De omschakeling naar papierloos: 6 obstakels om dringend te overwinnen!

Gepubliceerd op 9 mei 2018

documenten-papierloos-generix
christophe_viry
VIRY
Christophe
Product Marketing Manager bij Generix Group
Categorieën
eInvoicing
B2B Collaboration

Hoewel papierloos gaan de eerste stap is in de digitale transformatie van een bedrijf, moeten veel bedrijven zich nog op deze weg wagen. Waarom? Angsten en aarzelingen verhinderen dat digitalisering zich verspreidt in bedrijven. Hier zijn een paar tips om je te helpen deze angsten te overwinnen.

Oplossing
generix_invoice_services

Invoice Services

Bekijk de specifieke pagina om alle functies en meer te ontdekken Ontdek
Volg ons

1. Een die-hard afhankelijkheid van papier

Papierloos zijn kan een schok zijn voor langdurige gebruikers van papier. Of deze aarzeling voortkomt uit diepgewortelde gewoonten of een gehechtheid aan fysieke documenten, het zet een aantal bedrijven de nieuwe werkmethoden in de weg.

Om bedrijven bij deze verandering te helpen, moet de bedrijfscultuur volledig opnieuw worden uitgevonden met digitale processen. Het idee is om een beweging op gang te brengen, een overgang naar papierloos, waarvoor het digitaliseren van gegevens een must is.

2. Kosten en tijd

Bedrijven hebben niet altijd de tijd of de middelen om een digitaliseringsproject te starten, wat betekent dat er moet worden geïnvesteerd in tools en clouddiensten om ervoor te zorgen dat de informatiesystemen en -processen die moeten worden geautomatiseerd correct worden gedocumenteerd.

Deze investering levert echter aanzienlijke resultaten op. Het gebruik van papierloze facturen vermindert bijvoorbeeld de doorlooptijden en verbetert de belangrijkste financiële indicatoren, voornamelijk DSO en DPO. Dit vermindert ook aanzienlijk de kosten. Met de oplossingen aangeboden door Generix Group bespaart u gemiddeld €6 voor elke uitgegeven factuur en €10 voor elke ontvangen factuur.

3. Organisatorische obstakels en impacts

Digitalisering van gegevens vereist reorganisatie van werkmethoden en een evolutie in knowhow en verbetermethoden. Deze periode van opleiding en aanpassing kunnen frustratie veroorzaken, omdat sommige werknemers het gevoel kunnen hebben dat ze hun autoriteit of verantwoordelijkheid verliezen, wat kan leiden tot een verminderde productiviteit.

Het gebruik van een digitaliseringsoplossing heeft echter veel positieve effecten: geautomatiseerde transacties, minder geschillen, betere zichtbaarheid, beter beheer van documentlevenscycli, verbeterde beveiliging en integriteit van de gegevens, snellere informatie-uitwisseling, verbeterde gegevenskwaliteit,...

Om dit te doen, moet je idealiter silo's afbreken en direct overstappen op een flexibeler systeem waarmee alle afdelingen hun efficiëntie en gezamenlijke inspanningen vergroten.

4. Angst om de controle te verliezen

Bedrijven staan onder grote druk om hun activiteiten de automatiseren en te standaardiseren. Uit deze druk komt de angst om de controle over bepaalde taken te verliezen als gevolg van het automatiseren van processen.

Sommige werknemers zijn dus op hun hoede voor digitalisering, omdat zij vrezen dat software alle beslissingen voor hen zal nemen. Oplossingen voor elektronische gegevensuitwisseling (EDI) kunnen bijvoorbeeld gemakkelijk worden gekoppeld aan validatieworkflows. Als zodanig zou het onmogelijk zijn om een taak te valideren zonder toestemming van de verantwoordelijke persoon.

5. Online datalekken

Een ander obstakel dat voorkomt dat bedrijven papierloos gaan is de angst dat hun gegevens die online in een cloud worden opgeslagen, kunnen worden geschonden.

Digitaliseringsoplossingen zijn echter uitgerust met systemen voor het beveiligen van gegevens. Bepaalde elektronische uitwisselingen kunnen bijvoorbeeld worden aangepast aan het niveau van vertrouwelijkheid van het document en benodigde beveiliging.

In ieder geval gaan de beveiligingsoplossingen die worden toegepast op digitale documenten veel verder dan de handmatige maatregelen die kunnen worden toegepast op fysieke documenten: gegevensencryptie, integriteitsbeheer, opslag van bewijskracht, authenticatiebeheer, traceerbaarheid van toegang,...

6. Gebrek aan juridisch inzicht

Digitalisering is niet langer afhankelijk van de grootte van een bedrijf. Wanneer er regels zijn, zijn ze van toepassing op alles: digitale B2G-facturen, loonstroken en belastingaangiften,...

In het beste geval houdt het implementatieschema rekening met de grootte van een bedrijf als een van de fundamenten. Dit is hoe het CHORUS-project werkt in Frankrijk. Het dwingt bedrijven hun klanten in de publieke sector digitaal te factureren volgens een schema dat varieert volgens de bedrijfsgrootte.

Bron afbeelding: Pixabay – myrfa

Publicaties
Toon minder publicaties
generix-invoice-services
- 01/08/2018
Productfiche Invoice Services

Sinds 2013 speelt Generix Group een toonaangevende rol op de markt van de dematerialisatie van facturen met zijn aanbod Invoice Managed Services - Onbeperkte forfait.

Meer info
Toon alle publicaties