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By Christophe Viry
on 23 Apr 2019 9:00 AM

Contrairement aux réglementations en vigueur dans l’Union Européenne, la facturation électronique n’est actuellement pas obligatoire en Russie, bien qu’autorisée depuis 2012. La dématérialisation des factures peine d’ailleurs à se développer sur le territoire russe du fait de contraintes multiples et de problèmes d’interopérabilité. Pour autant, certaines évolutions fiscales vont dans ce sens. Tour d’horizon des règles à respecter en matière d'e-invoicing en Russie.

 

E-invoicing en Russie : pour qui ? Comment ?

Qui est concerné ?

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la dématérialisation des factures est aujourd’hui courante en Russie dans la grande distribution, l’industrie pharmaceutique et l’automobile. Les moyennes et grandes entreprises sont d’ailleurs de plus en plus nombreuses à utiliser les factures électroniques dans leurs échanges commerciaux.


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L’approche Clearance du système russe

Le système d'e-invoicing en Russie répond à l’approche Clearance : il oblige les entreprises à communiquer certaines informations commerciales aux autorités avant même l’envoi de la facture au client. Qui plus est, les services d’e-accounting doivent désormais intégrer les résumés des factures pour transmission automatique à l’administration fiscale.

Grâce à ces envois automatisés, la Tax Administration peut comparer les rapports électroniques des acheteurs et fournisseurs en quelques jours. En cas d’incohérence, les partenaires commerciaux doivent transmettre les factures numérisées par voie électronique pour justifier la transaction. La signature électronique des factures est alors obligatoire.

Depuis l’entrée en vigueur d’un nouveau règlement le 1er juillet 2017, les commerces de détail sont par ailleurs contraints d’utiliser des compteurs de caisse certifiés (Certified Cash Desk). Chaque transaction B2C est ainsi communiquée en temps réel aux autorités fiscales via l’opérateur fédéral de transmission des données.


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Les règles de dématérialisation à respecter

Format de données réglementé

Les factures électroniques doivent être conformes au standard UTD – un XML réglementé incluant des champs définis par l’administration fiscale russe.


Signature électronique obligatoire

En Russie, toutes les factures doivent être signées électroniquement avec l’approbation d’une autorité de certification locale. Afin de garantir l’intégrité du contenu et l’authenticité de la facture, la signature électronique nécessite l’utilisation d’un logiciel de cryptage mis à disposition par un fournisseur de logiciel autorisé. 

Avec une procuration, le fournisseur peut faire appel à un tiers pour signer ses factures électroniquement. Dans tous les cas, le matériel informatique et les logiciels utilisés pour la signature électronique doivent être basés en Russie, soit chez le fournisseur, soit chez un opérateur certifié.


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Envoi et contrôle des factures électroniques via les EDEO

Les factures électroniques envoyées par le fournisseur à son client doivent transiter par un opérateur certifié nommé Electronic Document Exchange Operator (EDEO) – fournisseur de service chargé des opérations d’échange d’informations confidentielles par voie de télécommunication.

Les accusés de réception échangés via le réseau des EDEO sont régulièrement audités par les autorités fiscales russes. En cas de contrôle, les contractants doivent pouvoir justifier électroniquement leur relation commerciale en fournissant différentes pièces : contrat commercial, acte de prestation de service ou avis d’expédition, facture et accusés de réception échangés...


Une interopérabilité complexe

Bien que réglementée, l’interopérabilité entre les EDEO s’avère complexe. Pour améliorer la situation, l’État russe a créé un EDEO centralisé auquel tous les EDEO doivent être connectés. Les 4 principaux opérateurs se sont engagés en ce sens par la signature d’un accord afin de simplifier le recours à l'e-invoicing en Russie. 

 

E-invoicing en Russie : quid de la conservation ?

Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format d’origine. Chaque partenaire commercial est soumis à une obligation de stockage des factures pendant 4 ans à partir de la clôture annuelle des comptes. 

En plus de la facture électronique, les fournisseurs et clients doivent conserver les messages techniques émis par les EDEO, le fournisseur et l’acheteur : confirmation et notification d’envoi ou réception, notes de correction, certificat qualifié et clé de vérification... De leur côté, les EDEO sont tenus de stocker les informations et données sur l’échange des factures électroniques pendant au moins 4 ans.

En raison de la réglementation sur la confidentialité des données personnelles, une incertitude persiste cependant concernant l’archivage. Le droit au respect de la privée limite le traitement des données à caractère personnel sur le territoire russe, tandis que le droit fiscal ne considère aucune restriction en la matière pour l'e-invoicing contenant des informations personnelles. Si des exceptions existent, le principe de sécurité veut que les entreprises conservent ces archives. 

 

Au-delà de ces contraintes techniques, la Russie demeure comme la Chine un pays protectionniste faisant peu confiance aux acteurs économiques étrangers. Surtout lorsqu’il s’agit d’échanger des données ayant un impact sur les finances de l’État. En effet, il faut être un acteur économique dont le capital est détenu par une société russe pour être habilité par le Gouvernement à pratiquer l'e-invoicing en Russie. Échanger commercialement avec les entreprises locales s’avère être une mission très difficile, voire impossible. Pour connaître la position d'autres pays de l'UE sur l'e-invoicing, consultez le livre blanc Generix Group.

 

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Christophe Viry

Expert in EDI, Software integration, e-invoicing…