Dématérialisation des factures  : où en sont les entreprises françaises ?

Quelles évolutions de la dématérialisation des factures en France ? 

Coup d’accélérateur sur l’équipement, mais timide déploiement 

Si l’équipement des entreprises s’accélère nettement, le déploiement de la facturation électronique peine à avancer en termes de volume. Aujourd’hui, 76 % des entreprises sont équipées. Mais la moitié d’entre elles ne traite pas plus de 50 % de ses factures sous forme dématérialisée. Les dernières entreprises à s’équiper sont de taille modeste. Et avec de faibles volumes de factures, elles craignent que le retour sur investissement ne soit pas au rendez-vous. 
 
Dans la sphère publique, l’obligation réglementaire d’émettre des factures électroniques a, en revanche, eu un très fort impact. De 2017 à 2020, plus d’un million d’entreprises sont ainsi passées à la dématérialisation des factures, après une première période de volontariat qui s’était soldée par un échec. 
 
Pour aller plus loin : [Quiz] Facture électronique : connaissez-vous bien la réglementation européenne ? 
 

La facture au format PDF prend le pas sur l’EDI 

En 2020, les solutions de facturation électronique servent d’abord à émettre des factures (dans 71 % des cas). Pour 58 %, ce sont des factures PDF signées électroniquement : c’est 57 % de plus qu’en 2018. À l’inverse, l’EDI est à 66 %, en baisse de 12 % par rapport à 2018. 

On remarque que les entreprises françaises favorisent la facture sortante. En cause : une mise en œuvre plus simple qu’un projet de facture entrante, qui nécessite de contrôler la nature des données fournisseurs. Autre raison : les entreprises sont fortement incitées à cette pratique par leurs clients, mais aussi par la contrainte réglementaire de la facturation B2G.
 
Signée ou non, la facture PDF est plébiscitée par les entreprises émettrices même si elle n’est guère plus intéressante qu’une facture papier côté client. Il faut l’OCRiser et la vidéocoder pour en extraire les données automatiquement. Ajoutons que les coûts de traitement et les taux d’erreurs sont, dans ce cas, relativement élevés, pour une extraction souvent limitée à l’entête et au pied de la facture. Contrairement à l’EDI dont les taux d’erreurs sont nuls pour une acquisition à 100 % des données contenues dans la facture. 
 
Dans l’intérêt de l’acheteur et du vendeur, il serait préférable d’adopter les standards de factures électroniques dits mixtes, qui regroupent les avantages de la facture PDF et de l’EDI. Dans le standard Factur-X, il s’agit par exemple d’une image liée à un fichier de données structurées intégrables par le client. 
 

Quelles perceptions des bénéfices pour les entreprises ? 

En 2018, les entreprises concevaient aisément les bénéfices techniques d’une solution de dématérialisation des factures. Elles avaient cependant du mal à appréhender la création de valeur. Il ressort du baromètre 2020 que les bénéfices métiers sont aujourd’hui plus facilement perçus par les entreprises. La maturité des solutions et des organisations permet sans doute d’en ressentir les bénéfices en matière de rapidité de paiements, et donc de respect des échéances de règlement. Autant d’atouts pour la gestion du days sales outstanding (DSO) et du cash, ou la mise en œuvre de programmes tels que le reverse factoring et le dynamic discount. 

E-invoicing : quel niveau de maturité pour les entreprises françaises ? 

Une nette méconnaissance des pratiques et tendances 

Le baromètre 2020 des systèmes d’information pour la dématérialisation des factures montre une méconnaissance massive des pratiques et tendances qui pourraient être profitables aux entreprises. Plus de 85 % des entreprises interrogées sont concernées. Cela touche en particulier le dynamic discount, qui permet aux entreprises de payer leurs factures avec escompte. 
 
Concernant l’interopérabilité des systèmes d’un pays à l’autre, l’usage des formats européens de factures CEN 16931 n’est pas plus connu que le programme Connecting Europe Facility qui finance des projets utilisant ces standards. 

Generix Group mène ainsi plusieurs projets supportés par la Commission, visant entre autres à déployer un format interopérable de factures (CEN 16931), à appliquer le règlement européen sur l’identification et la confiance numérique (e-IDAS) ou encore à utiliser un protocole de communication unique (EDIINT AS4 via le réseau PEPPOL edelivery Network).

La piste d’audit : un sujet complexe à appréhender 

Imposée à toutes les entreprises depuis 2014, le principe de la piste d’audit fiable est particulièrement révélatrice du manque de maturité des entreprises. Elle fait partie de ces dispositifs réglementaires soudainement imposés à des entreprises peu informées, ou ne disposant pas de moyens suffisants pour se mettre en conformité. 
 
Conséquence ? Jugée trop vague et chronophage, la piste d’audit n’est aujourd’hui pas respectée dans toutes les entreprises. Même constat sur l’utilisation du certificat de niveau RGS2, ou l’obligation de facturer ses clients B2G uniquement par voie électronique. 

On constate cependant une certaine tolérance de l’État. Pour autant, en cas de contrôle, des sanctions importantes peuvent être appliquées : rejet de la réduction de TVA, remise en cause du caractère original de la facture, pénalité pouvant s’élever à 50 % du montant de la facture… 
 
Il s’avère donc important pour les entreprises de remettre en question leurs processus de facturation, et d’instaurer les contrôles imposés dans le cadre de la piste d’audit. Pour une entreprise, il s’agit d’une réelle opportunité de réduire les risques d’erreurs et les dysfonctionnements, mais aussi de lutter contre des fraudes, de plus en plus complexes à détecter avec le déploiement du digital. 

 

Quelles pistes envisager pour l’e-invoicing de demain ? 

Autant être clair : poursuivre le déploiement de la facturation électronique sans obligation réglementaire est illusoire. La France ne pourra sans doute atteindre un taux d’équipement de 100 % qu’à travers la contrainte réglementaire, comme l’ont fait l’Amérique du Sud ou l’Italie. 

Les prochaines obligations réglementaires en France 

Dans l’article 153 de la Loi de finances 2020, le Gouvernement se positionne explicitement en faveur d’un modèle de type Tax Continuous Control, obligeant les entreprises à dématérialiser toutes leurs factures B2B. Attendue en 2023, cette mesure devrait être appliquée sur plusieurs années comme ce fut le cas dans la sphère publique, en B2G. 
 
Plusieurs hypothèses sont actuellement étudiées par les pouvoirs publics et font l’objet d’expérimentations. Les factures pourraient être déposées sur un serveur national comme Chorus Pro avec des extensions B2B, qui enregistrerait toutes les transactions et pourrait servir à remplir les déclarations de TVA. 
 
Les objectifs pour l’administration sont, dans tous les cas, parfaitement clairs : il s’agit de réduire la fraude et accroître les recettes, tout en diminuant les coûts de mise en recouvrement. Plusieurs analystes prédisent une généralisation de ce modèle dans le monde d’ici 2025. Les équipes Generix Group sont mobilisées dans ce projet : elles participent aux projets pilotes de l’AIFE et aux séminaires de concertation organisés par l’État avec des acteurs majeurs de l’e-invoicing.

 
Un défi pour les PME

Plusieurs services de facturation électronique doivent pouvoir être proposés aux entreprises qui choisiront leur solution en fonction de leur maturité : factures EDI, PDF (signé ou non), dépôt de factures sur un portail avec vidéocodage, ou encore saisie en ligne. Notons que les deux derniers modèles sont tout à fait à la portée des entreprises de petite taille. 

Generix Group a accompagné plusieurs de ses clients pour leur permettre d’atteindre un déploiement de plus de 95 % de leurs factures entrantes, dont certaines impliquent parfois plus de 10 000 fournisseurs.

Marché de la facture électronique : état des lieux 

Un marché en forte croissance, mais historiquement divisé 

Avec un volume mondial estimé à plus de 20 milliards de factures par an, le marché de l’e-invoicing aiguise forcément les appétits. Selon le cabinet Billentis, il y aurait aujourd’hui 1 500 opérateurs dans le monde, dont la moitié en Europe. Mais seuls 24 % d’entre eux seraient capables de traiter au minimum 20 millions de factures par an. 
 
Trois grandes catégories d’acteurs se positionnent sur le marché en offrant : 

• des services de compliance réglementaire ; 
• une dématérialisation de la facture au format papier (LAD, RAD, éditique…) ; 
• des services métiers de digitalisation des processus (e-procurement, procure to pay…). 

La tendance actuelle est au regroupement de ces 3 univers. 

Un manque d’harmonisation entre réglementations 

Sur les dispositifs réglementaires, l’enjeu de l’interopérabilité se fait de plus en plus ressentir. Dans certains pays, en effet, les pratiques s’apparentent à des politiques protectionnistes et nationalistes, qui constituent un vrai frein au déploiement international de la facture électronique. Ainsi, il arrive parfois qu’un opérateur comme Generix Group soit empêché de proposer ses services à des multinationales obligées de contracter des services locaux. 

De nombreuses initiatives ont d’ores et déjà été mises en place pour stimuler le déploiement de la facturation électronique au sein des entreprises françaises. À n’en point douter, la dématérialisation obligatoire constitue la prochaine étape. Mais il reste compliqué pour une entreprise de choisir sa solution parmi une offre pléthorique. La sélection d’un prestataire de dématérialisation revêt cependant une importance particulière. Il s’agit pour l’entreprise de pouvoir répondre à ses obligations légales tout en sécurisant la gestion de ses données. Et vous, où en êtes-vous dans votre dématérialisation des factures ? Vous songez à recourir à une solution d’e-invoicing, mais ne savez pas vers qui vous tourner ? Contactez Generix Group pour en savoir plus sur son offre d’e-invoicing.