La Pologne fait le choix d’un seul portail public pour la facturation électronique interentreprises

Depuis 2005, la réglementation polonaise avait acté l’équivalence légale entre factures papier ou électroniques, sans toutefois parvenir à faire décoller l’usage de cette dernière.   
En 2019, en transposition de la directive européenne 2014-55, le pays a souhaité passer à la vitesse supérieure, en rendant obligatoire la dématérialisation des factures adressées par des entreprises à des administrations ou des services publics (B2G), et ce au travers d’un portail public, « PeF », conforme au modèle européen Peppol (Pan-European Public Procurement Online).   

Désormais, le mouvement s’amplifie, puisque la facturation électronique obligatoire sera généralisée aux échanges commerciaux entre les entreprises (B2B). Cette évolution réglementaire concerna toute société assujettie à la TVA, à compter, normalement, de la mi-2024 – soit avec un an et demi de retard sur le calendrier initial établi par le ministère du Développement économique. Il est à noter que les entreprises commercialisant leurs produits ou services auprès du grand public (B2C) resteront à l’écart de cette réglementation.  

Une plateforme publique unique

Contrairement à la France ou à l’Espagne, l’État polonais a fait le choix d’une seule plateforme de dématérialisation, nommée KSeF (Krajowy System e-Faktur), gérée par le ministère des Finances. Celle-ci est active depuis le début d’année 2022 afin que des entreprises volontaires puissent s’affranchir de la facturation par envoi de PDF, mais avec comme prérequis, que les entreprises destinatrices de ces factures aient donné leur consentement.  

« Si la plateforme KSeF venait à dysfonctionner ou était temporairement inaccessible, le cadre réglementaire polonais autorise les entreprises à adresser leurs factures en PDF soit directement à leurs clients professionnels soit par le biais de leur prestataire de dématérialisation. Une fois le service KSeF rétabli, charge à elles de régulariser la situation en déposant les factures concernées dans la plateforme publique », précise Christophe Viry, Product Marketing Director chez Generix Group.  

Un format spécifique 

D’ici un an, toute facture inter-entreprises devra transiter par le portail KSeF, en étant conforme à un format spécifique de données structurées, fondé sur XML. Début 2025, les entreprises ne respectant pas cette obligation s'exposeront à des pénalités financières équivalentes au montant des factures émises !  

Le portail KSeF gèrera les paramètres suivants :  

• Affectation d’un numéro unique pour chaque facture inter-entreprises déposée.  

• Horodatage du dépôt.  

• Rejet de la facture en cas de non-conformité.  

• Consultation des factures par les entreprises émettrices et réceptrices, dans le format original XML ou via une image PDF.  

• Archivage légal de ces factures pendant une décennie.  

« Comme tout nouveau système d’e-facturation, KSeF impose de mettre à jour les progiciels de gestion, de facturation et de comptabilité, précise Christophe Viry. À l’image de Generix, les éditeurs logiciels et les opérateurs de dématérialisation ont dû actualiser et adapter leur offre, afin de garantir à leurs clients ayant des entreprises ou des filiales en Pologne, de générer leurs factures au format XML ad hoc ». 

Contrôle fiscal interconnecté et bénéfices attendus 

Parallèlement à l’e-facturation, les pouvoirs publics polonais veulent s’assurer d’un contrôle exhaustif et en temps réel des données fiscales relatives à la TVA. De fait, KSeF sera relié au système public de contrôle transactionnel continu (CTC, Centrale Teczki Cyfrowe). Toutes les transactions soumises à la taxe sur la valeur ajoutée, et les opérations de réversion à l’administration, seront ainsi recensées et supervisées.  

Une fois la réforme entrée en vigueur, le ministère du Développement économique escompte plusieurs effets vertueux :  

• Des rentrées d’argent plus rapides et en hausse dans les caisses de l’État (par l’automatisation de la facturation et la diminution de la fraude à la TVA).  

• Des transactions commerciales fluidifiées et sécurisées grâce à la dématérialisation et à la standardisation.  

• Des remboursements d’impôts auprès des entreprises effectués en une quarantaine de jours contre une soixantaine auparavant.

• La suppression des fichiers d’audits fiscaux puisque ces données seront disponibles à la source dans KSeF et CTC.

Juillet 2024 : 

Entrée en vigueur en Pologne de l’e-facturation obligatoire et systématique entre les entreprises assujetties à la TVA, via le portail public KSeF.