Wat is het doel van automatisering?

Het genereren van facturen kan een lang en vervelend proces zijn wanneer dit nog handmatig gebeurt. Volgens een onderzoek van GS1 kunnen de gemiddelde kosten voor de uitgifte of ontvangst van een factuur 4 keer goedkoper worden door het factuurproces te dematerialiseren.

Met de recente implementatie van nieuwe en geavanceerde technologieën is het mogelijk nog grotere kostenbesparingen te realiseren door de dematerialisatie van papieren facturen en de verwerking van elektronische facturen te automatiseren.

De voordelen van automatisering zijn niet alleen van financiële aard. Het helpt ook om invoerfouten te voorkomen, bedrijfsinformatie in gestructureerde bestandsformaten te centraliseren en het aantal automatische audits en controles van facturen op te voeren, zodat duplicaten, fraude of documenten die niet aan de wetgeving voldoen, beter kunnen worden opgespoord.

Om deze redenen moedigt de Europese Commissie zelf de democratisering aan van gestructureerde elektronische formaten (met het EDI-formaat en nu ook het Factur-X-formaat in Frankrijk), internationale formaten die voldoen aan de Europese normen en de uitwisseling tussen bedrijven in verschillende landen vergemakkelijken.

Om de dematerialisatie in overeenstemming met deze nieuwe normen te vergemakkelijken, zijn er tools ontstaan voor een volledig beheer van de e-invoicing. Dit is het geval met Generix Invoice Services, die het volgende omvat:

• een collaboratief platform dat leveranciers en klanten integreert om hun documentuitwisselingen te vergemakkelijken;
• tools voor het centraliseren en beter delen van bedrijfsinformatie, die online toegankelijk is voor haar werknemers;
• functionaliteiten die een beter beheer van het facturatieproces mogelijk maken, waarbij zicht wordt geboden op de verschillende fasen van het proces en op de acties van elke partij.

Maar deze beheertools houden daar niet op en worden uitgebreid naarmate de technologie evolueert. Zo heeft Generix Invoice Services een nieuwe oplossing in huis gehaald, Generix AP Automation, die de automatisering van talrijke facturatieprocessen mogelijk maakt door rekening te houden met recente innovaties op het gebied van artificiële intelligentie.

Meer geavanceerde technologieën voor nog ruimere functionaliteiten

OCR-technieken (Optical Character Recognition) kunnen nu worden gebruikt om facturen in ongestructureerde formaten te verwerken. Deze processen, die zijn gewijd aan de automatische vertaling van gedrukte of getypte tekstbeelden in tekstbestanden, maken het mogelijk scans van papieren of gedrukte facturen om te zetten in elektronische facturen in gestructureerd formaat.

Generix integreert een nieuwe generatie OCR (Cognitive Data Capture) in hun automatiseringsoplossing. Deze applicatie garandeert een hoge herkenningsgraad (zonder vooraf standaardfactuurtemplates te moeten bepalen) en bevat zelflerende algoritmen om zich aan te passen aan het facturatieproces van uw bedrijf en de prestaties na verloop van tijd te verbeteren.

De Generix AP Automation oplossing garandeert ook de automatische verwerking van elektronische facturen en integreert hiervoor verschillende tools:

• EDI en Factur-X formaten verwerken;
• waar nodig, het handmatig invoeren van documenten te vergemakkelijken door middel van halfautomatische formulieren voor gegevensinvoer en POFLIP;
• autofacturatie.

De laatste uitdaging van automatisering is ook om de rest van het factuurbeheer te vergemakkelijken: auditing, archivering, naleving van de regelgeving… Dankzij zijn algoritmen biedt Generix AP Automation een gedeeltelijke of volledige automatisering van deze cruciale stappen door ervoor te zorgen:

• meervoudige controles om duplicaten, fraude en niet-naleving op te sporen;
• naleving van de regelgeving in zo’n 50 landen;
• archivering van facturen met bewijskracht;
• een betrouwbaar audittraject met automatische afstemming van facturen, inkooporders, leveringsbonnen of contracten goedkeuringsworkflow, afhankelijk van uw bedrijfsbeleid;
• de invoering van dashboards met talrijke KPI’s (transactievolume, soorten geschillen, OCR-prestaties, leveranciersclassificatie…) en de aanbeveling van maatregelen in geval van afwijking van de bedrijfsnormen;
• inzet van P2P-transacties (inkooporders, verzendingen, ontvangsten, prognoses, voorraden…);
• automatische betaling van facturen, inclusief Early Payment Discount, dankzij de opsporing van korting- en financieringsprogramma’s.