Faturação Eletrónica com a Administração Pública: legislação, prazos e software de faturação

Publicado a 18 Dezembro 2023

Faturação Eletrónica com a Administração Pública
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Fatura eletrónica

O Decreto-Lei n.º 123/2018 estabeleceu o modelo de governação para a implementação obrigatória da Faturação Eletrónica com a Administração Pública em Portugal. Este enquadramento legal define prazos de adoção, formatos técnicos e objetivos de transformação digital dos processos de faturação, visando maior eficiência, transparência e sustentabilidade nas relações comerciais entre entidades públicas e empresas.

Enquadramento Legal 

Desde a publicação do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro (alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril), foi definido o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos. O calendário de adoção foi estabelecido de acordo com a dimensão e natureza das Entidades Públicas e Operadores Económicos que devem ser incorporados no novo sistema de faturação. 

  • Aplica-se às grandes empresas desde 1 de janeiro de 2021
  • Aplica-se às micro, pequenas e médias empresas a partir de 1 de janeiro de 2025

A emissão de faturação eletrónica com a administração pública em Portugal é obrigatória no formato CIUS-PT. Este formato, que é o padrão XML standard para a comunicação de documentos em contratos públicos no país, garante a conformidade e segurança necessárias nas transações comerciais. A utilização do CIUS-PT assegura a interoperabilidade entre os sistemas das empresas e as plataformas governamentais, simplificando a troca de informações e documentos de forma eficiente e segura

Objetivo da Faturação Eletrónica 

De acordo com o enquadramento legal, a implementação da faturação eletrónica assume-se como um verdadeiro programa de transformação digital, processual e funcional. Ela é baseada na normalização, otimização e automatização processual do ciclo da despesa e do ciclo da receita. A faturação eletrónica promove a agilização e desmaterialização do relacionamento existente entre as entidades públicas e destas com os agentes económicos privados. Além disso, reduz os prazos de pagamento, os custos de operação e de transação, garantindo maior fiabilidade e transparência em todas as atividades do processo. 

Impacto para as Entidades Públicas 

As Entidades Públicas, como as empresas públicas e sociedades de economia mista, são obrigadas a implementar a faturação eletrónica para receber e processar faturas eletrónicas. O calendário de adoção varia de acordo com a dimensão e natureza de cada entidade. Este processo é regido por normas específicas que visam garantir a eficiência e transparência nas transações comerciais. 

Impacto para as Empresas 

Para as Empresas fornecedoras das entidades públicas, a adoção da faturação eletrónica é obrigatória no âmbito dos contratos públicos. É essencial que as empresas preparem os seus sistemas para emitir faturas eletrónicas em conformidade com os prazos legais estabelecidos. Esta mudança tem como objetivo promover uma comunicação mais ágil e transparente entre as partes envolvidas, assegurando a conformidade com as normas vigentes e facilitando o processo comercial. 

Fases de Implementação de Projeto: Entidades Públicas vs. Empresas 

Fases Entidades Públicas Empresas
Análise da Fatura Eletrónica Análise da fatura eletrónica de acordo com a Diretiva 2014/55/EU, incluindo dados, semântica e regras definidas pela diretiva. Pode envolver a participação de um parceiro tecnológico. Análise da estrutura da fatura eletrónica de acordo com o manual de Faturação Eletrónica fornecido pela Entidade Pública.
Levantamento de requisitos do ERP Levantamento dos requisitos do ERP para integração de faturas de acordo com a Diretiva 2014/55/EU. Esclarecimento de que a integração não abrange todo o processo de validação, conferência e contabilização dos documentos. Levantamento de requisitos do ERP para envio por integração dos dados das faturas.
Levantamento dos processos internos Levantamento dos processos internos atuais da Entidade Pública para tratamento de faturas, desde a receção até ao pagamento, rejeição, pedido de crédito, etc. Definição de novos processos de envio integrado da fatura eletrónica.
Identificação de Stakeholders Identificação de todos os stakeholders da Entidade Pública no processo de tratamento de faturas. Levantamento de requisitos do ERP para envio por integração dos dados das faturas.
Análise dos Processos Atuais Análise dos processos atuais afetos pelo tratamento de uma fatura eletrónica. Definição de novos processos de envio integrado da fatura eletrónica.
Definição de novos processos Definição de novos processos de tratamento (integração) da fatura eletrónica. Identificação de todos os stakeholders envolvidos no processo de envio integrado da fatura eletrónica, incluindo equipas de IT, financeiras, e outros departamentos relevantes.
Especificação de requisitos do ERP Especificação dos requisitos do ERP para integração da Faturação Eletrónica de acordo com os processos definidos pela Entidade Pública. Análise dos processos internos atuais relacionados ao envio e gestão de faturas.
Desenvolvimento e integração de sistemas Desenvolvimentos e integração de sistemas ERP para suportar a faturação eletrónica de acordo com os requisitos e processos definidos. Desenvolvimento e integração do ERP do Operador Económico com a entidade pública.
Testes, Go-Live, Rollout de fornecedores Testes, Go-live e rollout do sistema para os fornecedores. Testes, Go-live e adição de novos clientes no processo de EDI/faturação eletrónica.

 

Alternativas de Adoção 

Existem várias soluções que garantem o cumprimento legal para a emissão de Faturas Eletrónicas, incluindo a certificação de todas as faturas emitidas: 

  • Sistema EDI (Eletronic Data Interchange), que possibilita a transação segura de documentos, garantindo a autenticidade da origem e integridade dos dados. Esta tecnologia utiliza um formato standard para estruturar as informações e uma linguagem comum para as transmitir de um sistema para outro, independentemente do software utilizado por cada empresa. 
  • Portal WebEDI, portal colaborativo que permite efetuar a transação de dados EDI e não implica o processo de desenvolvimento de integração de dados com o ERP da entidade. 

Benefícios da utilização da Faturação Eletrónica 

A modernização dos processos comerciais através da Faturação Eletrónica traz consigo uma série de benefícios significativos: 

  • Automatização de processos de negócio 
  • Redução de erros e do tempo de processamento dos documentos 
  • Redução de custos administrativos e de processamento (papel, impressora, selos, correio, etc) 
  • Melhoria da eficiência operacional 
  • Maior visibilidade do estado dos documentos (lido/recebido, pago, etc) 
  • Controlo das transações em tempo real 
  • Redução dos prazos de recebimento 
  • Maior transparência e melhoria da relação com o cliente 
  • Aumento da sustentabilidade ambiental 

Estes benefícios não só otimizam os processos de negócio, mas também fortalecem as relações comerciais e promovem práticas mais sustentáveis no ambiente empresarial atual.

Qual a experiência da Generix Group em Faturação Eletrónica? 

Com mais de 30 anos de experiência, a Generix Group tem acompanhado o desenvolvimento da faturação eletrónica desde os primeiros textos regulamentares que autorizaram a desmaterialização de faturas. A empresa tornou-se um dos principais players europeus a representar cerca de 150.000 entidades coletivas e apoia os seus clientes na implementação da faturação eletrónica em todo o mundo. 

Como iniciar o processo de implementação da Faturação Eletrónica? 

Se deseja iniciar o processo de implementação da faturação eletrónica na sua empresa, a Generix Group pode apoiá-lo. Oferecemos soluções de faturação eletrónica abrangentes e personalizadas, adaptadas às necessidades específicas do seu negócio. 

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