Quels sont les avantages de l’automatisation du cash management ?

Publié le 3 novembre 2021

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Generix Group
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Collaboration B2B
Facture électronique

L’Account Payable Automation (APA), ou l'automatisation des comptes fournisseurs, permet la digitalisation du traitement des factures entrantes en associant la collecte numérique de 100 % des données de facturation, l’automatisation du traitement des litiges et des mises en paiement. Zoom sur les trois principaux bénéfices de cette pratique.

Baisser le coût de traitement des factures

Alors que l’envoi et la réception des factures sous format électronique vont devenir obligatoires pour toutes les entreprises d’ici 2024-2026, 80 % des factures fournisseurs éditées aujourd’hui sont encore envoyées au format papier. Or, le traitement standard d’une facture papier est un processus coûteux, estimé à 13,8 €, selon une enquête de GS1 France. 

En effet, plusieurs paramètres alourdissent les frais :

  • les coûts de traitement : réception, transfert, classement, lecture, vérification.

  • le temps passé à analyser et corriger la facture si des erreurs s’y trouvent.

  • les coûts liés à la perte de documents en cas de contrôle fiscal ou d’audit comptable.

  • les coûts de l’espace dédié à l’archivage papier : la plupart des entreprises traitent

  • des volumes de factures considérables par an. Or, la loi oblige les entreprises à conserver leurs factures fournisseurs pendant 10 ans. Le stockage et l’archivage de ces documents prennent de la place. Ce qui se traduit par des coûts de location  supplémentaires pour l’entreprise : armoires, classeurs, m² supplémentaires… Sans parler des coûts d’entretien et de maintenance de ces espaces.

  • les coûts indirects : retard de paiement et pénalités, non-respect des échéances de règlement (litiges, frais d’huissier, d’avocat, etc.).

  • les coûts des ressources et moyens mobilisés par l’entreprise.

 
En automatisant la gestion des factures, les entreprises peuvent réduire le coût de traitement d'une facture de 75 à 80 %, soit une économie de près de 10 € par facture en moyenne. Au total, le bénéfice moyen pour une entreprise adoptant une offre d'APA est de 615 K€ par an et le retour sur investissement est réalisé le plus souvent en 4 mois, selon une enquête IDC de 2020.

 

Réduire la durée de cycle de traitement

Outre le fait d’en réduire le coût, l'automatisation va permettre d'accélérer le processus global du traitement de facture. En effet, la chaîne logistique d'une facture dure en moyenne 8,6 jours. Il faut compter au minimum une semaine supplémentaire pour le paiement. Dans le cas d'une automatisation de traitement des factures sur 80 % des tâches, la durée du cycle passe de 15 jours environ à 3 jours. L'approbation des factures se fait également plus rapidement. Les éventuelles erreurs sont détectées et corrigées automatiquement avant la soumission des factures et les données sont envoyées par e-mail aux approbateurs.
 
Selon l’étude PWC-DFCG sur les priorités 2019 des directeurs administratifs et financiers français, pas moins de 30 % affirmaient déjà placer la dématérialisation des factures au cœur de leurs priorités. Passer à la facture dématérialisée, c’est s’affranchir de l’impression, de la mise en pli, du traitement manuel, etc. Bref, c’est se libérer de procédés chronophages et à faible valeur ajoutée. À titre d'exemple, un comptable qui traite habituellement 6 000 factures papier peut traiter dans le même temps 90 000 factures numériques.
 
Pour rappel, les délais de paiement entre professionnels sont fixés en principe à 30 jours suivant la réception des fournitures. Un fournisseur peut néanmoins appliquer un délai de paiement plus long, sans jamais toutefois dépasser les 60 jours ou les 45 jours à compter de la fin du mois. Au-delà de ces délais, des pénalités de retard peuvent être appliquées.
Or, 30 jours ou même 60 jours représentent un délai relativement court, si le service comptable d’une entreprise tarde à traiter les factures sur papier. En cas de factures impayées, une entreprise s’expose au paiement de pénalités de retard. Ainsi le traitement non optimisé des factures provenant de fournisseurs peut s’avérer coûteux. Pour réduire le temps de traitement et éviter tout retard de paiement, l’utilisation d’un logiciel de traitement des factures tel que AP Automation est indispensable.

 

Améliorer les marges de l'entreprise

Le Dynamic Discount or Early Payment Discount est une solution qui offre aux fournisseurs la possibilité de recevoir un paiement anticipé en échange d'un escompte sur leur facture. Le fournisseur offre par exemple à l'acheteur une remise de 2 % si une facture est payée dans les dix jours.
 
Or, selon le rapport AP & Working Capital de PayStream Advisors, 31 % des personnes interrogées ont déclaré que l'acheminement manuel des factures pour paiement et approbation faisait obstacle à un escompte pour paiement anticipé. L'automatisation des paiements peut réduire le cycle de traitement et permettre aux organisations de profiter davantage des remises qui leur sont offertes, optimisant ainsi leur fonds de roulement : selon un sondage Redbridge de 20191, seules 2 % des entreprises interrogées utilisaient le dynamic discount à cette fin mais déjà près de 20 % d’entre elles souhaitaient le développer.
 
De plus, l'automatisation du traitement des paiements génère une satisfaction accrue des fournisseurs : payés plus rapidement, ils peuvent réduire leurs DSO (Days sales outstanding). Cela contribue grandement à améliorer les relations avec la base de fournisseurs.

 

1 Enquête Redbridge – Le trésorier et l’optimisation du BFR