Migration de l’EDI vers le SAAS : les bonnes pratiques

Vous n’avez pas commencé la migration de votre EDI vers le SaaS

Plus qu’un sujet technique, la migration d’une solution EDI vers le SaaS (Software as a service) doit être abordée comme un projet métier en travaillant sur les aspects fonctionnels et la simplification des processus liés à l’outil. Dans ce sens, il est très important d’associer les directions métiers impactées par la migration à la préparation des opérations (services achats, comptabilité, fournisseurs, logistique). Leurs attentes et critères de performance doivent être connus avant de considérer les aspects techniques.

Pour faciliter la réussite du projet, vous devez également vous assurer de l’engagement de la direction. D’une part, parce que la qualité d’une application d’échanges B2B contribue à la relation de l’entreprise avec son écosystème et ses partenaires. Mais aussi parce que vous allez avoir besoin d’arbitrages, de mobilisation des énergies internes et de communication vis-à-vis de toutes les parties concernées.

Enfin, vous allez devoir valider la disponibilité des compétences nécessaires à la migration, en interne et en externe. Pour éviter des retards dans les plannings, des surcoûts et des défaillances au niveau de la qualité et des performances, il peut être pertinent de faire appel à des éditeurs ou intégrateurs externes qui disposent de toutes les compétences utiles.

Sur le même sujet : 3 méthodes d’utilisation de l’EDI en fonction des usages

Vous êtes à mi-chemin : ce qu’il vous reste à faire

Bien avant le déploiement technique de la solution en mode SaaS, il est essentiel d’anticiper les exigences d’intégration liées à l’existence d’applications tierces du système d’information. Surtout si elles sont gérées en mode On Premise, c’est-à-dire hébergées sur un serveur de l’entreprise. On peut envisager dans ce cas un proof of concept (POC). Dans tous les cas, il est recommandé de qualifier précisément les besoins de connexion aux réseaux de l’entreprise et les contraintes de sécurité à prendre en compte.

Toujours en amont de l’intégration, il faut veiller à élaborer les indicateurs et métriques les plus pertinents, qui vont permettre à l’entreprise de mesurer son retour sur investissement. La tâche est complexe et peut être affectée à différents intervenants : la DSI pour les aspects techniques, les directions métiers pour mesurer les conséquences d’une défaillance…

Afin de sécuriser la migration, il convient enfin de prévoir une période de transition suffisante. Plusieurs mois, voire plus d’un an sont nécessaires dans un cas sur cinq. Il est préférable de prendre le temps de tester et stabiliser la solution, surtout dans les secteurs où la sous-traitance est fréquente (industrie, BTP…). L’impact sur les partenaires de l’entreprise doit être suffisamment pris en compte.

Vous avez réalisé la migration de votre EDI : un bilan s’impose

Parce qu’elle provoque un changement dans les habitudes des utilisateurs, la mise en œuvre d’une nouvelle solution doit également être évaluée a posteriori. D’autant plus si elle s’accompagne d’une modification des processus d’échange au sein de l’entreprise. L’appropriation de la solution par les utilisateurs doit être vérifiée après la migration pour estimer les gains de performance et mesurer le retour sur investissement.

Source : étude Best Practices menée auprès de 80 entreprises ayant opéré la migration d’une solution EDI On premise vers le SaaS.

Source image à la Une : Pixabay – Nikin