Automatiser la gestion des factures : état des lieux

L’automatisation, pour quoi faire ?

La génération des factures peut être un processus long et fastidieux lorsqu’il est encore réalisé physiquement. Selon une enquête de GS1 France, le coût moyen de l’émission ou de la réception d’une facture peut être divisé par 4 en dématérialisant le processus de facturation.

Grâce au récent déploiement de nouvelles technologies désormais arrivées à maturité, il est possible de générer des baisses de coûts encore plus importantes en automatisant la dématérialisation des factures papiers et le traitement des factures électroniques.

Les avantages de l’automatisation ne sont pas que financiers. En effet, elle permet également d’éviter les erreurs de ressaisies, de centraliser les informations de l’entreprise dans des formats de fichier structuré ou encore de multiplier les audits et contrôles automatiques des factures afin de mieux repérer les doublons, les fraudes ou encore les documents non conformes à la législation.

Pour ces différentes raisons, la Commission européenne encourage elle-même la démocratisation des formats électroniques structurés (avec le format EDI et désormais le format Factur-X), ces formats internationaux conformes aux normes européennes qui facilitent les échanges entre entreprises de différents pays.

D’abord pour faciliter la dématérialisation dans le respect de ces nouvelles normes, des outils ont émergé visant une gestion complète de la facturation électronique. C’est le cas de Generix Invoice Services qui comprend notamment :

• une plateforme collaborative intégrant fournisseurs et clients pour faciliter leurs échanges de documents ;
• des outils de centralisation et de meilleur partage des informations de l’entreprise, désormais accessibles en ligne par ses collaborateurs ;
• des fonctionnalités permettant un meilleur pilotage de la facturation, offrant une visibilité sur les différentes étapes du processus et sur les actions de chacune des parties.

Mais ces outils de gestion ne s’arrêtent pas là et s’étoffent à mesure que les technologies progressent. Generix Invoice Services s’est ainsi doté d’une nouvelle solution, Generix AP Automation, qui permet d’automatiser de nombreuses démarches de facturation en tenant compte des innovations récentes en matière d’intelligence artificielle.

Des technologies plus matures pour des fonctionnalités plus riches

Pour le traitement des factures aux formats non structurés, on peut désormais compter sur des techniques d’OCR (Optical Character Recognition). Ces procédés, dédiés à la traduction automatique d’images de textes imprimés ou dactylographiés en fichiers de texte, permettent de transformer des scans de factures papiers ou imprimés en factures électroniques de format structuré.

Generix intègre ainsi à sa solution d’automatisation un moteur d’OCR de nouvelle génération (Cognitive Data Capture). Ce moteur assure un taux de reconnaissance élevé (sans avoir à prédéterminer des templates de facture-type) et comporte des algorithmes d’auto-apprentissage afin de s’adapter au processus de facturation de votre entreprise et d’améliorer ses performances au fil du temps.

La solution Generix AP Automation garantit également le traitement automatique des factures électroniques et intègre à cette fin plusieurs outils pour :

• traiter les formats EDI et Factur-X ;
• lorsqu’elle s’impose, faciliter la ressaisie manuelle des documents grâce à des formulaires de saisie semi-automatique et au POFLIP ;
• faire de l’autofacturation.

Le dernier enjeu de l’automatisation est aussi de faciliter le reste de la gestion de factures : l’audit, l’archivage, la mise en conformité réglementaire… Grâce à ses algorithmes, Generix AP Automation propose une automatisation partielle ou totale de ces étapes cruciales en assurant :

• des contrôles multiples pour détecter doublons, fraudes et non-conformités ;
• la mise en conformité réglementaire dans une cinquantaine de pays ;
• l’archivage à valeur probante des factures ;
• une piste d’audit fiable avec un rapprochement automatique des factures, bons de commandes, bons de livraison ou des contrats workflow d’approbation dépendant de la politique de votre entreprise ;
• la mise en place de tableaux de bord avec de nombreux KPI (volume d’opérations, types de litiges, performance OCR, classement fournisseurs…) et la recommandation d’action en cas de déviation des standards de l’entreprise ;
• le déploiement des transactions P2P (commandes d’achat, expéditions, réceptions, prévisions, inventaires…) ;
• le paiement automatique des factures, y compris en Early Payment Discount grâce à une détection des programmes d’escomptes et de financement.

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