Migratie van EDI naar SaaS: best practices

Je bent nog niet gestart met de migratie van jouw EDI-systeem naar SaaS

In plaats van verzeild te raken in de technische kant van de zaak, moet u de migratie van een EDI-oplossing naar SaaS (Software as a Service) als bedrijfsproject benaderen en u richten op de functionele aspecten en het vereenvoudigen van de processen die aan de tool gekoppeld zijn. Het is daarom van belang om de afdelingen die te maken hebben met de migratie (inkoop, boekhouding, leveranciers, logistiek) te betrekken bij de voorbereiding van deze actie. Hun verwachtingen en prestatiecriteria moeten worden bepaald voordat de technische aspecten aangepakt worden.

Om het succes van een project te garanderen, moet u er ook voor zorgen dat het management erbij betrokken wordt. Enerzijds omdat de kwaliteit van een applicatie voor B2B uitwisselingen een impact heeft op de relatie van het bedrijf met zijn ecosysteem en partners. En anderzijds omdat u beslissingen moet nemen, interne middelen moet mobiliseren en de communicatie tussen alle betrokken partijen moet faciliteren.

Tot slot moet u ervoor zorgen dat de vaardigheden die nodig zijn voor migratie, intern en extern beschikbaar zijn. Om vertragingen, extra kosten en een lager kwaliteits- en prestatieniveau te voorkomen, moet u mogelijk hulp inroepen van een externe ontwikkelaar of integrator die u alle vaardigheden kan bieden die u nodig heeft.

Je bent halfweg: wat moet er nog gebeuren

Vóór de technische implementatie van een oplossing in SaaS-modus moet u eerst anticiperen op de integratie-eisen voor applicaties van derden die op uw informatiesysteem draaien. Zeker als ze on premise draaien, met andere woorden gehost worden op een bedrijfsserver. In dit geval kunnen we een proof of concept (POC) overwegen. In elk geval moet u nauwkeurig de vereisten voor de aansluiting op het bedrijfsnetwerk en de veiligheidsbeperkingen bepalen.

Als voorbereidende fase van de integratie, moet u relevante indicatoren en meters uitwerken die uw bedrijf in staat zal stellen om haar rendement op de investering te meten. Deze taak is complex en kan aan verschillende actoren worden toegewezen: CIO’s voor de technische aspecten, managers van de verschillende bedrijfsafdelingen voor de beoordeling van de gevolgen van tekortkomingen, enz.

Als laatste, dient u voldoende overgangstijd in acht te nemen om de migratie in veiligheid te stellen. In één op de vijf gevallen zijn meerdere maanden of zelfs meer dan één jaar nodig voor de migratie. Probeer de tijd te nemen om de oplossing te testen en te stabiliseren, vooral in sectoren waar vaak onderaanneming plaatsvindt (industrie, bouw en openbare werken, enz.) Zorg er ook voor dat u voldoende tijd besteedt aan het beoordelen van de impact op de partners van uw bedrijf.

De migratie van uw EDI-systeem is voltooid: tijd voor een beoordeling

Aangezien de implementatie van een nieuwe oplossing de gewoontes van gebruikers verandert, moet u achteraf een analyse uitvoeren van de prestaties van de nieuwe oplossing. Zeker als het gaat om veranderingen in de uitwisselingsprocessen van het bedrijf. Na de migratie moet u analyseren hoe gebruikers de oplossing toepassen om de winst in prestaties en rendement op de investering te berekenen.

Bron: Best Practices onderzoek bij 80 bedrijven die hun on premise EDI oplossing gemigreerd hebben naar een SaaS-oplossing.

Bron afbeelding: Pixabay – Nikin