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e-invoicing
By Christophe Viry
on 14 Feb 2019 9:21 AM

Réglementée en Europe par la directive 2014/55/UE, la dématérialisation des factures s’impose progressivement au sein des pays membres de l’Union. C’est notamment le cas en Espagne et au Portugal, engagés précocement dans la dématérialisation, qui avancent dans la démarche avec des approches différentes. Après l’Italie, focus sur les solutions d’e-invoicing adoptées dans la péninsule ibérique. 

 

Portugal : le secteur public se met en conformité 

Le Portugal s’est lancé il y a quelques années dans la dématérialisation des procédures administratives. Dès 2014, l’autorité fiscale et douanière portugaise imposait aux entreprises de déclarer leur TVA en ligne et de transmettre leurs autorisations de transport préalablement à la circulation de marchandises. En 2019, le pays s’attaque à la facturation électronique dans la sphère publique pour se mettre en conformité avec la réglementation opposable à tous les pays de l’Union européenne.


Qui est concerné par la facturation électronique en 2019 ?

À compter du 18 avril 2019, les administrations publiques portugaises devront avoir un système d’information capable de recevoir les factures électroniques. Un délai supplémentaire d’un an a cependant été accordé aux administrations locales, qui devront avoir un système conforme en avril 2020.

Dès lors, les fournisseurs de l’administration publique seront tenus d’envoyer toutes leurs factures au format électronique. Contrairement à l’Italie ou la France qui ont créé des plateformes dédiées (SDI et Chorus Pro), le Portugal n’impose pas de solution spécifique pour la transmission des factures. Une plateforme sera proposée par l’entité de services partagés de l'administration publique, l’eSPAP, mais chaque administration pourra choisir librement sa solution.


Les caractéristiques d’une facture électronique au Portugal

Conformément à la réglementation européenne, les factures peuvent être éditées en mode EDI ou signées électroniquement pour en assurer l’origine et l’intégrité. Si les factures à destination du grand public (B2C) sont aujourd’hui le plus souvent au format PDF, les factures en B2B sont majoritairement générées sous format EDI. L’utilisation de la norme UBL 2.1 est préconisée, mais on trouve des formats XML propriétaires ou encore Edifact.

Outre les informations légales habituelles (identifiant unique de la facture et date d’émission, informations sur l’entreprise et le destinataire…), chaque facture doit disposer d’un code TVA spécifique associé à sa signature électronique. Après édition, la facture ne peut ainsi plus être modifiée ni supprimée. La durée de conservation des factures électroniques a été fixée à 10 ans pour l’émetteur comme pour le récepteur.


À lire également : Factur-X, nouveau format de facturation hybride


Une certification pour les solutions d’e-invoicing ? 

Un travail de certification des solutions de facturation électronique est en cours au Portugal. Le groupe de travail GS1 auquel participe Generix Group estime que la totalité des solutions du marché devraient être certifiées en 2019. Bien que n’étant pas obligatoire, cette certification vise à renforcer la qualité des processus de facturation électronique.

 

Espagne : après les administrations, le B2B passe à l'e-invoicing

Parmi les nations européennes les plus en avancées sur le plan de la facturation électronique, l’Espagne poursuit sur sa lancée en imposant l’e-invoicing entre sous-traitants et contractants de l’administration publique. Un premier pas vers la généralisation des factures électroniques que souhaitent atteindre rapidement le Gouvernement espagnol.


Bilan positif pour l’e-invoicing dans le secteur public espagnol

Rendue obligatoire dans la sphère publique en janvier 2015, la facturation électronique est aujourd’hui généralisée en Espagne, tant au niveau de l’administration générale que de ses communautés autonomes bénéficiant d’une forte indépendance. Pour faciliter son adoption, les autorités ont choisi de créer un point commun de saisie des factures intitulé FACE. Cette plateforme permet aux administrations de recevoir et traiter les factures électroniques d’un montant supérieur à 5 000 € dans un format adapté aux spécificités des organisations publiques, nommé Facturae.

Les prestataires travaillant avec les établissements publics ont donc dû s’adapter à ce nouveau format de facturation électronique pour envoyer des factures conformes à la structuration XML fixée par la plateforme. Véritable révolution pour le secteur public, le système FACE est aujourd’hui utilisé par quelque 8 000 administrations publiques, dont la quasi totalité des communautés autonomes d’Espagne et l’administration générale de l’État.


Développer la facturation électronique en B2B

Dans la continuité de FACE, l’Espagne étend aujourd’hui ses procédures d’administration électronique aux entreprises du secteur privé. Conçue sur le même modèle que FACE, la plateforme FACeB2B vise à développer la facturation électronique au niveau mondial pour toutes les entreprises, quels que soient leur secteur d’activité, leur taille et leur niveau d’informatisation. Depuis le 1er juillet 2018, FACeB2B est obligatoire pour les sous-traitants et contractants du service public et peut être utilisé gratuitement par toutes les entreprises souhaitant transmettre électroniquement leurs factures.


Pour aller plus loin : Optimiser l’e-invoicing avec un portail collaboratif


Comment fonctionne FACeB2B ?

FACeB2B est une plateforme webservice permettant d’envoyer, recevoir et gérer des factures au format Facturae. Pour envoyer des factures via FACeB2B, il est possible d’utiliser le service de facturation électronique d’une entreprise de services, comme Generix Group. 

Pour recevoir et gérer des factures, il est en revanche nécessaire de s’inscrire dans l’annuaire d’entités, nommé DIRe. Après enregistrement, chaque utilisateur se voit attribuer un identifiant unique. Ce code alphanumérique doit obligatoirement être mentionné dans la facture afin de permettre son envoi au destinataire.

 

Précurseur en matière de dématérialisation des procédures fiscales, le Portugal suit aujourd’hui la voie de l’Espagne en imposant la facturation électronique dans le secteur public. À la différence près qu’il n’existe pas à ce jour de plateforme centralisée dédiée à l’échange de factures, comme FACE et FACeB2B en Espagne, SDI en Italie ou Chorus Pro en France. Reste à voir si le pays réussie à imposer le modèle sans plateforme dédiée. Intéressé par la dématérialisation des factures ? Consultez l’offre Generix Group Invoice services !

 

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Christophe Viry

Expert in EDI, Software integration, e-invoicing…