Otimização dos processos de gestão de faturas com fornecedores

Desafios da gestão de faturas com fornecedores

A gestão de faturas com fornecedores é uma tarefa fundamental para os departamentos financeiros, mas também pode ser um processo complicado e moroso. Desde a receção e validação das faturas até ao seu registo e pagamento, as equipas financeiras enfrentam muitas vezes uma série de desafios, nomeadamente: erros na introdução dos dados, faturas mal redigidas pelo fornecedor, atrasos no processamento, telefonemas e cartas frequentes dos fornecedores devido à falta de visibilidade do estado das faturas. Estes desafios podem afetar negativamente a eficiência, exatidão e a satisfação dos fornecedores, sendo esta última, na minha opinião, a mais importante a ter em conta: a relação com os nossos fornecedores.

A automatização como solução

A boa notícia é que a automatização do processo de gestão de faturas com fornecedores veio revolucionar o processo. Graças aos avanços tecnológicos, as organizações podem atualmente implementar soluções que automatizam grande parte do workflow, desde a receção de faturas, gestão de erros de fornecedores, validações para evitar potenciais fraudes, fluxos de aprovação automatizados, até ao lançamento e pagamento. Esta automatização não só reduz os erros e os atrasos, como também melhora a visibilidade e o controlo das faturas, permitindo às equipas financeiras tomar decisões mais informadas e estratégicas.

Benefícios tangíveis da automatização

Ao adotar a automatização da gestão de faturas com fornecedores, as empresas obtêm uma série de benefícios tangíveis. Por exemplo, a redução do erro humano e a melhoria da exatidão dos dados. Isto pode levar a uma maior precisão nos registos contabilísticos, evitando potenciais problemas legais ou de conformidade. Além disso, a automatização acelera o processo de aprovação, uma vez que permite que os fluxos de aprovação existentes (que atualmente consistem num e-mail para a parte responsável com a fatura em "anexo pdf" para aprovação) sejam gerados "digitalmente". Também acelera o pagamento das faturas, resultando em maior eficiência operacional e melhores relações com os fornecedores.

Melhorar a produtividade e a orientação estratégica

Ao libertar as equipas financeiras de tarefas repetitivas e de baixo valor acrescentado, a automatização permite-lhes dedicar-se a atividades mais estratégicas. Os profissionais financeiros podem dedicar o seu tempo e energia a uma análise mais profunda, à tomada de decisões estratégicas e à colaboração entre departamentos. Adicionalmente, ao simplificar a gestão de faturas, as empresas podem melhorar a previsibilidade do cash flow e o planeamento financeiro.

Próximos passos para a automatização

Se pretende implementar automatizar a gestão das faturas com os fornecedores, eis algumas etapas importantes a considerar:

1. Avalie as necessidades da sua organização e procure as soluções de automatização adequadas. A nossa recomendação é começar sempre com um fluxo: Purchase-to-Pay.
2. Comunique com os seus principais fornecedores e parceiros para estabelecer uma integração perfeita dos documentos a trocar e dos fluxos de trabalho.
3. Planeie uma implementação gradual, tendo em conta que nem todos os seus fornecedores têm a mesma capacidade tecnológica. Comece pelos maiores. Conceda-lhes prazos razoáveis para que se possam adaptar a este novo método de trabalho.
4. Comunique a mudança e dê formação à sua equipa sobre a utilização da nova tecnologia. Tenha consciência que poderá haver resistência à mudança, para que a transição seja mais "tranquila".
5. Monitorize e meça os resultados para fazer ajustes e melhorias contínuas. Ouça a sua equipa interna, fale com os seus fornecedores. Esta será a melhor forma de fazer com que a mudança seja vantajosa para ambos.

A automatização dos processos de gestão de faturas com fornecedores oferece uma excelente oportunidade para os profissionais da área financeira promoverem a eficiência, a precisão e a tomada de decisões estratégicas. Ao adotar esta tecnologia inovadora, as empresas podem otimizar as suas operações financeiras, melhorar a satisfação dos fornecedores e alcançar o sucesso a longo prazo.