4 práticas recomendadas de Accounts Receivable Automation

As soluções de Receivable Automation podem fazer corresponder automaticamente as faturas às ordens de compra e podem até codificar automaticamente as faturas sem uma ordem de compra, entre muitas outras funcionalidades, para ajudar os departamentos financeiros e de contabilidade a fazerem o seu trabalho de forma mais eficiente. Em muitos casos, as soluções de contas a receber podem também acelerar o cash flow e reduzir a fraude.

Não há dúvida que a faturação eletrónica e as soluções de Accounts Payable, têm vindo a crescer, em parte, graças às mudanças radicais na faturação eletrónica devido aos requisitos de conformidade impostos pelas autoridades governamentais e fiscais em todo o mundo, e à medida que cada vez mais empresas veem os benefícios da digitalização das suas operações. Mas se olharmos para muitas empresas norte-americanas hoje em dia, veremos que há menos automatização em torno dos fluxos de entrada de dinheiro de accounts receivable.

Existe um grande potencial para as empresas utilizarem software Accounts Receivable (AR) Automation para obterem benefícios como a melhoria do cash flow, aumento da produtividade do pessoal e redução da fraude. No entanto, a procura de AR Automation está a crescer, à medida que mais empresas se apercebem do seu potencial depois de adotarem estratégias de faturação eletrónica e estratégias de Accounts Payable Automation.

4 melhores práticas de Accounts Receivable Automation

Se está a considerar uma solução de automatização de contas a receber, eis quatro práticas recomendadas no que diz respeito às principais funcionalidades disponibilizadas pelos fornecedores de soluções:

1. Integração

É essencial eliminar a duplicação de dados e a introdução manual de dados e garantir informações exactas e atualizadas. É por isso que a criação de faturas eletrónicas a partir de sistemas ERP ou de contabilidade deve ser um dado adquirido em qualquer solução de AR que selecione.

Em suma, a integração perfeita das faturas geradas pelo ERP no seu sistema de automatização da gestão de contas a receber proporciona uma maior eficiência e precisão.

2. Entrega e pagamento

Os dados da fatura têm de ser automaticamente extraídos de um sistema ERP ou de contabilidade, e a fatura é convertida para o formato de entrega dos seus clientes ou parceiros. Deve procurar-se a capacidade de entregar faturas aos clientes em qualquer formato após a criação da fatura. A entrega eletrónica é a norma em todas as suas formas, e o beneficiário tem de ter a capacidade de aceitar e enviar faturas em vários formatos normalizados EDI, bem como ficheiros XML, PDF, CSV, correio, etc.

Para além do pagamento integral de cada fatura, dependendo da sua empresa, tipo de cliente ou montante em dívida, poderá querer estabelecer comunicações para incentivar os clientes a pagarem parcialmente, ou várias faturas de uma só vez. Os alertas automáticos, antes e depois das datas de vencimento das faturas e outros alertas de cortesia, também devem ser incluídos na solução. Atualmente, muitos clientes pagam as suas faturas online e os portais de pagamento baseados na Cloud são convenientes, tal como a oferta de opções de pagamento como crédito, débito, e transferências bancárias.

3. Ligação e reconcialiação

Antes dos pagamentos poderem ser processados, a integração eficiente dos processos de reconciliação de pagamentos é fundamental para uma boa solução de AR. A solução tem de ligar cada etapa do processo de faturação e cobrança, tornando a ligação entre sistemas como ERP, contabilidade e registos bancários, essencial para garantir a correspondência automática dos pagamentos com as faturas em aberto e o lançamento adequado dos pagamentos no ERP ou noutros sistemas internos.

Atualmente, as soluções de AR podem acomodar e automatizar a maioria dos sistemas de reconciliação de pagamentos com sistemas externos, como bancos, cartões de crédito, dinheiro e carteiras digitais, mas a proliferação de tipos de serviços de pagamento online e criptomoeda complicou a reconciliação de pagamentos. Também devem ser implementados sinalizadores e controlos para identificar erros nos sistemas e identificar faturas não pagas e vencidas. Como resultado existe uma maior precisão e transparência nas contas a receber.

4. Métricas, análises e relatórios

As funcionalidades de reporting são cruciais para qualquer solução financeira e contabilística. A solução AR da Generix possui recursos sólidos de reporting, análise e KPI para os utilizadores monitorizarem a saúde das suas Accounts Receivable. A solução utiliza dados abrangentes de AR, incluindo dias de pagamento pendentes (DPO) e dias de vendas pendentes (DSO)[MJ1], entre outras informações, disponibilizando aos departamentos de AR, e financeiros, as informações necessárias para gerar relatórios standard ou personalizados.

Os funcionários podem obter as informações que necessitam, por exemplo, relativamente às previsões de cash flow, ou identificar áreas de melhoria. Podem também identificar os clientes que têm saldos de faturas pendentes e tomar as medidas adequadas ou definir novos controlos e/ou parâmetros para as contas.