Dématérialisation des factures : socle d’une gestion comptable automatisée
Publié le 23 novembre 2021
À l’image de l’obligation prochaine de transmettre vos factures au format électronique lorsque vous traitez avec un acteur public, les évolutions réglementaires soutenues impliquent une adaptation constante de vos services comptables. Fort heureusement, la dynamique de dématérialisation généralisée vous confère la capacité d’automatiser leurs tâches, fluidifiant vos flux, entrants comme sortants, et vous assure une conformité des documents. À condition d’utiliser des solutions adaptées, comme Generix Invoice Services. Explications.
Une tendance forte à la dématérialisation
Après la sphère publique, c’est donc la sphère privée qui va être concernée par la dématérialisation des factures. Si la loi de finances 2020 contraignait les entreprises d’être en capacité de recevoir des factures au format électronique dès 1er janvier 2023, une ordonnance présentée en Conseil des ministres fixe un nouvel horizon à cette obligation : le 1er juillet 2024. Quant à l’obligation d’émettre les factures par voie électronique, elle s’imposera elle aussi aux entreprises mais d’ici le 1er janvier 2026.
Pour l’État, à l’origine de cette évolution, les avantages sont nombreux. Du point de vue de l’entreprise, celle-ci est assurée de faire des économies en dématérialisant ses factures qui demanderont un temps de traitement plus court. Cela entraînera par la même occasion un meilleur respect des délais de paiement, donc l’évitement de pénalités.
L’entreprise pourra même mettre en œuvre de nouvelles façons de gérer sa trésorerie tels que le paiement anticipé, le refinancement, ou encore l’escompte dynamique. Quant à l’administration, elle y gagnera une meilleure traçabilité des documents et l’assurance d’une mise en conformité avec la réglementation fiscale, par exemple en matière de TVA ou d’archivage.
Enfin globalement, cette accélération des flux entre entreprises diminuera le fléau des retards de paiements affectant le BFR des entreprises.
Bien choisir ses outils de gestion de factures dématérialisées
Pour s’assurer d’une mise en conformité avec ces nouvelles exigences réglementaires, il est indispensable de bien sélectionner les outils qui permettront de répondre à ces obligations :
- Des solutions pour réceptionner les factures électroniques
Dès 2024, toutes les entreprises devront s’équiper de solutions capables de traiter la réception des factures, et d’envoyer en retour à l’administration fiscale et au fournisseur des informations dématérialisées sur le paiement et son traitement (accusé de réception, information d’un rejet, approbation…). Ces solutions doivent récupérer les factures dans un format numérique, seul format permettant des manipulations automatiques. La récupération peut se faire directement en format électronique ou, pour les factures PDF ou papier non exploitables, via un logiciel OCR qui cherche les données dans l’image et reconstitue un fichier électronique.
- Des solutions pour émettre des factures électroniques
De 2024 à 2026, ces solutions devront pouvoir émettre également des factures dématérialisées qui feront l’objet d’une transmission en temps réel à l’administration fiscale. Bien sûr, les outils choisis devront éditer l'ensemble des mentions obligatoires sur la facture, mais également une série de données sous une forme structurée pour permettre des contrôles de cohérence de la part de l’administration ainsi qu’un traitement automatisé par les clients/fournisseurs. Un simple PDF ne pourra donc plus faire l’affaire : les entreprises devront se tourner vers des solutions supportant ces nouvelles exigences, et des opérateurs de factures électroniques certifiés et certifiant leurs factures.
Aller encore plus loin dans l’automatisation de la facturation
Les entreprises ont tout à gagner à déployer dès à présent les solutions comme Generix Invoice Services et à imaginer une complète digitalisation de leurs processus de facturation sans attendre l’échéance légale. Ce type d’outil propose en effet des solutions innovantes procurant un véritable avantage concurrentiel. À noter tout particulièrement les fonctionnalités de rapprochement automatique des factures : les données de la facture sont confrontées avec les données de la commande et de la réception marchandise, ce qui permet de contrôler les prix et les quantités commandées et de détecter automatiquement d’éventuels écarts. Il est ensuite possible d’automatiser les paiements si aucune anomalie n’est détectée ou de personnaliser cette automatisation (par exemple décider de lancer le paiement malgré des erreurs de quelques euros, ou pour tel fournisseur). Ces fonctions d’automatisation entraînent une forte réduction des ressources dédiées au temps de traitement des factures, souvent chronophage, fastidieux et avec peu de valeur ajoutée.
