Abandon du PPF : 5 impacts majeurs sur la réforme fiscale française
Le 15 octobre, l’administration fiscale a officialisé l’abandon partiel du PPF (Portail Public de Facturation), une décision attendue depuis plusieurs…
Webinar 3 décembre 2024 : Découvrez nos offres pour OD et PDP en marque blancheS’inscrire
Comment se passe généralement le traitement d’une facture entrante dans l’entreprise ?
S’il apparaît une différence avec les données indiquées dans la commande ou la livraison, après enquête, la facture devra certainement être renvoyée par courrier à l’expéditeur avant de réamorcer un tour de circuit. Si en revanche aucune irrégularité n’est relevée, la facture peut ensuite être transmise aux décisionnaires, qui devront parfois être relancés plusieurs fois par le service comptable pour obtenir le « Bon à payer ». Ils valideront alors la mise en paiement et la facture sera archivée. Attention, ces relances exigent non seulement une action parfois répétitive de la part du collaborateur, mais risquent en outre d’entraîner un retard dans le paiement qui peut détériorer les relations avec les fournisseurs, voire entraîner le versement de pénalités.
Vous trouvez cette description exagérée ? Pourtant c’est ce qu’il se passe encore dans bon nombre d’entreprises qui tardent à envisager une dématérialisation totale et automatisée du traitement de leurs factures entrantes. Selon le Baromètre mondial sur la digitalisation dévoilé en juin 2021, seulement 20 % des entreprises s’estiment prêtes à sauter le pas. Alors pourtant que les bénéfices sont flagrants. Selon une étude Eway de 2018, un comptable peut traiter annuellement 6 000 factures papier par an contre 90 000 s’il est aidé d’une solution digitale. Le cycle de traitement de la facture passe quant à lui de 15 jours à 3 jours en moyenne.
Dès la réception des factures, celles-ci doivent être transformées en format numérique compatible pour permettre des manipulations automatiques. Le module AP automation de l’offre Invoice Services fournit ces fonctionnalités grâce à un logiciel dit OCR, qui repère et capture les données dans l’image. Ces données sont alors contrôlées automatiquement par l’outil :
Si tout est conforme, un original numérique est créé qui sera archivé par la solution pendant 10 ans.
Les données sont ensuite mises à l’épreuve par un système de réconciliation automatique qui les confronte aux données de la commande et de la réception marchandise. En croisant les éléments, si aucun problème majeur n’est relevé, la mise en paiement devient automatique à la date programmée. En revanche, si des écarts sont détectés ou si des réconciliations ne peuvent être faites (livraisons partielles, factures sans commande…), l’outil déclenche alors des workflows d’approbation. Ces workflows sont personnalisables puisqu’il est possible de désigner le décideur en charge d’intervenir, mais aussi les tâches qu’il est autorisé à effectuer, pour aboutir rapidement soit au rejet, soit au règlement avec son enregistrement comptable. Un processus alliant efficacité et sécurité !
Le 15 octobre, l’administration fiscale a officialisé l’abandon partiel du PPF (Portail Public de Facturation), une décision attendue depuis plusieurs…
Depuis plusieurs mois, l’incertitude plane autour du pilote de la réforme de la facture électronique. Initialement prévu début 2024, ce…
Lors de la conférence inaugurale du salon Solutions, consacrée à l’IA et à la dématérialisation, les discussions ont été lancées…
Travaillez avec nos équipes pour concevoir et mettre en œuvre la Supply Chain qui accompagnera votre croissance, adaptée à vos spécificités métier.