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Points essentiels à retenir
L’entreprise doit organiser la conservation des factures qui concernent sa comptabilité. Une plateforme agréée ou un tiers peut assurer l’exécution opérationnelle, mais externaliser ne supprime pas la responsabilité de conservation. Le contrat doit préciser qui conserve chaque pièce et comment vous pourrez la récupérer.
La FAQ de la DGFiP et de la DGCL sur l’archivage rappelle cette responsabilité. Sa mention de durées inchangées doit toutefois être lue avec l’évolution législative de juin 2026 détaillée ci-dessous.
Un portail permettant de télécharger des factures récentes ne démontre pas, à lui seul, une conservation couvrant toutes vos obligations. Les fonctions réglementaires des plateformes agréées présentées par la DGFiP concernent notamment l’échange des factures et la transmission des données fiscales : vérifiez séparément le service d’archivage souscrit.
Generix recommande de distinguer le responsable métier, l’opérateur de conservation et l’administrateur des accès. Notre conseil : ne validez pas une offre sur la seule présence du mot « archivage » ; demandez le périmètre documentaire et les engagements associés.
Comparez ces organisations sur le même dossier de test : retrouver une facture, expliquer ses références et restituer l’ensemble convenu. Le choix porte sur le dispositif et ses responsabilités, pas uniquement sur son emplacement.
Au 19 octobre 2026, il faut articuler l’obligation comptable de dix ans des commerçants avec l’ancien délai fiscal de six ans et son extension législative à dix ans. Les durées ne s’additionnent pas : calculez les échéances applicables à chaque pièce avant d’autoriser une purge.
L’article L123-22 du Code de commerce, dans sa version en vigueur depuis le 4 janvier 2003, impose aux commerçants concernés de conserver leurs documents comptables et pièces justificatives pendant 10 ans. Cet article ne formule pas lui-même le point de départ : ne lui attribuez pas automatiquement une règle de calcul qu’il n’énonce pas.
Le BOFiP publié le 3 septembre 2025 sur la conservation des documents expose l’ancien délai fiscal général de six ans, courant depuis la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou depuis l’établissement des documents ou pièces. Cette doctrine doit désormais être rapprochée de la loi de juin 2026, et non présentée comme une règle durable isolée.
L’article 36 de la loi du 25 juin 2026, publiée le 26 juin 2026, prévoit le passage du délai fiscal à dix ans. Son régime transitoire vise les documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027 : il ne concerne donc pas seulement les nouvelles factures.
La consolidation du LPF au 1er janvier 2027 présente ce délai dans l’article L102 B. Le nouvel article L102 B bis, créé par l’ordonnance du 27 juillet 2026 et applicable à cette même date, encadre la conservation garantissant authenticité, intégrité et lisibilité. Il s’agit ici de dispositions à venir, distinctes du droit applicable au jour de rédaction. ([legifrance.gouv.fr](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006069583/LEGISCTA000006147333/2029-01-01?utm_source=openai))
Notre recommandation : suspendez les purges potentiellement concernées, faites valider le régime transitoire par votre référent fiscal et actualisez ensemble les règles de l’ERP, de l’archive et du prestataire. Generix recommande de documenter cette validation avant de relancer les suppressions.
Conservez la facture dans son format informatique original, avec les éléments associés requis par le dispositif utilisé. Une représentation destinée à la lecture ne remplace pas ce fichier. Pour décider, associez chaque catégorie de pièce à un responsable opérationnel, une règle de durée et un contenu de restitution vérifiable.
Le BOFiP précité distingue la conservation de l’original des conversions de gestion. Notre grille ci-dessous transforme cette distinction en exigences de classement et de sortie ; les responsables proposés sont à adapter à votre organisation.
Pour Factur-X, la présentation du format hybride par le FNFE-MPE confirme l’association d’un PDF lisible et de données XML. L’édition 1.09.2, publiée le 4 août 2026, est la dernière confirmée lors de la vérification du 19 octobre 2026 : archivez le fichier complet, pas un PDF privé de son XML.
| Pièce | Conservation attendue | Responsable opérationnel à désigner | Règle de durée à appliquer | Contenu à restituer |
|---|---|---|---|---|
| Factur-X complet | Fichier hybride original avec XML incorporé | Opérateur d’archivage, sous pilotage comptable | Obligations comptables et fiscales applicables, transition comprise | Fichier complet, index et éléments associés disponibles |
| UBL ou CII original et représentation lisible | XML original ; représentation et moyen de lecture à prévoir | Opérateur d’archivage et DSI | Échéances validées pour la facture et ses éléments associés | XML, représentation prévue et documentation de lecture utile |
| Facture signée ou cachetée | Original et éléments de signature ou de cachet requis | Opérateur de conservation et référent sécurité | Durée applicable à la facture et aux éléments requis | Facture, signature ou cachet, certificat et éléments de vérification conservés |
| Facture initialement papier numérisée | Numérisation respectant les conditions applicables | Responsable de numérisation et opérateur d’archivage | Obligations applicables à la pièce justificative | Fichier numérisé, éléments de sécurisation et documentation conservée |
| Pièces justificatives et documentation de contrôle | Documents utiles, versions pertinentes et associations | Comptabilité et responsables des processus concernés | Règle propre à chaque catégorie, notamment fiscale | Pièces, index, liens et documentation nécessaires à leur compréhension |
Le cas du papier relève notamment de l’arrêté du 22 mars 2017 sur la numérisation des factures : il ne justifie pas la suppression du fichier d’une facture née électronique. Enfin, lisibilité, intégrité et force probante ne sont pas synonymes. Un format lisible ou une empreinte ne démontre pas, isolément, la qualité de tout le processus de conservation.
Gardez la maîtrise de l’inventaire, des règles de durée, des habilitations et de la capacité de restitution. Cela ne signifie pas imposer un double archivage local. L’objectif est de pouvoir retrouver et obtenir les pièces, sans dépendre uniquement d’un écran ou d’un interlocuteur chez le prestataire.
Generix recommande de formaliser un référentiel commun à la finance et à la DSI. Pour chaque catégorie documentaire, renseignez :
Notre approche consiste à vérifier l’accès réel plutôt qu’à accumuler les copies. Prévoyez un remplacement des administrateurs et un test périodique de récupération. Un fichier recensé mais inaccessible avec les habilitations disponibles ne constitue pas une restitution opérationnelle réussie.
Pour une chaîne logistique collaborative, définissez des références stables entre facture, commande, réception, livraison et éventuel avoir. Demandez que les identifiants ERP et EDI utiles accompagnent l’archive, avec la signification des champs et les correspondances entre partenaires.
Par exemple, vous pouvez retenir dans votre cahier des charges qu’une recherche depuis une réception retrouve la facture associée sans dépendre d’un lien temporaire vers un portail. Faites valider ce scénario par la comptabilité, la DSI et le responsable logistique.
Fournisseurs, clients et prestataires logistiques peuvent partager des références cohérentes sans disposer des mêmes droits sur tous les documents. Accès partagé et responsabilité de conservation restent distincts : précisez ce que chacun consulte, conserve et peut restituer.
La réversibilité des archives se prépare avant la résiliation : définissez le périmètre exportable, les formats, les coûts, les délais et les contrôles de reprise. Changer de plateforme pour les nouveaux flux ne démontre pas que les factures historiques et leurs éléments associés ont été transférés.
Les éléments suivants sont des exigences contractuelles à négocier, pas une promesse de gratuité ou un délai légal universel. Generix recommande de les traiter dès la sélection du service :
Notre conseil : demandez un exemple d’export avant de signer. Une fonction de téléchargement unitaire ne démontre pas la restitution de masse ; une API disponible ne précise pas, à elle seule, son périmètre ni ses conditions d’utilisation.
Organisez une recette commune entre comptabilité, DSI et nouvel opérateur :
Prévoyez contractuellement la suppression après validation de la reprise et vérification des obligations restantes. Conservez le compte rendu de recette et le justificatif de suppression convenu : la seule livraison d’un dossier compressé ne clôt pas la migration.
Generix permet d’évaluer une continuité entre échanges B2B, facturation et conservation. L’intérêt est de coordonner les documents et leurs références entre finance, DSI et partenaires. Cette continuité ne garantit toutefois pas automatiquement la conformité ni la portabilité : périmètre, responsabilités et réversibilité restent à définir.
Nos services d’archivage permettent de collecter des documents issus notamment des services EDI et de facturation électronique, d’organiser leur indexation et leurs associations, puis de les consulter selon les habilitations. Nous proposons la consultation unitaire en ligne, les requêtes API et la restauration de contenus en masse. Les modalités d’une sortie contractuelle doivent être précisées séparément.
Generix figure dans la liste officielle des opérateurs satisfaisant aux conditions incluant les tests d’interopérabilité, avec une délivrance au 11 décembre 2025, accessible depuis la page DGFiP des plateformes agréées, actualisée le 13 octobre 2026. Cette immatriculation ne certifie pas l’archivage de chaque entreprise et ne valide pas ses processus fiscaux.
Vous pouvez évaluer notre plateforme agréée en distinguant ses fonctions d’échange des prestations de conservation retenues. Une organisation intégrée peut limiter les ruptures de références ; une architecture avec archiveur indépendant peut répondre à un besoin de séparation. Comparez les deux sur le même scénario de restitution.
Contrairement à notre article consacré au regard des entreprises sur la dématérialisation, ce guide porte sur les archives récupérables. Préparez un jeu de documents représentatif, un inventaire attendu et les références métier à préserver ; nous pourrons examiner les fonctions de consultation et de restitution à tester.
Vous souhaitez vérifier votre périmètre de conservation et préparer la récupération de vos archives ? Découvrez nos services d’archivage électronique et échangez avec nos équipes pour cadrer les pièces, les formats, les responsabilités et un scénario de restitution, sans présumer des conditions de transfert.
En résumé
Au 19 octobre 2026, l’article L123-22 du Code de commerce impose dix ans pour les documents comptables et pièces justificatives des commerçants concernés. L’ancien délai fiscal général de six ans doit être lu avec l’article 36 de la loi du 25 juin 2026, qui prévoit dix ans pour les documents et pièces dont le délai expire après le 1er janvier 2027. N’additionnez pas ces durées : faites valider les échéances applicables.
L’entreprise reste responsable de l’organisation de la conservation des factures qui concernent sa comptabilité. Elle peut en confier l’exécution à une plateforme agréée ou à un tiers, mais doit vérifier les prestations souscrites et sa capacité à obtenir les pièces.
Vérifiez l’offre et le contrat : la seule immatriculation ne démontre pas une prestation complète d’archivage. Contrôlez les documents couverts, les durées, les garanties de conservation, l’accès après résiliation et les modalités de récupération.
Conservez son format informatique original ; une conversion de consultation ne doit pas le remplacer. Pour Factur-X, préservez le fichier hybride complet avec son XML incorporé. Pour UBL ou CII, conservez le XML original et prévoyez les moyens nécessaires à sa lecture.
Non : l’impression ne remplace pas le fichier original pour satisfaire la conservation électronique applicable. Ne confondez pas cette situation avec la numérisation d’une facture initialement papier, qui relève de conditions spécifiques.
La sauvegarde vise la reprise informatique après un incident ; l’archivage organise la conservation durable et la restitution de pièces identifiées. Définissez donc des contrôles de recherche, de lecture et de récupération, au-delà du rétablissement d’un système. Aucun produit ou format ne suffit, isolément, à rendre une archive probante.
Négociez l’export des originaux, pièces associées, index, liens et éléments de preuve disponibles, avec sa documentation, ses coûts et ses délais. Generix recommande de rapprocher l’inventaire de départ des pièces reprises et de tester leur lecture ainsi que leur recherche avant toute suppression chez l’ancien opérateur. Prévoyez cette suppression après validation de la reprise et vérification des obligations restantes.
Un coffre-fort numérique n’est pas une obligation générale à déduire du seul caractère électronique de la facture. Vérifiez d’abord les exigences applicables de conservation, d’authenticité, d’intégrité, de lisibilité et d’accès. Les garanties techniques d’un dispositif ne remplacent pas l’examen du processus complet.
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Le 9 juillet 2027, les autorités devront accepter la voie eFTI conforme, sans imposer son adoption aux opérateurs. Cartographiez vos données de transport et celles de vos partenaires pour préparer votre décision.
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