Desmaterialização da faturação a 100%? Conheça as vantagens
Publicado a 12 Julho 2022
Papeis, papeis e mais papeis. Longe de uma desmaterialização da faturação a 100%, esta é a realidade das empresas que ainda têm parte ou a totalidade das suas faturas em papel – seja a documentação para clientes ou a que é recebida por fornecedores. E na sua organização? Qual o nível de dependência em relação à faturação em papel?
A pergunta parece relativamente simples. No entanto, muitos fatores pesam na balança. Primeiro, porque a pegada do papel pode estender-se, como referimos, a clientes e a fornecedores. Mas também porque, além das faturas, outros documentos podem impactar a agilidade dos seus processos e cash-flow, como é o caso de encomendas, notas de crédito e notas de débito.
Mesmo com a desmaterialização de alguns documentos assegurada (a faturação ao cliente final, por exemplo), a sua empresa poderá continuar dependente do papel.
Sem uma desmaterialização da faturação a 100%, as organizações continuarão a ter custos de impressão, necessidade de arquivo físico (vulnerável a acidentes), processos mais lentos no tratamento manual dos dados em papel e menor produtividade das suas equipas, com recursos alocados durante mais tempo a processos que poderiam ser feitos de forma automática.
O impacto não fica por aqui: a dependência da faturação em papel implica mais erros humanos (que podem lesar ou atrasar as receitas das empresas), falta de controlo e visibilidade ao longo de todo o processo (o que pode resultar em faturas “perdidas” e reclamações de clientes) e períodos mais extensos no processo de envio dos documentos, originando um cash-flow mais lento.
Estar em conformidade legal
Migrar a faturação a 100% para o meio digital é também a garantia de que as empresas estão em conformidade com as obrigações legais existentes e em linha com futuras normas, tendo em conta a tendência crescente da Administração Pública e Autoridade Tributária na desmaterialização de processos, amadurecendo a transformação digital do país, transparência e combate à fraude fiscal.
Nesta tendência de digitalização destacam-se, por exemplo, a obrigatoriedade de comunicação prévia das Guias de Remessa à Autoridade Tributária, desde 2013, mais recentemente a obrigatoriedade da fatura eletrónica nas relações comerciais com a Administração Pública, em que a Diretiva 2014/55/EU do Parlamento Europeu e do Conselho impõe a obrigação de faturação eletrónica no âmbito dos contratos públicos mas cuja implementação foi flexibilizada devido à conjuntura de pandemia.
Garantir a desmaterialização da faturação
Passar do papel para a desmaterialização da faturação a 100% é essencial para estar em cumprimento legal, reduzir custos e melhorar os processos administrativos.
O que falta à sua empresa para acelerar a transformação digital e a automatização dos processos de faturação?
O primeiro passo é rastrear todo o processo de faturação e perceber que pontos é que ainda permanecem dependentes do papel e precisam ser desmaterializados. A tecnologia permite-lhe dar resposta a cada um desses pontos, de forma integrada, e sem causar disrupções aos seus processos administrativos e ao cash-flow:
- Desmaterialização de faturas a clientes;
- Desmaterialização de faturas de fornecedores (através de digitalização automática das faturas recebidas em papel, arquivo digital e integração de dados com software de faturação);
- Implementação da faturação eletrónica com a Administração Pública (em conformidade com as obrigações legais).
Na Generix, dispomos de soluções de faturação eletrónica adaptadas às necessidades específicas da sua organização – e que permitem implementar uma desmaterialização da faturação a 100%. Com isso, a sua empresa consegue reduzir custos, aumentar a velocidade dos processos, libertar recursos humanos para gerar maior valor acrescentado, melhorar a relação com clientes e fornecedores, mas também proteger o planeta, com menor impacto ambiental. Múltiplas vantagens, sem o peso do papel.
