitale, sicuro e armonizzato a livello europeo.

Per conoscere le evoluzioni delle riforme fiscali nel mondo, Generix mette a disposizione una mappa della conformità alla fatturazione elettronica a livello globale.

Vai alla mappa interattiva