Desmaterialização integral do circuito de faturas: 100% Paperless, 100% Touchless

Publicado a 7 Março 2022

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Eduardo
Bentes
Business Development, Alliance & Channel Manager
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Fatura eletrónica
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Papéis, papéis e mais papéis! Longe de uma desmaterialização da faturação a 100%, esta é a realidade das empresas que ainda gerem parte ou a totalidade das suas faturas em suporte físico – seja a documentação para clientes ou a que é recebida por fornecedores.

E na sua organização? Qual o nível de dependência em relação à faturação em papel?

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A pergunta parece, à primeira vista, relativamente simples. No entanto, muitos fatores pesam na balança. Primeiro, porque a pegada do papel pode estender-se, como referimos, a clientes e a fornecedores, mas também porque, para além das faturas, o papel pode impactar a agilidade dos seus processos administrativos e gestão do cash-flow, nomeadamente no tratamento de encomendas, notas de crédito, entre outros.

Portanto, mesmo com alguma desmaterialização assegurada (na faturação ao cliente final, por exemplo), a sua organização poderá continuar a estar refém do papel, por exemplo no que diz respeito ao circuito de contas a pagar, traduzindo-se esta realidade, em tarefas administrativas menos ágeis e mais onerosas.

Sem uma desmaterialização da faturação a 100%, as organizações continuarão a ter custos de impressão, necessidade de um arquivo físico (vulnerável a acidentes) processos mais lentos no tratamento manual dos dados em papel e menor produtividade das suas equipas, com recursos alocados durante mais tempo a processos que poderiam ser feitos de forma automática.

O impacto não fica por aqui: voltemos à vertente de faturas de fornecedores. A faturação em papel implica mais erros humanos (que podem lesar ou atrasar o pagamento a fornecedores), falta de controlo e partilha da visibilidade ao longo de todo o processo. Esta realidade pode resultar na deterioração da relação com fornecedores estratégicos para o negócio e consequentemente afetar o nível de serviço da sua organização.

A questão legal da faturação eletrónica

Desmaterializar integralmente o circuito de faturas na sua organização, requer o cumprimento das obrigações legais existentes. Neste sentido a importância de recorrer a tecnologia que suporte estas exigências legais/fiscais e que permita a organização contextualizar-se nas atuais normas e principais tendências de mercado.

Nesta tendência de digitalização destaca-se por exemplo a obrigatoriedade atual de comunicação de faturas eletrónicas com entidades da Administração Pública,
(Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de Abril), mas cuja implementação foi flexibilizada devido à conjuntura de pandemia, contribuído assim para o amadurecimento da transformação digital do país, maior transparência e combate à fraude fiscal.

O que falta à sua empresa para acelerar a transformação digital e a automatização dos processos de faturação?

O primeiro passo é, precisamente, efetuar um levantamento e analisar em detalhe todo o processo de faturação a clientes e de fornecedores. Com recurso a um parceiro especializado na área da faturação eletrónica, o segundo passo consiste no desenho da solução tecnológica o que poderá por vezes implicar também a reengenharia de alguns processos.

Face às necessidades identificadas, a tecnologia permitirá otimizar e dar resposta ao conjunto de requisitos em torno da gestão e tratamento de faturas da sua empresa, nomeadamente:

  • Desmaterialização de faturas a clientes multiformato (PDFs, EDI, UBL CIUS-PT, ...), em cenários de faturação B2B, B2C e B2G;
  • Cumprimento das exigências legais de faturação eletrónica com entidades da Administração Pública;
  • Desmaterialização de faturas de fornecedores (através de processos EDI, Webedi, digitalização e captura automática de dados das faturas recebidas em papel (OCR), arquivo digital e integração de dados com o software de faturação);
  • Configuração de workflows e circuitos de aprovação de documentos;
  • Implementação de processos automáticos de conferência e de contabilização de faturas em sistema;

Na Generix, dispomos de soluções de faturação eletrónica adaptadas às necessidades específicas da sua organização, que permitem desmaterializar a faturação a 100%. Assim, a sua empresa consegue reduzir custos, aumentar a celeridade dos processos administrativos, libertar recursos para tarefas de maior valor acrescentado, melhorar a relação com clientes e fornecedores e reduzir a pegada ecológica.

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