Réussir son projet chorus pro en 8 étapes

1. Chorus Pro : s’informer et s’approprier le sujet

Pour le moment, seules les grandes entreprises et les ETI sont concernées par la dématérialisation des factures. D’ici janvier 2020, le dispositif sera progressivement étendu aux TPE/PME et micro-entreprises. Dans le secteur public, toutes les organisations sont déjà concernées par l’émission et la réception des factures dématérialisées.

Avant de commencer le lancement du projet, il est nécessaire de comprendre le fonctionnement de la plateforme et de choisir son mode d’accès. Pensez à vous interroger sur :

• les différents modes d’accès et leurs fonctionnalités ;
• les pré-requis techniques à maîtriser ;
• le vocabulaire spécifique utilisé dans le cadre de la solution.

Cette phase est primordiale, puisqu’elle conditionnera votre compréhension de la plateforme et vous aidera à déterminer quel mode de dépôt choisir.

2. Choisir le mode et le format de dépôt des factures

Le choix du mode de dépôt dépend du volume de vos factures, du nombre de vos émetteurs et de récepteurs, mais aussi de la taille de votre structure. Il est important de bien analyser l’impact de votre choix sur votre organisation. Selon ces facteurs, vous pouvez choisir :

• la saisie directe sur le portail : les fichiers peuvent être saisis sur la plateforme Chorus Pro. Si vous avez recours à cette solution, votre projet s’arrête ici : aucun développement n’est nécessaire du fait de la mutualisation de la plateforme. Cette option est donc particulièrement adaptée aux petites entreprises, qui traitent moins de 100 factures par an.
• la dépose de facture PDF sur le portail. Cette option convient aux entreprises qui traitent de 100 à 1 000 factures par an.
• l’EDI : les échanges sont effectués par flux en raccordement direct ou par le biais d’un opérateur de dématérialisation. Cette solution est à privilégier pour les volumes importants, dépassant les 1 000 factures par an.

3. Organiser et préparer le projet EDI

La prochaine étape à ne surtout pas négliger est de planifier la mise en place du portail en spécifiant toutes les tâches qui seront à réaliser. N’ayez pas peur d’y passer du temps : cette analyse vous permettra d’éviter les erreurs de process et les retards éventuels ! Elle se décompose en quatre temps.

Préparer ses documents

Commencez votre enregistrement sur Chorus et choisissez votre format de dépôt. N’oubliez pas de télécharger des exemples de flux, de schéma XSD ou encore des feuilles de style XSL.

Penser l’intégration des données

Interrogez-vous sur la manière dont vous allez intégrer les données obligatoires et les règles métiers dans votre facturation, comme par exemple : le nommage, la compression ou encore le doublon dans les applications.

S’assurer de renseigner les bonnes informations

Anticipez la façon dont vous allez interagir avec l’annuaire et aux conséquences que cela pourrait avoir sur votre facturation. Pour ce faire, tâchez de prendre en compte les grandes natures d’informations qui doivent figurer sur les factures B2G :

• les Siret, qui sont nécessaires pour facturer les établissements publics ;
• les codes EJ et SE, qui correspondent aux numéros de commande et au service exécutant. Il est important d’avoir le bon numéro de commande afin d’éviter de se retrouver en « mode rejet ». Etre informé de la « gestion des rejets » et s’assurer de la traçabilité des statuts permet d’éviter les erreurs et les retards de paiement qui peuvent rapidement devenir coûteux.

Tenir les utilisateurs et clients informés

Ne négligez pas la transmission de l’information et la formation. Il est essentiel d’informer les utilisateurs et de leur apprendre ce qui va changer afin qu’ils soient capable d’exploiter de manière optimale le portail. Il en est de même pour vos clients qui devront adopter la solution Chorus Pro et être en mesure de s’en servir.

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4. Développer le projet Chorus Pro

Cette phase correspond au développement de l’interface et aux adaptations du système d’information. Elle est l’occasion de :

• travailler sur l’intégration des données de l’annuaire et la configuration de l’ensemble du scénario. Et de vérifier, par la même occasion, que chaque étape de facturation se déroule correctement ;
• intégrer les statuts fournis par Chorus, afin de lettrer les factures transmises.

Si vous n’avez pas d’opérateur, pensez à établir une connexion physique avec la plateforme Chorus Pro et à intégrer le fichier de retour « suivi statut » et le cycle de vie des factures.

5. Vous avez un opérateur de dématérialisation des factures ? Démarrez les tests unitaires de qualification

C’est l’étape où vous devez tester vos données ! Au préalable, une demande de raccordement en qualification à Chorus devra être effectuée. Il vous donnera ensuite accès à une plateforme dédiée à la qualification. Vous pourrez alors générer un matelas de données avant qu’un jeu de test ne vous soit communiqué. Pour vérifier la conformité des flux, des tests pourront être réalisés directement sur le portail.

Faire appel à un opérateur vous permettra également de bénéficier de l’expertise d’un professionnel de la dématérialisation et de gagner du temps grâce à la simplification de la mise en place du process. Si vous n’avez pas d’opérateur, il vous faudra passer par l’étape ci-dessous.

6. Vous n’avez pas d’opérateur : demandez le raccordement auprès de Chorus Pro

Vous devez commencer par choisir un protocole : PESIT, HSE, TLS, SFTP, ASE, API. Vous pourrez ensuite réaliser des tests de communication avant de recevoir une certification pour la partie transfert.

Une signature électronique sera utilisée pour la transmission des flux, il est donc préférable d’utiliser un équipement de signature ou de certificat de niveau 1 étoile.

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7. La mise en production

Que vous ayez un opérateur ou non, les résultats de vos tests unitaires sont déterminants pour la suite des opérations. S’ils sont corrects, votre demande de raccordement en production pourra être formulée. Vous pourrez ensuite commencer la transmission de vos factures ! Dans le cas contraire, il vous faudra générer un nouveau matelas de données et effectuer de nouvelles séries de tests.

8. Déployer le projet de dématérialisation des factures auprès des utilisateurs et des clients

En plus de former les utilisateurs lors de la mise en place de Chorus Pro, il faut pouvoir garantir que les clients soient satisfaits de ce qu’ils reçoivent et s’assurer qu’ils parviennent à intégrer la solution sans difficulté. La plateforme certifie le format chorus (XML) mais il est nécessaire de contrôler que l’intégration se fasse correctement, client par client.

La mise en place de Chorus Pro peut être assez longue. Il faut compter :

• 6 à 12 semaines pour la mise en production d’un client ;
• 1 semaine à 12 mois et plus pour la migration de l’ensemble des clients ;
• Entre trois mois et un an pour le déploiement du dispositif, en fonction de la taille de la société.

Source image à la Une : Unsplash – Štefan Štefančík