[Dossier] Gestion des documents électroniques et archivage légal : un duo indissociable
Publié le 30 juin 2017
Nous entrons dans une ère où la digitalisation, volontaire ou prescrite par la loi, vient se substituer au format papier traditionnel. Au cours de la transition, nous devons nous assurer qu’un document numérique possède la même valeur probante qu’une version papier. De nos jours, un document numérique peut légalement être utilisé comme preuve recevable dans la mesure où certaines règles sont observées. Ces règles sont décrites en détail dans les différentes directives communautaires.
Même s’il est vrai que la digitalisation simplifie tous les types de processus de facturation, il est important d’en comprendre les difficultés, les principaux risques, la réglementation ainsi que les différentes options disponibles, afin que vous puissiez faire le bon choix en matière de gestion des documents électroniques et d’archivage légal. Nous publierons plusieurs articles à ce sujet en vue d’éclaircir toute zone d’ombre pouvant manquer de clarté ou prêter à confusion.
De la preuve écrite à la preuve numérique
Les documents numériques ont fait leur apparition dans les années 1970 et 1980 avec l’arrivée des ordinateurs et des systèmes de traitement de texte. Avec l’arrivée d’Internet, leur utilisation s’est généralisée. La transformation numérique est désormais axée sur les documents numériques, notamment avec l’apparition de différentes solutions dématérialisées et d’automatisation des processus. Aujourd’hui, un document papier ne représente que la version matérialisée d’un document à l’origine numérique, plutôt que le contraire.
Les avantages de la digitalisation sont considérables et, avec le temps, le document numérique est devenu assez sophistiqué, interactif et très accessible. Cependant, cette transition amène quelques difficultés, en particulier concernant la recevabilité de la preuve. Jusqu’à présent, une preuve recevable désignait toujours un document écrit ou physique, mais grâce au développement rapide et à l’utilisation de documents numériques, certains changements juridiques sont entrés en vigueur, accordant au document numérique la même force probante devant les tribunaux que sa version papier.
La digitalisation va de pair avec l’archivage numérique
Puisque la digitalisation signifie globalement le remplacement d’un document physique par sa version numérique, cela entraîne clairement des conséquences sur la communication interentreprises, en particulier sur la façon dont les documents sont échangés, gérés et archivés. Passer au tout numérique est aujourd’hui devenu rentable pour les entreprises, bien que toutes ne mesurent pas l’incidence que cela peut avoir sur l’archivage, étant donné qu’un document numérique ne peut avoir une force probante que sous certaines conditions. C’est la raison pour laquelle il est impossible de dissocier digitalisation et archivage de document probant. Pour respecter la loi, les entreprises doivent tenir compte de la législation en matière d’archivage lorsqu’elles étudient différentes solutions de dématérialisation.
Les règles de l’archivage légal
La loi numéro 2000-230 stipule qu’un document numérique peut être considéré comme une preuve recevable au même titre qu’un document écrit, dans la mesure où il est possible d’identifier le créateur du document et de constater qu’il a été créé et conservé dans des conditions garantissant son intégrité. Une entreprise doit pouvoir prouver facilement que la technologie qu’elle utilise est adaptée pour assurer un processus dématérialisé réglementé et attesté de bout en bout, et notamment la façon dont un document est archivé et depuis combien de temps. Cette réglementation vise à garantir que le document et ses auteurs sont authentiques, qu’il peut être conservé sur le long terme, que son intégrité et sa lisibilité sont assurées pendant l’intégralité de son cycle de vie, et que les utilisateurs autorisés peuvent y accéder si nécessaire.
La signature électronique représente le principal moyen de garantir l’authenticité d’un document numérique. En effet, elle reconnaît l’intégrité du document ainsi que la personne signataire, et ne peut être modifiée ou supprimée. Il est également possible d’utiliser les services d’un tiers horodateur, principalement utilisés pour protéger et conserver des documents scellés.
Dans les semaines à venir, nous nous pencherons sur différents aspects de la facturation et de l’archivage dématérialisés en abordant des sujets comme la gestion du risque, les différentes manières de conserver des documents numériques, mais aussi les différentes solutions et leurs fonctionnalités, et la meilleure façon d’envisager le passage au « zéro papier ».
